Бухгалтерський облік ТОВ Бухгалтерськийоблік ТОВ

Дистанційний облік ТОВ
Вартість обліку ТОВ

Консультація бухгалтера ТОВ

Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.

Підготовка документів до зборів засновників ТОВ

Підготовка документів до зборів засновників ТОВ: повідомлення, порядок денний, протокол, рішення єдиного учасника, проєкт змін статуту, реєстр рішень.

Консультація з обліку ТОВ
Підготовка документів до зборів засновників ТОВ

Супровід зборів і змін статуту компанії-фірми ТОВ

Підготовка документів до зборів засновників ТОВ — це складання повідомлення про збори з порядком денним, проєктів рішень і протоколу, а також проєкту змін до статуту, якщо збори вирішують таке питання, для товариства з обмеженою відповідальністю. Збори учасників є вищим органом товариства, тому будь-яке суттєве рішення — зміна статуту, капіталу чи складу учасників, розподіл прибутку — має бути оформлене документами, які відповідають закону й статуту компанії-фірми ТОВ.

Ми готуємо повідомлення, порядок денний, проєкти рішень, протокол або рішення єдиного учасника та ведемо реєстр рішень. Водночас склад учасників, голосування й підписи належать самим учасникам, подання документів до державного реєстратора та нотаріальні дії здійснюють уповноважені особи, а рішення органів ухвалюють вони самі, тому ми не є реєстратором чи юристом і гарантій результату не надаємо.

Основні правила підготовки документів до зборів засновників ТОВ

Збори учасників мають юридичну силу лише тоді, коли їх скликано й проведено за законом та статутом, а рішення оформлено належним чином. Тому підготовка документів компанії-фірми ТОВ будується на шести правилах.

Закон і статут разом

Порядок скликання, голосування й оформлення рішень визначають закон і статут, тому документи готуються з урахуванням обох.

Повідомлення кожному учаснику

Кожен учасник отримує повідомлення з датою, часом, місцем і порядком денним у спосіб, який дозволяє підтвердити отримання.

Конкретний порядок денний

Питання формулюються точно, бо після надсилання повідомлення порядок денний змінюється лише у випадках, передбачених законом.

Проєкти рішень заздалегідь

За кожним питанням готується проєкт рішення, а для змін статуту додається проєкт змін або нова редакція статуту.

Протокол або письмове рішення

Перебіг зборів і голосування фіксує протокол, а єдиний учасник оформлює своє рішення письмово.

Реєстр рішень і архів

Усі рішення вносяться до реєстру й зберігаються так, щоб їх можна було швидко надати банку чи контрагенту.

Які документи готуються до зборів засновників ТОВ

Повний пакет залежить від питань, які розглядають збори, проте основа в нього однакова. У таблиці наведено документи та їхнє призначення.

ДокументДля чого потрібенЩо ми робимо
Повідомлення про збориІнформує учасників про дату, час, місце й порядок деннийСкладаємо текст і додаємо проєкт змін статуту, якщо вони розглядаються
Порядок деннийВизначає питання, які розглядають збориФормулюємо питання точно й відповідно до компетенції зборів
Проєкти рішеньДають учасникам текст, за який вони голосуватимутьГотуємо проєкт рішення за кожним питанням
Проєкт змін до статутуЗакріплює нові умови у статуті товаристваГотуємо зміни або нову редакцію для розгляду зборами
Протокол зборівФіксує перебіг зборів, голосування й рішенняСкладаємо протокол за результатами для підпису головою зборів
Рішення єдиного учасникаЗамінює збори, якщо в ТОВ один учасникСкладаємо рішення в письмовій формі
Реєстр рішеньДає загальний перелік усіх рішень товаристваВносимо кожне рішення й зберігаємо підтверджувальні документи

Отже, пакет складається з повідомлення, порядку денного, проєктів рішень і протоколу, а для єдиного учасника його замінює письмове рішення. Якщо збори стосуються капіталу, дані беруться з розділу про облік статутного капіталу та внесків засновників ТОВ.

Які питання розглядають збори засновників ТОВ

До компетенції зборів належать питання, які закон і статут віднесли до вищого органу товариства. Від виду питання залежать необхідні голоси та супровідні документи. У таблиці показано найпоширеніші.

ПитанняОсобливість оформленняЩо ми робимо
Зміна статутуПотребує рішення з більшістю голосів, яку вимагає закон, і подальшої державної реєстраціїГотуємо проєкт змін, рішення й протокол, а подання здійснює уповноважена особа
Зміна розміру статутного капіталуПотребує рішення зборів і відповідності статуту та внескамГотуємо рішення та звіряємо його з обліком капіталу
Прийняття або вихід учасникаОформлюється рішенням відповідно до закону й статутуГотуємо рішення та оновлені відомості про склад учасників
Розподіл прибуткуУхвалюється рішенням учасниківГотуємо проєкт рішення, на основі якого розраховуються дивіденди
Призначення чи зміна директораНалежить до компетенції зборів, якщо статут не передбачає іншогоГотуємо рішення та протокол
Затвердження річних результатівРозглядається зборами за порядком, визначеним законом і статутомГотуємо проєкт рішення на основі фінансової звітності

Таким чином, кожне питання має свій набір документів, а вибір виплат із прибутку переходить до розділу про розрахунок і облік дивідендів засновникам ТОВ.

Правила голосування й оформлення рішень в ТОВ

Закон встановлює загальні правила проведення зборів, але статут може їх уточнювати. Тому формат зборів і спосіб оформлення рішення визначаються до складання документів. У таблиці наведено типові ситуації.

СитуаціяЯк оформлюєтьсяЩо ми робимо
Очні збориПротокол фіксує перебіг і рішення, його підписує голова зборів або уповноважена особаГотуємо форму протоколу й місце для підписів
Збори у форматі відеоконференціїУсі учасники одночасно бачать і чують один одногоФіксуємо формат проведення в протоколі
Один учасник у ТОВРішення приймається ним одноосібно в письмовій форміСкладаємо письмове рішення замість протоколу
Питання поза порядком деннимРозглядається лише за участі всіх учасників і їхньої одностайної згодиНе включаємо такі питання без підтвердженої згоди всіх
Участь через представникаПредставник діє за довіреністю з потрібними повноваженнямиПеревіряємо довіреність до початку зборів
Статут встановлює інші правилаЗастосовується порядок статуту в межах законуЗвіряємо документи зі статутом перед підписанням

Отже, правила голосування залежать і від закону, і від статуту, тому кожен пакет перевіряється на відповідність обом. Якщо в ТОВ є кадрові рішення, наприклад призначення директора, вони пов’язані з кадровим діловодством ТОВ.

Особливі випадки підготовки зборів засновників ТОВ

У деяких ситуаціях закон або статут вимагають додаткових документів чи згод, тому такі випадки перевіряються до складання пакета. У таблиці наведено найпоширеніші.

ВипадокЧим відрізняється підготовкаЩо ми робимо
Учасник — юридична особаПотрібні документи, що підтверджують повноваження її представникаЗбираємо документи про повноваження до зборів
Учасник не може бути присутнімВін бере участь через представника за довіреністюПеревіряємо довіреність і обсяг повноважень
Збори за межами УкраїниПроводяться лише за одностайної письмової згоди всіх учасниківГотуємо форму згоди й додаємо її до пакета
Пропозиція учасників щодо порядку денногоПропозиції учасників з достатньою часткою капіталу обов’язково включаються до порядку денногоПеревіряємо частку й вносимо питання до порядку
Зміна порядку денного після надсиланняДопускається лише у випадках, передбачених законом, або за згоди всіх учасниківГотуємо повідомлення про зміни або фіксуємо згоду всіх
Зміна статутуДо повідомлення додається проєкт запропонованих змінГотуємо проєкт змін разом із повідомленням

Отже, особливі випадки перевіряються за статутом і документами учасників ще до надсилання повідомлень. Дані про склад і частки беруться з розділу про підготовку відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ, щоб після змін вони збігалися.

Типові помилки під час підготовки зборів засновників ТОВ

Більшість проблем виникає через порушення порядку скликання й неточне оформлення рішень, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші.

Типова помилкаДо чого вона призводитьЯк ми її уникаємо
Повідомлення надіслано не всім учасникамРішення можуть оскаржити через порушення порядку скликанняЗвіряємо перелік адресатів зі складом учасників
До повідомлення не додано проєкт змін статутуПорушується обов’язковий зміст повідомленняДодаємо проєкт змін до повідомлення
Порядок денний сформульовано розмитоСкладно довести, з якого питання ухвалено рішенняФормулюємо кожне питання конкретно
Розглянуто питання поза порядком денним без згоди всіхРішення з такого питання не має підставНе включаємо такі питання без підтвердженої згоди
Протокол не підписано уповноваженою особоюДокумент не підтверджує ухвалене рішенняКонтролюємо підписи до передання протоколу в архів
Рішення не внесено до реєструБанку чи контрагенту складно підтвердити зміниВносимо кожне рішення до реєстру одразу після підписання

Хто за що відповідає під час підготовки зборів ТОВ

Збори є справою учасників і директора, тому відповідальність між сторонами розподіляється чітко. У таблиці показано, хто виконує кожну дію.

ЕтапХто відповідаєЩо ми робимо
Рішення про скликання зборівДиректор або інший орган, визначений статутомГотуємо повідомлення й порядок денний
Надсилання повідомленьУповноважена особа товаристваГотуємо перелік адресатів і текст, зберігаємо підтвердження
ГолосуванняУчасникиГотуємо проєкти рішень, але не голосуємо за учасників
Підписання протоколуГолова зборів або уповноважена особаСкладаємо протокол для підпису
Державна реєстрація змін статутуУповноважена особа через державного реєстратораГотуємо проєкти документів, а подання здійснює уповноважена особа
Реєстр рішень і архівТовариство разом із намиВедемо реєстр і передаємо дані в облік

Як відбувається підготовка документів до зборів засновників ТОВ

Ми починаємо зі статуту й попередніх рішень, бо від них залежить, які правила застосовуються до зборів. Далі робота проходить у шість кроків.

  1. Збираємо вихідні документи

    Отримуємо статут, відомості про склад учасників і попередні рішення, щоб визначити діючі правила.

  2. Визначаємо питання та порядок голосування

    З’ясовуємо, які питання виносяться на збори і яка більшість голосів потрібна за законом і статутом.

  3. Готуємо пакет до зборів

    Складаємо повідомлення, порядок денний, проєкти рішень і проєкт змін статуту, якщо їх розглядають.

  4. Погоджуємо пакет з директором

    Директор перевіряє документи, а повідомлення учасникам надсилає уповноважена особа товариства.

  5. Оформлюємо результати зборів

    За підсумками голосування складаємо протокол або письмове рішення єдиного учасника для підпису.

  6. Вносимо рішення до реєстру

    Додаємо рішення до реєстру й передаємо дані в облік капіталу, дивідендів та відомостей про власників.

Дистанційна підготовка документів до зборів засновників ТОВ

Документи до зборів можна готувати дистанційно, адже проєкти передаються електронною поштою, правки узгоджуються в листуванні, а електронні документи підписуються КЕП, якщо це допускають закон і статут. Оригінали паперових протоколів і рішень зберігаються в товаристві.

Детальніше про дистанційний облік ТОВ.

Що отримує ТОВ від підготовки документів до зборів засновників

Результатом є не окремий протокол, а пакет документів, у якому кожне рішення можна підтвердити. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.

НапрямБез системиІз нашим супроводом
СкликанняПовідомлення складаються для кожних зборів зановоЄдиний шаблон з усіма обов’язковими даними
Порядок деннийПитання формулюються розмитоКонкретні питання з проєктами рішень
ПротоколиСкладаються після зборів із пам’ятіФорма готова до зборів, підписи контролюються
Зміни статутуДокументи готуються в останній моментПроєкт змін додається до повідомлення заздалегідь
Запити банкуРішення шукають по паперахРеєстр рішень і архів під рукою

Таким чином, впорядкований пакет зменшує ризик оскарження рішень, хоча результату розгляду й рішень уповноважених органів ми гарантувати не можемо.

Інструменти й автоматизація підготовки зборів ТОВ

Збори повторюються щороку, тому інструменти мають допомагати не пропускати строки й повторно використовувати шаблони. У таблиці вказано призначення кожного.

ІнструментПризначенняОсобливості
Шаблони документівПовідомлення, порядок денний, протокол, рішенняАдаптуються під статут конкретного ТОВ
Реєстр рішеньОблік усіх рішень учасниківКожне рішення має дату, номер і підтверджувальні документи
Календар корпоративних подійСтроки зборів і подання документівНагадування директору заздалегідь
Електронний підпис КЕППідписання електронних документівВикористовується, якщо допускають закон і статут
Захищене сховищеЗберігання протоколів і рішеньШвидкий доступ для директора та учасників

Нормативно-правова база підготовки документів до зборів засновників ТОВ

Підготовка зборів компанії-фірми ТОВ регулюється законом про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю, законом про державну реєстрацію, Цивільним кодексом та статутом товариства. Ми спираємося на такі акти.

Що ми робимо, а що залишається за директором

Ми готуємо повідомлення про збори, порядок денний, проєкти рішень, протокол або рішення єдиного учасника, проєкт змін до статуту та ведемо реєстр рішень. Ця робота входить у корпоративний облік ТОВ і пов’язана з бухгалтерським обліком та податковим обліком, адже рішення зборів впливають на капітал і виплати учасникам. Вартість залежить від кількості учасників і складності питань, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.

За директором і учасниками залишаються скликання зборів, надсилання повідомлень, голосування, підписання документів і подання змін до державного реєстратора. Ми не є реєстратором, нотаріусом чи юристом, не голосуємо замість учасників і не ухвалюємо рішень за них, а результати розгляду документів і рішення уповноважених органів гарантувати не можемо.

Підбір обсягу робіт

Який обсяг підготовки зборів потрібен вашому ТОВ

Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль підготовки документів до зборів.

  • Один
  • Двоє-троє
  • Багато або є юридичні особи
  • Рідко
  • Щороку
  • Кілька разів на рік
  • Так, завжди
  • Не завжди
  • Рідко
  • Не плануються
  • Розглядаємо
  • Так, потрібні
  • Так, усім
  • Не завжди
  • Не надсилаються
  • Єдиний реєстр
  • Розрізнено
  • Не ведеться

*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок. Остаточний обсяг підготовки документів визначається після аналізу діяльності ТОВ.

Пов'язані послуги з корпоративного обліку ТОВ

Кейси з корпоративного обліку ТОВ

Ліквідація неактивного ТОВ у сфері реклами

Власник групи компаній три роки утримував рекламне ТОВ без діяльності: нульова звітність, банк, директор і ризик штрафів за пропущені звіти. Аналіз витрат показав, що ліквідація дешевша за подальше утримання. Ліквідацію провели за сім місяців без донарахувань.

Детальніше →
Перевірка корпоративного обліку ресторанного ТОВ

Покупець домовився про купівлю 60% частки ресторанного ТОВ за 4,5 млн грн. Перевірка корпоративних документів виявила незняте переважне право другого учасника, відсутність згоди дружини продавця, податковий борг і ліцензію на алкоголь, що спливала. Ціну й умови угоди переглянули до підписання.

Детальніше →
Неоплачений статутний капітал ТОВ у сфері e-commerce

Інтернет-магазин у формі ТОВ при реєстрації заявив статутний капітал 1 млн грн «для солідності» і так його не сплатив. Через чотири роки це заблокувало виплату дивідендів і продаж частки. Зменшення капіталу й сплата залишку зняли обидві проблеми.

Детальніше →
Зміна директора ТОВ в агробізнесі

Учасники агро-ТОВ звільнили найманого директора після конфлікту, але він зберіг КЕП, доступ до банку й право підписувати податкові накладні. Правильна послідовність дій змінила директора за тиждень без зупинки платежів і реєстрації ПН у розпал збирання врожаю.

Детальніше →
Збільшення статутного капіталу ТОВ у сфері IT

IT-компанія у формі ТОВ залучала інвестора, який вносив 2 млн грн за 20% частки. Спершу гроші хотіли провести як дохід або позику. Правильне збільшення статутного капіталу з емісійним доходом зберегло пропорції часток і не створило податку на прибуток.

Детальніше →
Вихід учасника з будівельного ТОВ

Учасник будівельного ТОВ із часткою 30% вирішив вийти й вимагав ринкову вартість частки. Через нерухомість на балансі вона виявилася втричі більшою за облікову. Оцінка, угода про розстрочку й зміни до статуту дозволили розрахуватися без зупинки компанії.

Детальніше →
Розкриття кінцевого бенефіціарного власника ТОВ у ЗЕД

Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.

Детальніше →
Виплата дивідендів засновникам ТОВ у сфері послуг

Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.

Детальніше →

Замовити підготовку документів до зборів засновників компанії-фірми ТОВ

Повідомлення не всім учасникам, розмитий порядок денний чи непідписаний протокол обертаються спорами щодо рішень і складнощами під час запитів банку, а виявляється це зазвичай тоді, коли документ уже потрібен. Пакет документів, підготовлений за законом і статутом компанії-фірми ТОВ і внесений до реєстру рішень, дає товариству зрозумілі підстави кожного рішення й швидкий доступ до них.
Підготовка документів до зборів засновників ТОВ
Отримати консультацію

Поширені запитання про підготовку документів до зборів засновників ТОВ

Хто скликає збори засновників ТОВ?

Збори скликає виконавчий орган товариства, тобто директор, якщо статут не визначає іншого органу. Для ТОВ ми готуємо повідомлення й порядок денний, а надсилає їх уповноважена особа товариства.

Як повідомляють учасників про збори ТОВ?

Закон передбачає надсилання повідомлення кожному учаснику ТОВ, зазвичай поштовим відправленням з описом вкладення, а статут може встановити інший спосіб. Ми складаємо текст повідомлення й готуємо перелік адресатів.

Що має бути в повідомленні про збори ТОВ?

Повідомлення містить дату, час і місце проведення та порядок денний. Якщо розглядаються зміни до статуту, до повідомлення для ТОВ додається проєкт запропонованих змін, і ми готуємо його разом з повідомленням.

Чи можна змінити порядок денний зборів ТОВ після надсилання повідомлення?

Порядок денний змінюється лише у випадках, передбачених законом, або за згоди всіх учасників ТОВ. Тому ми формулюємо питання конкретно ще до надсилання повідомлення.

Чи можна розглянути питання поза порядком денним у ТОВ?

Таке питання розглядається лише за участі всіх учасників ТОВ і за їхньої одностайної згоди. Ми не включаємо такі питання до протоколу без підтвердженої згоди.

Хто підписує протокол зборів ТОВ?

Протокол підписує голова зборів або інша особа, уповноважена зборами, якщо статут не передбачає іншого, а учасник ТОВ, який брав участь у зборах, також може його підписати. Ми складаємо протокол і контролюємо наявність підписів.

Чи потрібен протокол, якщо в ТОВ один учасник?

Єдиний учасник ТОВ приймає рішення одноосібно й оформлює його письмово. Ми складаємо таке рішення замість протоколу.

Чи можна проводити збори ТОВ дистанційно?

Збори ТОВ можуть проходити у форматі відеоконференції, за якого всі учасники одночасно бачать і чують один одного. Ми фіксуємо формат проведення у протоколі.

Хто подає зміни до статуту ТОВ до державного реєстратора?

Подання здійснює уповноважена особа товариства, адже ми не є реєстратором чи нотаріусом. Для ТОВ ми готуємо проєкт змін, рішення й протокол, на основі яких можна подавати документи.

Чи можна взяти участь у зборах ТОВ через представника?

Учасник ТОВ може взяти участь через представника, який діє за довіреністю з потрібними повноваженнями. Ми перевіряємо довіреність до початку зборів.

Чи ведете ви реєстр рішень учасників ТОВ?

Так, ми ведемо реєстр рішень і зберігаємо підтверджувальні документи, щоб ТОВ могло швидко надати їх банку чи контрагенту. Реєстр пов’язаний з обліком капіталу, дивідендів та відомостей про власників.

Чи гарантуєте ви, що рішення зборів ТОВ не оскаржать?

Ні, гарантій ми не надаємо, бо результати розгляду й рішення уповноважених органів від нас не залежать. Ми готуємо документи відповідно до закону й статуту ТОВ, щоб зменшити ризик порушень.
  • Управлінський облік ТОВ
  • Бухгалтерський облік ТОВ
  • Податковий облік ТОВ
  • Кадровий облік ТОВ
  • Зарплатний облік ТОВ
  • Корпоративний облік ТОВ
  • Звітність ТОВ
  • Впровадження звітності ТОВ
  • Подання податкової звітності для ТОВ
  • Подання нульової звітності ТОВ
  • Подання декларації з податку на прибуток ТОВ
  • Подання декларацій з акцизного податку ТОВ
  • Подання звітності із заробітної плати ТОВ
  • Складання фінансової звітності ТОВ
  • Фіскалізація та дозволи ТОВ
  • Впровадження фіскалізації ТОВ
  • Реєстрація та налаштування РРО і ПРРО для ТОВ
  • Налаштування ПЗ для фіскалізації та обліку ТОВ
  • Оформлення ліцензій на алкоголь і тютюн для ТОВ
  • Отримання статусу критично важливого підприємства для ТОВ
  • Облік ТОВ на загальній системі оподаткування
  • Облік ТОВ на єдиному податку
  • Облік ТОВ на єдиному податку з ПДВ
  • Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі
  • Бухгалтер ТОВ в оптовій торгівлі
  • Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce
  • Бухгалтер ТОВ у сфері IT
  • Бухгалтер ТОВ у сфері послуг
  • Бухгалтер ТОВ у ресторанному бізнесі
  • Бухгалтер ТОВ у виробництві
  • Бухгалтер ТОВ в агробізнесі
  • Бухгалтер ТОВ у будівництві
  • Бухгалтер ТОВ у сфері нерухомості
  • Бухгалтер ТОВ у сфері краси та косметології
  • Бухгалтер ТОВ у ЗЕД та логістиці
  • Бухгалтер ТОВ у транспортних перевезеннях
  • Бухгалтер ТОВ у медичній сфері
  • Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу
  • Головний бухгалтер ТОВ Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
    Головний бухгалтер ТОВ
    Копотієнко
    Сергій
    Федорович

    Головний бухгалтер з обліку ТОВ