Облік нового ТОВ з першого дня
Постановка бухгалтерського обліку ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) - це робота до першої операції й у перший місяць: наказ про облікову політику, робочий план рахунків, облік статутного капіталу, перелік первинних документів, початковий баланс і календар першого закриття. Від цих рішень залежить, як нова компанія ТОВ відображатиме кожну наступну операцію, тому їх ухвалюють до першої закупівлі, а не після першої перевірки.
Помилки постановки не видно в перший місяць, але вони накопичуються: ноутбук, списаний на витрати за відсутності критерію основного засобу, внесок засновника, не відображений у день надходження, план рахунків, скопійований з іншої фірми ТОВ. Якщо компанія вже працює, а облік ведеться безсистемно або змінюється виконавець, потрібна не постановка, а впровадження бухгалтерського обліку. Якщо правила вже є і треба щомісяця відображати операції - це ведення бухгалтерського обліку.
Постановка - це робота до першої операції та в перший місяць. Облік, який уже ведеться, але хаотично, або який переходить до нового виконавця, - інше завдання з іншим набором робіт. Постановка потрібна у трьох випадках, і в кожному з них закладається різний обсяг правил.
| Ситуація | Чому потрібна постановка | Що закладається |
|---|---|---|
| ТОВ щойно зареєстровано | Облікових правил ще немає, а перші операції - внесок засновника, оренда, перші закупівлі - вже відбуваються | Облікова політика, робочий план рахунків, облік статутного капіталу, перелік документів |
| ТОВ зареєстровано, але облік не вівся | Операції були, а записів немає, тому правила й залишки треба визначити заново | Правила з дати початку обліку, початковий баланс, план відновлення пропущених періодів |
| Новий напрям у чинному ТОВ | З'являються нові види доходів, запасів чи майна, яких немає в політиці й плані рахунків | Доповнення до наказу, нові рахунки й аналітика |
Постановка - це не один наказ, а набір пов'язаних рішень. Облікова політика без робочого плану рахунків не працює в програмі, а план рахунків без схеми документообігу не отримує документів вчасно. Тому всі складові готуються разом і затверджуються до першої операції.
| Складова | Що вирішується | Документ на виході |
|---|---|---|
| Облікова політика | Методи оцінки запасів, амортизації, визнання доходів, критерій суттєвості | Наказ керівника |
| Робочий план рахунків | Які рахунки й субрахунки потрібні саме цьому ТОВ і за якими розрізами | Перелік рахунків з аналітикою |
| Статутний капітал | Як і коли учасники вносять вклади, як вони відображаються | Проводки й акти приймання-передачі |
| Документообіг | Які первинні документи, хто їх складає й до якого строку передає | Схема й графік руху документів |
| Початковий баланс | Стан на дату початку обліку - гроші, внески, майно, зобов'язання | Оборотно-сальдова відомість |
| Програма | Довідники, рахунки, шаблони документів, права користувачів | Налаштована облікова база |
| Календар першого закриття | Коли й у якій послідовності закривається перший місяць | Графік закриття |
Облікова політика визначає принципи, методи й процедури, за якими ТОВ веде облік і складає звітність. Її розробляє саме підприємство, а затверджує керівник наказом. Бухгалтер готує проєкт і пояснює, як кожен метод вплине на цифри, а рішення ухвалює директор. Для нового ТОВ наказ видають до першої операції, щоб усі записи від початку робилися за одними правилами.
Змінювати облікову політику можна лише у випадках, передбачених стандартами, - зміна статутних вимог, вимог органу нагляду або якщо зміна дає достовірніше відображення операцій. Тому рішення, закладені на старті, діють роками, і саме тому їх варто ухвалювати свідомо. Детально про склад наказу описано на сторінці про облікову політику ТОВ.
Крім облікової політики, новому ТОВ потрібні ще кілька наказів, без яких облік формально не організовано. Частина з них обов'язкова для всіх, частина - лише за певних умов.
| Наказ | Коли потрібен | Що закріплює |
|---|---|---|
| Про облікову політику | Для всіх, до першої операції | Методи оцінки, амортизації, визнання доходів |
| Про вступ на посаду директора | Для всіх, з дати призначення | Трудові відносини й право підпису |
| Про організацію бухгалтерського обліку | Для всіх | Форма організації обліку й відповідальна особа |
| Про право підпису первинних документів | Якщо документи підписує не лише директор | Перелік осіб і документів |
| Про ліміт каси | Якщо передбачено готівку | Максимальний залишок готівки, касир |
| Про графік документообігу | Якщо документи подають кілька людей | Строки передачі документів бухгалтеру |
Наказ про організацію обліку закріплює, хто веде облік - штатний бухгалтер, зовнішній виконавець за договором чи сам директор. Закон про бухгалтерський облік покладає відповідальність за організацію обліку на керівника, і саме цей наказ показує, як її розподілено. Хто може бути відповідальним, пояснює сторінка про відповідального за бухгалтерський облік ТОВ.
Нижче типова послідовність для нового ТОВ. Дні умовні й залежать від того, коли відкрито рахунок у банку та підписано перші договори, але порядок важливий: наказ про облікову політику завжди передує першій операції.
| Етап | Що відбувається | Що фіксується в обліку |
|---|---|---|
| До першої операції | Директор отримує проєкти наказів і підписує їх | Облікова політика, наказ про організацію обліку й підписання документів |
| Відкриття рахунку | У банку відкривають поточний рахунок, бухгалтеру надають доступ лише для перегляду | Рахунок 311, щоденні виписки |
| Внесок засновника | Гроші надходять на рахунок або майно передається за актом | Проводки за рахунками 46 і 40, акт приймання-передачі для майна |
| Перші договори | Оренда, постачальники, перші покупці | Реєстр договорів, аналітика за контрагентами |
| Перші закупівлі | Техніка, меблі, товар для роботи | Основний засіб, малоцінний актив чи витрати за критерієм політики |
| Перша зарплата | Нарахування директору й працівникам | Рахунки 661, 651, 641, 642 |
| Кінець місяця | Перші звірки й закриття | Оборотно-сальдова відомість, фінансовий результат за місяць |
План рахунків затверджено наказом Мінфіну № 291, але нове ТОВ користується лише частиною рахунків. Зайві рахунки ускладнюють звіти, а відсутні змушують переробляти записи, коли операція вже відбулася. Тому робочий план рахунків складається під реальні операції й доповнюється, коли з'являється новий вид діяльності. Для ТОВ у сфері послуг стартовий набір зазвичай такий.
| Рахунок | Для чого | Коли додається |
|---|---|---|
| 311 - поточні рахунки в національній валюті | Гроші на поточному рахунку | З першого дня |
| 40, 46 - статутний і неоплачений капітал | Облік внесків учасників | З першого дня |
| 361 - розрахунки з покупцями | Заборгованість за послуги | Перед першим актом |
| 631 - розрахунки з постачальниками | Оренда, зв'язок, послуги підрядників | Перед першим договором |
| 641, 642, 651, 661 - податки, внески, оплата праці | Розрахунки з бюджетом і працівниками | З першого працівника, зокрема директора |
| 703, 92 - дохід від послуг, адміністративні витрати | Фінансовий результат за місяць | З першої операції |
| 301 - каса | Готівкові розрахунки | Лише якщо готівка передбачена, разом з касовою книгою |
Для торговельного ТОВ додаються рахунки 281 (товари), 702 (дохід від продажу товарів), 902 (собівартість реалізації) та 93 (витрати на збут), для виробничого - рахунки 20, 23, 26 і 91. Їх вводять тоді, коли з'являються відповідні операції, але аналітику для них закладають одразу, щоб не перебудовувати облік через пів року.
Найбільше рішень постановки залежить не від системи оподаткування, а від сфери, у якій працює ТОВ. Торговельному ТОВ потрібно на старті обрати метод оцінки запасів і спосіб обліку націнки, виробничому - базу розподілу загальновиробничих витрат і метод калькуляції, будівельному - спосіб визначення ступеня завершеності робіт. Якщо ці рішення не ухвалено до першої операції, їх доводиться ухвалювати заднім числом, а це вже виправлення облікової політики.
| Сфера | Що закладається в облікову політику | Що додається до плану рахунків |
|---|---|---|
| Торгівля | Метод оцінки вибуття товарів, облік за цінами придбання чи продажу, порядок інвентаризацій | 281 або 282, 285, 702, 902, 93 |
| Послуги | Визнання доходу за ступенем завершеності, облік незавершених робіт | 23, 703, 903 |
| Виробництво | Метод калькуляції, база розподілу загальновиробничих витрат, оцінка незавершеного виробництва | 20, 23, 26, 91, 701, 901 |
| Будівництво | Метод визначення ступеня завершеності робіт за договором підряду | 23, 703, 903, аналітика за об'єктами |
| Ресторанний бізнес | Калькуляційні картки, норми втрат, облік продукції власного виробництва | 201, 23, 26, 701 |
| IT | Критерії капіталізації розробки, облік валютної виручки | 12, 154, 362, 714, 945 |
| Агробізнес | Оцінка біологічних активів, облік витрат під урожай майбутнього року | 16, 21, 27, 710 |
| ЗЕД | Порядок формування собівартості імпорту, облік курсових різниць | 312, 362, 632, 714, 945 |
Таблиця показує, чому план рахунків не можна копіювати з іншого ТОВ, навіть з тієї самої сфери. Два торговельні ТОВ можуть обрати різні методи оцінки запасів, і тоді однакова закупівля дасть у них різну собівартість. Як облік відрізняється за сферами, описано на сторінці про облік ТОВ за сферами діяльності.
Систему оподаткування нове ТОВ обирає під час реєстрації або одразу після неї, і від неї залежить частина рішень постановки. Платнику ПДВ потрібні рахунки 641, 643 і 644 з першого дня, реєстр податкових накладних і правила обліку вхідного ПДВ без права на кредит. ТОВ на єдиному податку веде регістр доходів за надходженням коштів, а вхідний ПДВ закладає у вартість придбань.
Помилка, яку найчастіше допускають нові ТОВ, - заявити ЄП 5% і через два місяці зареєструватися платником ПДВ, бо цього вимагають покупці. Облікова політика й план рахунків тоді переробляються вже на ходу. Як система змінює рахунки й проводки, описано на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ за системою оподаткування.
Деякі правила закон і стандарти залишають на розсуд підприємства. Вибір впливає на фінансовий результат і податки, тому його обґрунтовують і фіксують в обліковій політиці до першої операції, якої він стосується.
| Питання | Можливі варіанти | На що впливає |
|---|---|---|
| Вартісний критерій основного засобу | Межа, нижче якої об'єкт не є основним засобом | Чи амортизується об'єкт роками, чи потрапляє у витрати швидше |
| Метод оцінки вибуття запасів | ФІФО, середньозважена, ідентифікована собівартість | Собівартість реалізації й вартість залишку |
| Метод амортизації основних засобів | Прямолінійний, зменшення залишкової вартості, виробничий та інші | Сума амортизації в кожному періоді |
| Резерв сумнівних боргів | Створювати чи ні, метод розрахунку | Фінансовий результат і оцінка дебіторки |
| Резерв відпусток | Створювати чи ні | Рівномірність витрат на персонал |
| Критерій суттєвості | Рівень, нижче якого розбіжності не коригуються | Обсяг уточнень і складність звітності |
Умовний приклад: нове ТОВ у першому місяці купує ноутбук за 36 000 грн без ПДВ і планує користуватися ним два роки. Результат залежить від критерію, закріпленого в наказі.
| Критерій в обліковій політиці | Як відображається ноутбук | Витрати першого місяця |
|---|---|---|
| Основний засіб від 20 000 грн | Основний засіб, прямолінійна амортизація 24 місяці | 1 500 грн (36 000 / 24) |
| Основний засіб від 50 000 грн | Малоцінний необоротний актив, амортизація за методом політики | До 36 000 грн, якщо обрано списання в місяці введення в експлуатацію |
Обидва варіанти допустимі, але різниця в результаті першого місяця - 34 500 грн, а змінювати критерій заднім числом не можна. Для платника податку на прибуток з доходом понад 40 млн грн додатково враховується податковий критерій основного засобу, і розбіжність між ними створює податкові різниці. Тому критерій визначають до першої закупівлі.
Умовний приклад. ТОВ у сфері послуг на єдиному податку 5% зареєстровано зі статутним капіталом 100 000 грн. Один засновник вносить 70 000 грн грошима, другий передає обладнання вартістю 30 000 грн за актом. У першому місяці компанія орендує офіс, купує ноутбук, надає першу послугу й нараховує зарплату директору.
| Операція | Документ | Проводка | Сума, грн |
|---|---|---|---|
| Формування статутного капіталу | Статут, рішення про створення | Дт 46 Кт 40 | 100 000 |
| Грошовий внесок першого засновника | Банківська виписка | Дт 311 Кт 46 | 70 000 |
| Внесок обладнання другим засновником | Акт приймання-передачі | Дт 104 Кт 46 | 30 000 |
| Оренда офісу за місяць | Акт оренди | Дт 92 Кт 631 | 10 000 |
| Ноутбук як основний засіб | Накладна, акт введення в експлуатацію | Дт 152 Кт 631, Дт 104 Кт 152 | 36 000 |
| Надано послугу покупцю | Акт наданих послуг | Дт 361 Кт 703 | 50 000 |
| Зарплата директора | Табель, розрахунок зарплати | Дт 92 Кт 661 | 10 000 |
| ЄСВ 22% | Розрахунок | Дт 92 Кт 651 | 2 200 |
| ПДФО 18% і військовий збір 5% | Розрахунок | Дт 661 Кт 641, Дт 661 Кт 642 | 1 800 і 500 |
| Амортизація ноутбука й обладнання | Відомість амортизації | Дт 92 Кт 131 | 2 000 |
| Єдиний податок 5% з отриманої оплати | Регістр доходів, виписка | Дт 92 Кт 641 | 2 500 |
Амортизація в прикладі - 1 500 грн за ноутбуком і 500 грн за обладнанням за строком 5 років. Покупець оплатив послугу в тому самому місяці, тому єдиний податок нараховано з 50 000 грн. Фінансовий результат першого місяця - 23 300 грн: дохід 50 000 грн мінус оренда 10 000 грн, зарплата з ЄСВ 12 200 грн, амортизація 2 000 грн і єдиний податок 2 500 грн.
Рахунок 46 закрито, статутний капітал відображено повністю, залишок на поточному рахунку збігається з випискою. Учасники мають внести вклади протягом шести місяців з дати реєстрації, якщо статут не встановлює іншого строку, і якщо внесок надходить частинами, проводки додаються в день кожного надходження. Директор ТОВ працює за трудовим договором, тому зарплата й ЄСВ нараховуються з першого місяця, навіть якщо діяльності ще немає.
Постановка займає від кількох днів до двох тижнів залежно від сфери й кількості напрямів. Головне - щоб усі рішення були ухвалені до першої операції, а не наздоганяли її.
Збір вихідних даних
Вивчаються статут, види діяльності, плановані договори, склад працівників і те, як директор бачить рух документів.
Облікова політика й план рахунків
Готуються проєкти наказів і стартовий набір рахунків під сферу й систему оподаткування ТОВ.
Документообіг і програма
Визначаються перелік документів, виконавці й строки, налаштовуються програма, довідники й шаблони.
Початковий баланс
Відображаються внески засновників, гроші на рахунку й перші зобов'язання, дані звіряються з банком.
Перше закриття
Закривається перший місяць за графіком, директор отримує оборотно-сальдову відомість і фінансовий результат.
Помилки постановки дешеві на старті й дорогі через рік. Більшість із них пов'язані з тим, що рішення ухвалюються після операції, а не до неї.
| Помилка | До чого призводить | Як уникнути |
|---|---|---|
| Наказ про облікову політику датовано після перших операцій | Перші записи зроблено без правил, їх доводиться переглядати | Наказ до першої операції |
| Внесок засновника не відображено в день зарахування | Розбіжність між банком і статутним капіталом | Проводки за рахунками 46 і 40 у день надходження |
| План рахунків скопійовано з іншого ТОВ | Зайва аналітика або її відсутність там, де вона потрібна | Рахунки під реальні операції й сферу |
| Критерій основного засобу не визначено | Однакові покупки в різні місяці відображаються по-різному | Критерій у політиці до першої закупівлі |
| Директор без трудового договору й зарплати | Порушення трудового законодавства, донарахування ЄСВ | Наказ про вступ на посаду й нарахування з першого місяця |
| Готівкові розрахунки почалися без касової книги | Порушення порядку касових операцій | Наказ про ліміт каси й касова книга до першої готівкової операції |
| Бухгалтеру надано право підпису в банку | Платежі ухвалює не власник | Бухгалтеру - перегляд, директору - підпис |
Від налаштувань на старті залежить, наскільки автоматично працюватиме облік далі. Правильно налаштовані довідники й шаблони скорочують ручне введення й кількість помилок, а неправильно налаштовані доводиться переробляти разом з усіма записами, зробленими за ними.
| Інструмент | Призначення | Що налаштовується на старті |
|---|---|---|
| Облікова програма | Реєстрація операцій і формування звітів | План рахунків, довідники контрагентів, договорів і номенклатури |
| Електронний документообіг | Обмін первинними документами | Підписання КЕП, маршрути документів |
| Клієнт-банк | Банківські виписки | Доступ бухгалтера лише для перегляду |
| Реєстр договорів | Перелік договорів і строки їх дії | Прив'язка розрахунків до договорів |
Після постановки облік переходить у щомісячну роботу за закладеними правилами.
Методи оцінки, амортизації й визнання доходів під сферу ТОВ з затвердженням наказом.
Детальніше →Перелік документів, реквізити, графік подання й електронний обмін.
Детальніше →Щомісячна обробка документів, звірки й закриття періоду за закладеними правилами.
Детальніше →Облікова політика й організація обліку базуються на Законі про бухгалтерський облік, національних положеннях (стандартах) і Плані рахунків. Статутний капітал і вклади учасників регулює закон про товариства з обмеженою відповідальністю, а конкретні методи, які обирає ТОВ, визначають положення про окремі ділянки обліку.
Постановка бухгалтерського обліку ТОВ охоплює проєкти наказів і облікової політики, робочий план рахунків під сферу й систему оподаткування, облік статутного капіталу, схему документообігу, налаштування програми, початковий баланс і перше закриття. Бухгалтер пояснює директору, як кожне рішення вплине на цифри й податки, щоб вибір був свідомим.
Відповідальність за організацію обліку несе керівник ТОВ, тому облікову політику, накази, розподіл ролей і права доступу затверджує директор. Підписання договорів і первинних документів також залишається за ним. Доступ до банку в бухгалтера лише для перегляду, платежі проводить директор.
Шість питань показують, який обсяг постановки бухгалтерського обліку потрібен вашому ТОВ і з яких кроків почати.
Це довідкова інформація, а не консультація.
Статут, виписки банку, договори й накази існують в електронному вигляді, тому постановка обліку нового ТОВ виконується дистанційно. Проєкти наказів директор отримує й підписує електронним підписом, програма налаштовується в хмарі, а доступ до банку надається лише на перегляд. Формат роботи описано на сторінці про онлайн-бухгалтера для ТОВ.
Постановка бухгалтерського обліку ТОВ до першої операції - це облікова політика під сферу й систему оподаткування, накази, робочий план рахунків, відображений статутний капітал і закритий перший місяць. Нова компанія ТОВ починає роботу за правилами, які не доведеться переробляти, а рішення, підписи й платежі залишаються за директором.
Імпортне ТОВ перераховувало видані аванси постачальникам за курсом на кожну дату балансу, і собівартість товару «стрибала» разом із гривнею. Облік курсових різниць приведено до П(С)БО 21, а вартість імпорту стала зрозумілою й стабільною.
Детальніше →Оптове ТОВ роками закривало розбіжності на складі «взаємозаліком» усіх надлишків і нестач. Облік запасів перебудовано: пересортицю оформлено за правилами інвентаризації, нестачі - з причинами, а залишки в програмі збігаються зі складом.
Детальніше →Будівельне ТОВ провело інвентаризацію техніки перед кредитом і з'ясувало, що реєстр основних засобів не відповідає дійсності. Облік автопарку й обладнання приведено у відповідність, амортизацію перераховано, а банк отримав підтверджений перелік застави.
Детальніше →Покупець частки логістичного ТОВ отримав звітність з гарним прибутком. Перевірка обліку показала безнадійну дебіторку, техніку, яка не належить компанії, і податкові ризики - ціну угоди переглянули на чверть.
Детальніше →Консалтингове ТОВ отримувало підписані акти від клієнтів через місяць-два, і дохід «переїжджав» між періодами. Ведення перебудовано під дату надання послуги: результат місяців вирівнявся, а податкові накладні реєструються вчасно.
Детальніше →Виробниче ТОВ вело склад, зарплату й бухгалтерію в трьох різних програмах, і собівартість ніхто не знав. Облік зведено в одну базу, закриття місяця прискорилося втричі, а ціни переглянуто від реальної собівартості.
Детальніше →Нове IT-ТОВ з іноземними клієнтами й власним продуктом. Облік поставлено до першого інвойсу: валютна виручка, курсові різниці, капіталізація розробки й права на код закладено в облікову політику.
Детальніше →Торговельне ТОВ залишилося без бухгалтера й без звірок за пів року. Облік відновлено з найстарішого місяця, 85% платежів без документів підтверджено, залишки зведено з банком і складом.
Детальніше →До першої операції. Наказ про облікову політику й перелік відповідальних видають одразу після реєстрації, поки не з'явилися внесок засновника, перші договори й закупівлі. Якщо політику оформлюють після кількох місяців роботи, перші записи доводиться переглядати.
Мінімально: наказ про облікову політику, наказ про призначення відповідальних за ведення обліку й підписання первинних документів, а також порядок документообігу з графіком подання документів. Коли з'являються готівкові розрахунки, додається порядок касових операцій, а коли є майно - наказ про інвентаризацію.
Статут, рішення про створення ТОВ, відомості про учасників і розмір статутного капіталу, документи про відкриття рахунку в банку, перші договори (зокрема оренди) та план діяльності: що ТОВ продаватиме чи надаватиме, чи буде склад, найняті працівники й готівка.
Спочатку формується статутний капітал: Дт 46 Кт 40 на всю суму. Грошовий внесок відображається Дт 311 Кт 46 у день зарахування, а майновий - Дт 10 (або 20, 28 залежно від виду майна) Кт 46 за актом приймання-передачі. Коли внески повністю внесено, рахунок 46 закривається.
Підприємство визначає його саме, і від цього залежить, чи об'єкт амортизується роками, чи потрапляє у витрати швидше. Для невеликих ТОВ критерій зазвичай узгоджують з обсягом типових закупівель (техніка, меблі) та фіксують до першої закупівлі. Податковий облік має власні вартісні межі, тому їх перевіряють окремо.
Якщо готівкових розрахунків не передбачено, рахунок 30 не відкривають. Коли готівка з'являється, порядок касових операцій і касову книгу вводять до першої готівкової операції, а не після неї.
Облікова політика загальна, але правила для вхідного ПДВ та моменту визнання доходу залежать від системи. Тому систему оподаткування обирають до перших закупівель і договорів, а потім відображають у політиці. Порівняння систем розглянуто на сторінці система оподаткування ТОВ.
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ
