Впровадження управлінського обліку
Аналіз бізнесу, структура статей, звіти й регламент ведення управлінського обліку ТОВ.
Детальніше →Розбір вашої ситуації, підготовка документів, супровід обліку та звітності ТОВ.
Розробка плану рахунків компанії-фірми ТОВ
Побудова управлінських статей доходів і витрат ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) створює єдиний перелік статей, за яким компанія бачить, звідки приходять гроші й на що вони йдуть. Ми розробляємо управлінський план рахунків, описуємо правила віднесення кожного платежу до статті та пов'язуємо статті з бухгалтерськими рахунками. Завдяки цьому звіти про прибутки та збитки, рух грошових коштів і бюджет компанії-фірми ТОВ рахуються з одних даних і порівнюються з місяця в місяць.
Звіт цінний настільки, наскільки зрозумілі його рядки. Якщо в категорії «інше» накопичується десята частина витрат, а маркетинг, зарплата й оренда змішані в одній статті, власник бачить загальну суму, але не бачить причин. Продумана структура управлінських статей дозволяє відповідати на питання про прибутковість і гроші без додаткових розрахунків.
| Питання власника | Що дає структура статей доходів і витрат |
|---|---|
| На що йдуть гроші | Розподіл витрат за видами: закупівля, персонал, оренда, маркетинг, податки. |
| Які витрати можна скоротити | Поділ на змінні та постійні, обов'язкові й дискреційні витрати. |
| Чи збігаються звіти між собою | Єдині статті для прибутків і збитків, руху грошей і бюджету. |
| Чому зросли витрати порівняно з минулим місяцем | Порівняння за статтями без ручного перерахунку. |
| Скільки заробляє кожен напрямок | Розріз статей за напрямками й центрами відповідальності. |
| Як перевірити виконання бюджету | План-факт аналіз за тими самими статтями. |
Бухгалтерський план рахунків затверджено наказом Мінфіну, і він потрібен для фінансової та податкової звітності. Управлінські статті мають іншу мету: вони групують операції так, щоб власник міг ухвалювати рішення.
| Параметр | Бухгалтерський план рахунків | Управлінський план рахунків |
|---|---|---|
| Призначення | Фінансова та податкова звітність | Рішення власника й керівників |
| Хто визначає структуру | Затверджений державою план із вибором субрахунків підприємством | ТОВ самостійно |
| Групування витрат | За економічними елементами й видами діяльності за вимогами стандартів | За поведінкою витрат, відповідальністю й напрямками |
| Рух грошей | Не є основним предметом | Окремі статті руху грошових коштів |
| Деталізація | Визначається вимогами обліку | Визначається потребами керування |
| Зв'язок | Джерело первинних даних | Побудований на даних бухгалтерського обліку із зіставленням |
Базова структура складається з груп, у кожній із яких кілька статей. Деталізація залежить від бізнесу, але порядок груп зазвичай однаковий.
| Група | Приклади статей | Для чого окремо |
|---|---|---|
| Доходи від основної діяльності | Продаж товарів, надання послуг, абонентська плата | Структура виручки за джерелами |
| Змінні витрати | Собівартість товарів, матеріали, комісії, доставка | Розрахунок маржі й беззбитковості |
| Постійні витрати | Оренда, адміністративний персонал, послуги | Контроль стабільного навантаження |
| Маркетинг і продажі | Реклама, комісії менеджерів, комерційні заходи | Оцінка вартості залучення клієнтів |
| Податки й збори | Податок на прибуток або єдиний податок, місцеві збори | Фіскальне навантаження окремо від операцій |
| Фінансові статті | Відсотки за кредитами, курсові різниці | Вплив фінансування на результат |
| Інвестиційні статті | Купівля обладнання, ремонти, що збільшують вартість | Окремо від поточних витрат |
| Рух капіталу | Отримання й погашення позик, внески й дивіденди учасників | Не змішувати з доходами та витратами |
Доходи групують за джерелами, а не за банківськими рахунками: за продуктами, послугами, типами клієнтів чи каналами. Окремо відображають аванси від клієнтів, які ще не є доходом, і повернення. Так видно, звідки насправді береться виручка.
Витрати розподіляють за поведінкою: змінні залежать від обсягу продажів, постійні лишаються незмінними в діапазоні діяльності. Такий поділ потрібен для розрахунку маржі, точки беззбитковості та впливу падіння продажів на прибуток.
Деякі платежі не є витратами, а належать до руху грошей: погашення кредитів, дивіденди, купівля основних засобів. Для них потрібні окремі статті, інакше прибуток і грошовий потік змішуються. Побудову звіту про рух грошей описано на сторінці складання управлінського звіту про рух грошових коштів ТОВ.
Три принципи відрізняють робочу структуру від переліку, який лише захаращує звіт: однозначність, орієнтація на питання власника і помірна деталізація.
Правило однозначності усуває дублювання й суперечки: кожен тип платежу має єдину статтю. Якщо операція потребує двох статей, її розбивають на дві частини за змістом.
Перелік складається від рішень, які потрібно приймати, а не від того, як зручно вести обліковий реєстр. Якщо власнику не потрібно знати вартість окремих видів послуг, їх об'єднують в одну статтю.
Надмірна кількість статей робить облік трудомістким і зменшує точність, бо виконавці плутаються в статтях. ТОВ рідко потребує більше ніж кількох десятків статей, а решту деталізації виносять в аналітику за напрямками й центрами відповідальності.
Правила віднесення переводять довідник статей у щоденну роботу: за ними будь-який платіж потрапляє в одну статтю, а звідти в управлінський звіт про прибутки та збитки або в рух капіталу.
| Платіж | Стаття | Чи є витратою в звіті про прибутки та збитки |
|---|---|---|
| Оплата постачальнику за товар для продажу | Закупівля товарів | Так, після продажу товару |
| Виплата зарплати й сплата ЄСВ | Оплата праці | Так |
| Оренда офісу | Оренда приміщень | Так |
| Відсотки за кредитом | Фінансові витрати | Так |
| Погашення основної суми кредиту | Погашення позик | Ні, це рух капіталу |
| Купівля обладнання | Інвестиції в основні засоби | Ні, витрати проходять через амортизацію |
| Виплата дивідендів учасникам | Розподіл прибутку | Ні, це розподіл результату |
| Аванс від клієнта | Аванси отримані | Не дохід, доки послугу не надано |
За місяць ТОВ здійснило платежі на 1 310 000 грн. Нижче видно, скільки з них належить до витрат в управлінському звіті про прибутки та збитки, якщо весь закуплений товар продано в тому ж місяці. Як такий звіт складають, описано на сторінці складання управлінського звіту про прибутки та збитки ТОВ.
| Платіж | Сума, грн | У витратах P&L, грн |
|---|---|---|
| Закупівля товарів | 700 000 | 700 000 |
| Зарплата й ЄСВ | 250 000 | 250 000 |
| Оренда | 80 000 | 80 000 |
| Маркетинг | 60 000 | 60 000 |
| Відсотки за кредитом | 20 000 | 20 000 |
| Погашення основної суми кредиту | 80 000 | 0 |
| Купівля обладнання | 120 000 | 0 |
| Разом | 1 310 000 | 1 110 000 |
Різниця 200 000 грн — це не витрати, а погашення позики та інвестиція (обладнання потрапить у витрати поступово, через амортизацію). Якби всі платежі потрапили у витрати, прибуток був би занижений на цю суму, і власник вирішив би, що бізнес менш прибутковий, ніж є. Саме для такого розмежування й потрібні окремі статті руху капіталу та інвестицій.
Побудова йде від питань власника до перевірки на реальних даних. Зазвичай на це потрібно від кількох днів до пари тижнів, залежно від кількості напрямків і обсягу платежів.
Вивчаємо джерела доходів, структуру витрат, існуючі звіти й рахунки та з'ясовуємо, які рішення приймає власник.
Формулюємо питання, на які мають відповідати звіти, і визначаємо потрібну деталізацію.
Проєктуємо групи й статті доходів, витрат і руху капіталу та узгоджуємо їх із директором.
Описуємо, яка операція до якої статті належить, і зіставляємо статті з рахунками бухгалтерського обліку.
Застосовуємо структуру до реальних платежів за кілька місяців, звіряємо підсумки та коригуємо перелік.
Результатом є набір готових документів, з яким бухгалтер і менеджери працюють без нашої участі. Нижче перелік того, що ми передаємо.
| Результат | Що в ньому |
|---|---|
| Довідник статей | Перелік статей з описом, групою та прикладами операцій. |
| Правила віднесення платежів | Таблиця умов за контрагентом, призначенням і сумою. |
| Таблиця відповідності | Зв'язок статей із рахунками бухгалтерського обліку. |
| Схема розрізів | Напрямки, проєкти й центри відповідальності для аналітики. |
| Перша звітність на нових статтях | Звіти за минулі періоди для порівняння. |
| Інструкція для виконавців | Як вносити дані та що робити з нестандартними платежами. |
Більшість помилок повторюється від компанії до компанії. Нижче ті, що найчастіше спотворюють управлінські звіти, і способи їх уникнути.
| Помилка | До чого призводить | Як уникають |
|---|---|---|
| Статті копіюють із бухгалтерського плану рахунків | Звіт не відповідає на управлінські питання | Групувати за поведінкою витрат і відповідальністю |
| Є стаття «Інші витрати» з великою сумою | Втрачається прозорість і важливі витрати ховаються | Обмежити частку й переглядати вміст щомісяця |
| Погашення кредиту враховано як витрати | Прибуток занижено, спотворено рентабельність | Окремі статті руху капіталу |
| Аванси враховано як доходи | Виручка завищена до виконання послуг | Окрема стаття авансів і правила визнання доходу |
| Надмірна деталізація | Виконавці помиляються, облік трудомісткий | Деталізація лише там, де вона впливає на рішення |
| Структуру змінюють без попередження | Періоди не порівнюються | Фіксація змін і перерахунок попередніх періодів |
Структура статей зберігається у довіднику, який використовують усі звіти. Вибір інструменту залежить від обсягу операцій і кількості виконавців.
| Рішення | Коли підходить | Особливості |
|---|---|---|
| Довідник у Excel або Google Таблицях | Невеликий обсяг платежів, один-два виконавці | Швидко запускається, правила застосовуються формулами |
| Облікова система з аналітикою за статтями | Дані вже ведуться в системі | Статті закріплені в довідниках, зручна звірка з бухгалтерським обліком |
| Автоматичні правила класифікації | Багато банківських платежів щомісяця | Більшість платежів розподіляється без ручної роботи |
| Звіт-перевірка нерозподілених платежів | У будь-якому випадку | Платежі без статті одразу видно |
Налаштування автоматичної класифікації платежів описано на сторінці автоматизація управлінського обліку ТОВ.
Управлінські статті окремим законом не регулюються, їх структуру визначає ТОВ. Бухгалтерська класифікація доходів і витрат, до якої статті прив'язуються, визначається такими актами.
Побудова управлінських статей доходів і витрат ТОВ охоплює аналіз бізнесу, проєктування структури, правила віднесення платежів, зіставлення з бухгалтерськими рахунками й перевірку на реальних даних. Структуру статей, правила віднесення та відповідальних за кожну групу затверджує директор ТОВ. Бухгалтерський план рахунків і дані бухгалтерського обліку ми не змінюємо, а управлінські статті будуємо поверх них.
Управлінські статті стають основою для звіту про прибутки та збитки ТОВ і бюджетування ТОВ, а відповідальність за них розподіляють центри фінансової відповідальності. Усю систему описано на сторінці управлінський облік ТОВ.
Шість питань показують, наскільки детальною має бути структура управлінських статей доходів і витрат вашого ТОВ і які звіти варто налаштувати на її основі.
*Це довідкова інформація, а не консультація. Вона спирається лише на ваші відповіді й не враховує платежів, договорів і звітності ТОВ. Склад і деталізацію управлінських статей визначає бухгалтер після короткої розмови та огляду даних.
Аналіз бізнесу, структура статей, звіти й регламент ведення управлінського обліку ТОВ.
Детальніше →Структура ЦФВ, облік доходів і витрат по підрозділах та відповідальні керівники.
Детальніше →Cash Flow за операційною, інвестиційною й фінансовою діяльністю та аналіз касових розривів.
Детальніше →P&L за методом нарахувань: маржинальний прибуток, операційний результат, розріз за напрямками.
Детальніше →Активи, зобов'язання й капітал у вигляді, зручному для керування бізнесом.
Детальніше →Бюджет доходів і витрат, план-факт аналіз і прогноз грошових коштів.
Детальніше →Графік надходжень і виплат, пріоритети платежів і контроль залишку на рахунках.
Детальніше →Реєстр дебіторської й кредиторської заборгованості, віковий аналіз і регламент роботи з простроченням.
Детальніше →Собівартість продукції й послуг із розподілом накладних витрат та мінімальною ціною.
Детальніше →Маржинальний прибуток, точка беззбитковості й запас міцності бізнесу.
Детальніше →Прибутковість проєктів, клієнтів і напрямків із розподілом спільних витрат.
Детальніше →Залишки, оборотність і собівартість товарів та матеріалів за групами й складами.
Детальніше →Модель доходів, витрат і грошового потоку для планування, банку та інвестора.
Детальніше →Ключові показники й фінансові дашборди з оновленням даних за графіком.
Детальніше →Автоматичне завантаження виписок, класифікація платежів, оновлення реєстрів і звітів без ручного перенесення даних.
Детальніше →Пакет управлінських звітів для кредиту чи інвестицій: прибутки й збитки, рух грошей, баланс і розшифровки.
Детальніше →Єдина звітність за кількома юридичними особами з виключенням внутрішніх оборотів і єдиною методикою обліку.
Детальніше →Фінансове управління без штатного фінансового директора: планування, контроль показників і підготовка рішень для власника.
Детальніше →Перевірка статей, звірок і регламентів обліку та перелік виправлень, які дають власнику достовірні цифри.
Детальніше →Власниця мережі салонів краси порівнювала салони лише за виручкою й не бачила, чому один приносить прибуток, а інший ні. KPI за салонами й майстрами та щотижневий дашборд показали причини й змінили управління мережею.
Детальніше →Рекламне ТОВ виконувало кампанії для клієнтів, а гроші надходили через два-три місяці або не надходили зовсім. Реєстр заборгованості, вчасні акти й порядок нагадувань скоротили строк оплати й зменшили безнадійні борги.
Детальніше →ТОВ-дистриб'ютор оцінювало товари за обсягом продажів, і найбільші позиції виявилися найменш прибутковими після знижок, ретробонусів мережам і доставки. Маржинальний аналіз змінив асортимент і умови для клієнтів.
Детальніше →Ресторанне ТОВ рахувало собівартість страв за цінами річної давнини, і після подорожчання продуктів частина меню продавалася майже без маржі. Оновлені технологічні картки й щомісячний фудкост показали, які страви змінити.
Детальніше →Будівельне ТОВ витрачало аванс нового замовника на добудову старого об'єкта, а потім не мало грошей на матеріали для нового. Платіжний календар за об'єктами розділив гроші й прибрав затримки оплат субпідрядникам.
Детальніше →IT-компанія за рік подвоїла команду й опинилася на межі збитку, хоча контрактів ставало більше. Бюджет доходів і витрат з план-факт аналізом показав, яке наймання окуповується, а яке ні.
Детальніше →Торговельне ТОВ мало три канали продажів і один загальний прибуток. Управлінський звіт за напрямами показав, що інтернет-магазин, який вважали найперспективнішим, роками з'їдав прибуток магазинів і опту.
Детальніше →Консалтингова компанія показувала прибуток у звітах, але щомісяця не мала грошей на зарплату. Управлінський звіт про рух грошових коштів показав, куди зникали гроші, а тижневий прогноз залишку прибрав касові розриви.
Детальніше →
Управлінські статті доходів і витрат ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) — це перелік категорій, за якими групуються надходження та виплати для керування. Побудова статей доходів і витрат визначає, до якої категорії належить кожен платіж, тому звіти про прибутки та збитки, рух грошових коштів і бюджет рахуються з однакових даних і порівнюються між періодами.
Бухгалтерський рахунок належить до затвердженого плану й призначений для фінансової та податкової звітності, а управлінська стаття групує операції так, щоб власник ухвалював рішення. Тому стаття може об'єднувати кілька рахунків або, навпаки, розділяти одну операцію за змістом. Побудова управлінських статей доходів і витрат ТОВ завжди містить таблицю їх відповідності бухгалтерським рахункам.
Для більшості ТОВ достатньо кількох десятків статей. Надто короткий перелік не відповідає на питання власника, а надто довгий робить облік трудомістким і збільшує кількість помилок. Під час побудови управлінських статей доходів і витрат ТОВ деталізацію вибирають за потребами рішень, а подальший аналіз виносять у розрізи за напрямками.
До витрат не належать погашення основної суми кредиту, дивіденди, купівля основних засобів, аванси та внутрішні переказ між рахунками. Вони відображаються як рух капіталу чи інвестиції й впливають на гроші, але не на прибуток. Правильне віднесення таких платежів і є важливою частиною побудови управлінських статей доходів і витрат ТОВ.
Бажано. Податок на прибуток, ЄСВ та інші збори мають бути виділені в окрему групу, щоб бачити фіскальне навантаження незалежно від операційних витрат. Побудова управлінських статей доходів і витрат ТОВ із окремою групою податків дозволяє розраховувати прибуток до та після оподаткування й планувати платежі.
Кожна стаття зіставляється з одним або кількома рахунками бухгалтерського обліку, наприклад доходи — з рахунками доходів, а витрати періоду — з рахунками витрат за видами. Така таблиця відповідності дає змогу звіряти управлінські звіти з бухгалтерськими й пояснювати відхилення. Бухгалтерський облік під час побудови управлінських статей доходів і витрат ТОВ не змінюється.
Можна, якщо зміни фіксуються й попередні періоди перераховуються на нову структуру. Інакше звіти за різні періоди будуть непорівнянними. Побудова управлінських статей доходів і витрат ТОВ передбачає порядок змін: хто їх погоджує, з якої дати діє нова стаття і як переносяться дані за минулі місяці.
Ні. Статті спільні для всього ТОВ, а напрямок, проєкт чи філія підключаються як окремий розріз до кожної операції. Так один перелік статей дає результат і по компанії загалом, і за кожним напрямком. Побудова управлінських статей доходів і витрат ТОВ із розрізами дозволяє порівнювати напрямки без дублювання статей.
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ