Облік статутного капіталу та внесків засновників
Формування, зміна капіталу, внески та частки учасників ТОВ в обліку.
Детальніше →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Підготовка документів до зборів засновників ТОВ: повідомлення, порядок денний, протокол, рішення єдиного учасника, проєкт змін статуту, реєстр рішень.
Супровід зборів і змін статуту компанії-фірми ТОВ
Підготовка документів до зборів засновників ТОВ — це складання повідомлення про збори з порядком денним, проєктів рішень і протоколу, а також проєкту змін до статуту, якщо збори вирішують таке питання, для товариства з обмеженою відповідальністю. Збори учасників є вищим органом товариства, тому будь-яке суттєве рішення — зміна статуту, капіталу чи складу учасників, розподіл прибутку — має бути оформлене документами, які відповідають закону й статуту компанії-фірми ТОВ.
Ми готуємо повідомлення, порядок денний, проєкти рішень, протокол або рішення єдиного учасника та ведемо реєстр рішень. Водночас склад учасників, голосування й підписи належать самим учасникам, подання документів до державного реєстратора та нотаріальні дії здійснюють уповноважені особи, а рішення органів ухвалюють вони самі, тому ми не є реєстратором чи юристом і гарантій результату не надаємо.
Збори учасників мають юридичну силу лише тоді, коли їх скликано й проведено за законом та статутом, а рішення оформлено належним чином. Тому підготовка документів компанії-фірми ТОВ будується на шести правилах.
Порядок скликання, голосування й оформлення рішень визначають закон і статут, тому документи готуються з урахуванням обох.
Кожен учасник отримує повідомлення з датою, часом, місцем і порядком денним у спосіб, який дозволяє підтвердити отримання.
Питання формулюються точно, бо після надсилання повідомлення порядок денний змінюється лише у випадках, передбачених законом.
За кожним питанням готується проєкт рішення, а для змін статуту додається проєкт змін або нова редакція статуту.
Перебіг зборів і голосування фіксує протокол, а єдиний учасник оформлює своє рішення письмово.
Усі рішення вносяться до реєстру й зберігаються так, щоб їх можна було швидко надати банку чи контрагенту.
Повний пакет залежить від питань, які розглядають збори, проте основа в нього однакова. У таблиці наведено документи та їхнє призначення.
| Документ | Для чого потрібен | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Повідомлення про збори | Інформує учасників про дату, час, місце й порядок денний | Складаємо текст і додаємо проєкт змін статуту, якщо вони розглядаються |
| Порядок денний | Визначає питання, які розглядають збори | Формулюємо питання точно й відповідно до компетенції зборів |
| Проєкти рішень | Дають учасникам текст, за який вони голосуватимуть | Готуємо проєкт рішення за кожним питанням |
| Проєкт змін до статуту | Закріплює нові умови у статуті товариства | Готуємо зміни або нову редакцію для розгляду зборами |
| Протокол зборів | Фіксує перебіг зборів, голосування й рішення | Складаємо протокол за результатами для підпису головою зборів |
| Рішення єдиного учасника | Замінює збори, якщо в ТОВ один учасник | Складаємо рішення в письмовій формі |
| Реєстр рішень | Дає загальний перелік усіх рішень товариства | Вносимо кожне рішення й зберігаємо підтверджувальні документи |
Отже, пакет складається з повідомлення, порядку денного, проєктів рішень і протоколу, а для єдиного учасника його замінює письмове рішення. Якщо збори стосуються капіталу, дані беруться з розділу про облік статутного капіталу та внесків засновників ТОВ.
До компетенції зборів належать питання, які закон і статут віднесли до вищого органу товариства. Від виду питання залежать необхідні голоси та супровідні документи. У таблиці показано найпоширеніші.
| Питання | Особливість оформлення | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Зміна статуту | Потребує рішення з більшістю голосів, яку вимагає закон, і подальшої державної реєстрації | Готуємо проєкт змін, рішення й протокол, а подання здійснює уповноважена особа |
| Зміна розміру статутного капіталу | Потребує рішення зборів і відповідності статуту та внескам | Готуємо рішення та звіряємо його з обліком капіталу |
| Прийняття або вихід учасника | Оформлюється рішенням відповідно до закону й статуту | Готуємо рішення та оновлені відомості про склад учасників |
| Розподіл прибутку | Ухвалюється рішенням учасників | Готуємо проєкт рішення, на основі якого розраховуються дивіденди |
| Призначення чи зміна директора | Належить до компетенції зборів, якщо статут не передбачає іншого | Готуємо рішення та протокол |
| Затвердження річних результатів | Розглядається зборами за порядком, визначеним законом і статутом | Готуємо проєкт рішення на основі фінансової звітності |
Таким чином, кожне питання має свій набір документів, а вибір виплат із прибутку переходить до розділу про розрахунок і облік дивідендів засновникам ТОВ.
Закон встановлює загальні правила проведення зборів, але статут може їх уточнювати. Тому формат зборів і спосіб оформлення рішення визначаються до складання документів. У таблиці наведено типові ситуації.
| Ситуація | Як оформлюється | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Очні збори | Протокол фіксує перебіг і рішення, його підписує голова зборів або уповноважена особа | Готуємо форму протоколу й місце для підписів |
| Збори у форматі відеоконференції | Усі учасники одночасно бачать і чують один одного | Фіксуємо формат проведення в протоколі |
| Один учасник у ТОВ | Рішення приймається ним одноосібно в письмовій формі | Складаємо письмове рішення замість протоколу |
| Питання поза порядком денним | Розглядається лише за участі всіх учасників і їхньої одностайної згоди | Не включаємо такі питання без підтвердженої згоди всіх |
| Участь через представника | Представник діє за довіреністю з потрібними повноваженнями | Перевіряємо довіреність до початку зборів |
| Статут встановлює інші правила | Застосовується порядок статуту в межах закону | Звіряємо документи зі статутом перед підписанням |
Отже, правила голосування залежать і від закону, і від статуту, тому кожен пакет перевіряється на відповідність обом. Якщо в ТОВ є кадрові рішення, наприклад призначення директора, вони пов’язані з кадровим діловодством ТОВ.
У деяких ситуаціях закон або статут вимагають додаткових документів чи згод, тому такі випадки перевіряються до складання пакета. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Випадок | Чим відрізняється підготовка | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Учасник — юридична особа | Потрібні документи, що підтверджують повноваження її представника | Збираємо документи про повноваження до зборів |
| Учасник не може бути присутнім | Він бере участь через представника за довіреністю | Перевіряємо довіреність і обсяг повноважень |
| Збори за межами України | Проводяться лише за одностайної письмової згоди всіх учасників | Готуємо форму згоди й додаємо її до пакета |
| Пропозиція учасників щодо порядку денного | Пропозиції учасників з достатньою часткою капіталу обов’язково включаються до порядку денного | Перевіряємо частку й вносимо питання до порядку |
| Зміна порядку денного після надсилання | Допускається лише у випадках, передбачених законом, або за згоди всіх учасників | Готуємо повідомлення про зміни або фіксуємо згоду всіх |
| Зміна статуту | До повідомлення додається проєкт запропонованих змін | Готуємо проєкт змін разом із повідомленням |
Отже, особливі випадки перевіряються за статутом і документами учасників ще до надсилання повідомлень. Дані про склад і частки беруться з розділу про підготовку відомостей про кінцевого бенефіціарного власника ТОВ, щоб після змін вони збігалися.
Більшість проблем виникає через порушення порядку скликання й неточне оформлення рішень, тому їх можна передбачити. У таблиці наведено найпоширеніші.
| Типова помилка | До чого вона призводить | Як ми її уникаємо |
|---|---|---|
| Повідомлення надіслано не всім учасникам | Рішення можуть оскаржити через порушення порядку скликання | Звіряємо перелік адресатів зі складом учасників |
| До повідомлення не додано проєкт змін статуту | Порушується обов’язковий зміст повідомлення | Додаємо проєкт змін до повідомлення |
| Порядок денний сформульовано розмито | Складно довести, з якого питання ухвалено рішення | Формулюємо кожне питання конкретно |
| Розглянуто питання поза порядком денним без згоди всіх | Рішення з такого питання не має підстав | Не включаємо такі питання без підтвердженої згоди |
| Протокол не підписано уповноваженою особою | Документ не підтверджує ухвалене рішення | Контролюємо підписи до передання протоколу в архів |
| Рішення не внесено до реєстру | Банку чи контрагенту складно підтвердити зміни | Вносимо кожне рішення до реєстру одразу після підписання |
Збори є справою учасників і директора, тому відповідальність між сторонами розподіляється чітко. У таблиці показано, хто виконує кожну дію.
| Етап | Хто відповідає | Що ми робимо |
|---|---|---|
| Рішення про скликання зборів | Директор або інший орган, визначений статутом | Готуємо повідомлення й порядок денний |
| Надсилання повідомлень | Уповноважена особа товариства | Готуємо перелік адресатів і текст, зберігаємо підтвердження |
| Голосування | Учасники | Готуємо проєкти рішень, але не голосуємо за учасників |
| Підписання протоколу | Голова зборів або уповноважена особа | Складаємо протокол для підпису |
| Державна реєстрація змін статуту | Уповноважена особа через державного реєстратора | Готуємо проєкти документів, а подання здійснює уповноважена особа |
| Реєстр рішень і архів | Товариство разом із нами | Ведемо реєстр і передаємо дані в облік |
Ми починаємо зі статуту й попередніх рішень, бо від них залежить, які правила застосовуються до зборів. Далі робота проходить у шість кроків.
Отримуємо статут, відомості про склад учасників і попередні рішення, щоб визначити діючі правила.
З’ясовуємо, які питання виносяться на збори і яка більшість голосів потрібна за законом і статутом.
Складаємо повідомлення, порядок денний, проєкти рішень і проєкт змін статуту, якщо їх розглядають.
Директор перевіряє документи, а повідомлення учасникам надсилає уповноважена особа товариства.
За підсумками голосування складаємо протокол або письмове рішення єдиного учасника для підпису.
Додаємо рішення до реєстру й передаємо дані в облік капіталу, дивідендів та відомостей про власників.
Документи до зборів можна готувати дистанційно, адже проєкти передаються електронною поштою, правки узгоджуються в листуванні, а електронні документи підписуються КЕП, якщо це допускають закон і статут. Оригінали паперових протоколів і рішень зберігаються в товаристві.
Детальніше про дистанційний облік ТОВ.
Результатом є не окремий протокол, а пакет документів, у якому кожне рішення можна підтвердити. У таблиці показано, що змінюється для ТОВ.
| Напрям | Без системи | Із нашим супроводом |
|---|---|---|
| Скликання | Повідомлення складаються для кожних зборів заново | Єдиний шаблон з усіма обов’язковими даними |
| Порядок денний | Питання формулюються розмито | Конкретні питання з проєктами рішень |
| Протоколи | Складаються після зборів із пам’яті | Форма готова до зборів, підписи контролюються |
| Зміни статуту | Документи готуються в останній момент | Проєкт змін додається до повідомлення заздалегідь |
| Запити банку | Рішення шукають по паперах | Реєстр рішень і архів під рукою |
Таким чином, впорядкований пакет зменшує ризик оскарження рішень, хоча результату розгляду й рішень уповноважених органів ми гарантувати не можемо.
Збори повторюються щороку, тому інструменти мають допомагати не пропускати строки й повторно використовувати шаблони. У таблиці вказано призначення кожного.
| Інструмент | Призначення | Особливості |
|---|---|---|
| Шаблони документів | Повідомлення, порядок денний, протокол, рішення | Адаптуються під статут конкретного ТОВ |
| Реєстр рішень | Облік усіх рішень учасників | Кожне рішення має дату, номер і підтверджувальні документи |
| Календар корпоративних подій | Строки зборів і подання документів | Нагадування директору заздалегідь |
| Електронний підпис КЕП | Підписання електронних документів | Використовується, якщо допускають закон і статут |
| Захищене сховище | Зберігання протоколів і рішень | Швидкий доступ для директора та учасників |
Підготовка зборів компанії-фірми ТОВ регулюється законом про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю, законом про державну реєстрацію, Цивільним кодексом та статутом товариства. Ми спираємося на такі акти.
Ми готуємо повідомлення про збори, порядок денний, проєкти рішень, протокол або рішення єдиного учасника, проєкт змін до статуту та ведемо реєстр рішень. Ця робота входить у корпоративний облік ТОВ і пов’язана з бухгалтерським обліком та податковим обліком, адже рішення зборів впливають на капітал і виплати учасникам. Вартість залежить від кількості учасників і складності питань, орієнтири наведено на сторінці цін на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
За директором і учасниками залишаються скликання зборів, надсилання повідомлень, голосування, підписання документів і подання змін до державного реєстратора. Ми не є реєстратором, нотаріусом чи юристом, не голосуємо замість учасників і не ухвалюємо рішень за них, а результати розгляду документів і рішення уповноважених органів гарантувати не можемо.
Дайте відповіді на шість запитань: тест підкаже орієнтовний профіль підготовки документів до зборів.
*Це загальна підказка, а не індивідуальний висновок. Остаточний обсяг підготовки документів визначається після аналізу діяльності ТОВ.
Формування, зміна капіталу, внески та частки учасників ТОВ в обліку.
Детальніше →Розподіл прибутку, податки з дивідендів і реквізити для виплати ТОВ.
Детальніше →Структура власності, документи та оновлення даних ТОВ.
Детальніше →Перевірка контрагентів, оцінка ризиків і пакет документів для банку ТОВ.
Детальніше →Аудит статуту й протоколів, реєстр рішень, звірка капіталу та календар корпоративних подій для ТОВ.
Детальніше →Власник групи компаній три роки утримував рекламне ТОВ без діяльності: нульова звітність, банк, директор і ризик штрафів за пропущені звіти. Аналіз витрат показав, що ліквідація дешевша за подальше утримання. Ліквідацію провели за сім місяців без донарахувань.
Детальніше →Покупець домовився про купівлю 60% частки ресторанного ТОВ за 4,5 млн грн. Перевірка корпоративних документів виявила незняте переважне право другого учасника, відсутність згоди дружини продавця, податковий борг і ліцензію на алкоголь, що спливала. Ціну й умови угоди переглянули до підписання.
Детальніше →Інтернет-магазин у формі ТОВ при реєстрації заявив статутний капітал 1 млн грн «для солідності» і так його не сплатив. Через чотири роки це заблокувало виплату дивідендів і продаж частки. Зменшення капіталу й сплата залишку зняли обидві проблеми.
Детальніше →Учасники агро-ТОВ звільнили найманого директора після конфлікту, але він зберіг КЕП, доступ до банку й право підписувати податкові накладні. Правильна послідовність дій змінила директора за тиждень без зупинки платежів і реєстрації ПН у розпал збирання врожаю.
Детальніше →IT-компанія у формі ТОВ залучала інвестора, який вносив 2 млн грн за 20% частки. Спершу гроші хотіли провести як дохід або позику. Правильне збільшення статутного капіталу з емісійним доходом зберегло пропорції часток і не створило податку на прибуток.
Детальніше →Учасник будівельного ТОВ із часткою 30% вирішив вийти й вимагав ринкову вартість частки. Через нерухомість на балансі вона виявилася втричі більшою за облікову. Оцінка, угода про розстрочку й зміни до статуту дозволили розрахуватися без зупинки компанії.
Детальніше →Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.
Детальніше →Засновники консалтингового ТОВ роками брали гроші з рахунку як поворотну фінансову допомогу й не повертали її. Через рік така допомога стає доходом із податками 23%. Перехід на дивіденди за рішенням зборів зменшив податки вдвічі й прибрав ризик донарахувань.
Детальніше →
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ