Передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ

Навіщо потрібна передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ

Передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ потрібна, щоб у день зміни власника обидві сторони чітко знали, які документи, залишки й зобов'язання передаються і на яку дату. Без цього новий власник отримує коробки з документами та доступи до сервісів, а колишній залишається без підтвердження, що саме він передав. Через рік жодна зі сторін не може довести, чи була прогалина до угоди, чи виникла вже після неї.

Бухгалтерський облік - це система, у якій операції ТОВ підтверджуються первинними документами, відображаються в облікових регістрах і підсумовуються у фінансовій звітності. При продажу частки компанія залишається тією самою юридичною особою, тому її документи, залишки й зобов'язання продовжують діяти, а змінюються лише власник і, як правило, керівник та працівники, які ведуть облік.

Ми організовуємо передачу так, щоб вона мала дату, перелік і підписи: фіксуємо залишки, звіряємо їх із банком і контрагентами, організовуємо інвентаризацію, передаємо документи, регістри, облікову політику та перелік доступів і складаємо акт приймання-передачі.

Кому потрібна передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ

Передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ потрібна обом сторонам угоди, а також людям, які керують компанією і відповідають за облік. Найчастіше до нас звертаються в таких ситуаціях:

• Колишній власник, який продає ТОВ. Йому потрібен документ, що підтверджує, що саме і на яку дату він передав.
• Новий власник. Він хоче отримати облік у зрозумілому стані й знати, що йому передано.
• Директор, який залишає посаду. Він передає справи наступнику й хоче зафіксувати стан обліку на день передачі.
• Новий директор. Він відповідає за організацію обліку з моменту призначення і має знати вихідний стан.
• Бухгалтер, який веде облік. Його знання про правила й документи потрібно перенести новій команді.

Якщо облік ще не впорядковано, спершу варто виконати підготовку бухгалтерського обліку ТОВ до продажу, а вже потім передавати його новому власнику.

Що передається при продажу бухгалтерського обліку ТОВ

Під час передачі бухгалтерського обліку при продажу ТОВ передається вісім груп документів і даних, і кожна відповідає на конкретне питання нового власника. Нижче наведено, що входить до передачі, як ми це оформлюємо та що це дає сторонам.

Як відбувається передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ

Передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ проходить за шістьма кроками, від узгодження переліку до підписання акта приймання-передачі. Такий порядок дозволяє спершу домовитися, що саме передається, а потім зафіксувати залишки й передати все, що з ними пов'язане.

1. Узгоджуємо дату й перелік передачі

   З обома сторонами визначаємо, які документи, регістри й періоди передаються, та на яку дату фіксуються залишки.

2. Фіксуємо залишки на дату угоди

   Складаємо стан коштів, розрахунків, запасів, кредитів і позик на узгоджену дату.

3. Організовуємо інвентаризацію

   Готуємо переліки, описи й звіряльні відомості для комісії, яку призначає директор, і відображаємо результати в обліку.

4. Звіряємо кошти й розрахунки

   Зіставляємо залишки з банківськими виписками й оформлюємо акти звірки з контрагентами.

5. Передаємо документи, регістри й облікову політику

   Передаємо архів за описом, регістри, звітність, наказ про облікову політику та перелік доступів.

6. Складаємо акт і пояснюємо облік

   Оформлюємо акт приймання-передачі з переліком переданого та відкритих питань і розбираємо облік з новим власником і директором.

Від сторін потрібні узгоджена дата передачі, доступ до документів і регістрів та відповіді на питання про операції, які не завершені на дату угоди. Строк залежить від кількості періодів і обсягу операцій, стану документів та швидкості, з якою сторони їх надають, тому точний обсяг робіт ми визначаємо після огляду обліку.

Ми фіксуємо стан обліку й оформлюємо передачу, але умови угоди, ціну та відповідальність сторін визначають самі сторони. Після передачі новому власнику зазвичай потрібно налагодити регулярне ведення - це описано на сторінці бухгалтерського обліку ТОВ після зміни власника.

Залишки та інвентаризація ТОВ на дату угоди

Залишки та інвентаризація ТОВ на дату угоди потрібні, щоб обидві сторони однаково розуміли, у якому стані компанія переходить до нового власника. Без зафіксованої дати будь-яка розбіжність пізніше перетворюється на суперечку про те, що було до угоди, а що виникло вже після неї.

Інвентаризація при зміні відповідальних осіб ТОВ

Положення про інвентаризацію передбачає обов'язкову інвентаризацію при зміні матеріально відповідальних осіб на день приймання-передачі справ. Якщо разом із продажем змінюються комірник, касир чи інша відповідальна особа, інвентаризація на день передачі обов'язкова; в інших випадках її доцільно провести за домовленістю сторін. Комісію створює директор розпорядчим документом, описи й акти підписують члени комісії та матеріально відповідальні особи, а та, що передає, і та, що приймає активи, дають розписки. Порядок описано на сторінці інвентаризації ТОВ.

Кошти й банківські рахунки ТОВ на дату передачі

Ми звіряємо залишки в касі та на рахунках з банківськими виписками на дату угоди й фіксуємо їх в акті. Нерознесені надходження й платежі розносимо до передачі, щоб новий власник не отримав залишок, який не збігається з банком. Порядок описано на сторінці обліку грошових коштів ТОВ.

Розрахунки та акти звірки ТОВ

Ми готуємо акти звірки з покупцями та постачальниками й виділяємо борги, за якими давно не було руху. Заборгованість перевіряється і щодо строку позовної давності. Новий власник отримує реєстр розрахунків на дату угоди, а не загальну суму в балансі. Правила обліку розрахунків викладено на сторінці обліку розрахунків ТОВ.

Кредити, позики й відкриті питання ТОВ

Окремо ми фіксуємо кредити та позики, зокрема від учасників, і операції, які не завершені на дату угоди: неоформлені акти, аванси, отримані, але не оплачені послуги. Це дозволяє розмежувати зобов'язання, що виникли до угоди, і ті, що з'явилися вже за нового власника. Порядок обліку описано на сторінці обліку кредитів і позик ТОВ.

Документи, облікова політика та регістри ТОВ при передачі

Передача документів, облікової політики та регістрів ТОВ при продажу потрібна, щоб новий власник міг відтворити, звідки взято будь-яку цифру у звітності. Саме з цих трьох складових складається підтвердження обліку, і втрата будь-якої з них ускладнює роботу наступним виконавцям.

Первинні документи та архів ТОВ

Первинні документи та регістри належать ТОВ, тому вони залишаються в компанії та передаються новому керівникові за описом. Ми складаємо опис за періодами й видами документів і фіксуємо, де саме зберігається архів і хто за нього відповідає. Вимоги до оформлення документів визначає Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Облікова політика ТОВ при передачі

Ми передаємо наказ про облікову політику та опис правил, за якими вівся облік: методи оцінки запасів, нарахування зносу, визнання доходів і витрат. Новий власник може залишити їх без змін або змінити, але рішення про це має бути оформлене наказом. Без цього опису наступний бухгалтер змушений відновлювати правила за самими регістрами.

Облікові регістри й звітність ТОВ

Ми передаємо оборотно-сальдові відомості, головну книгу, журнали операцій і фінансову звітність за узгоджені періоди, а також фіксуємо, яку звітність уже подано, а яку ще потрібно скласти й подати після угоди. Загальні принципи ведення обліку описано в розділі бухгалтерського обліку ТОВ, порядок складання й подання звітності - на сторінці звітності ТОВ.

Доступи та відповідальність за облік ТОВ після передачі

Передача доступів і відповідальності за облік ТОВ при продажу потрібна, щоб новий власник знав, де зберігаються дані і хто може їх змінювати. Закон покладає відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на керівника підприємства, тому новому директору важливо знати вихідний стан обліку на день призначення.

• Перелік доступів. Складаємо список облікових сервісів, кабінетів і користувачів, які мали до них доступ.
• Адміністратори сервісів. Фіксуємо, хто є адміністратором кожного сервісу, щоб він не залишився за людиною, яка вже не працює в ТОВ.
• Особисті ключі підпису. Особисті ключі електронного підпису посадових осіб не передаються: нові посадові особи отримують власні.
• Зміна прав. Рішення про закриття або зміну доступів ухвалює новий власник; ми підказуємо, які з них варто переглянути.
• Збереження архіву. Документи й регістри зберігаються в компанії, а не в особистих файлах співробітників.

Приклад передачі бухгалтерського обліку ТОВ при продажу

Щоб показати, як виглядає результат передачі бухгалтерського обліку ТОВ при продажу, розглянемо умовну ситуацію. Власник ТОВ продає компанію, а директор залишає посаду в день угоди. Сторони домовилися про дату, і ми склали акт приймання-передачі з розділами, наведеними нижче.

З таким актом сторони не повертаються до суперечки про те, що було передано. Новий власник бачить, на що спиратися в перші місяці, а колишній власник - що саме він передав і на яку дату. Це зменшує кількість питань після угоди.

Що отримують сторони після передачі бухгалтерського обліку ТОВ

Результатом передачі бухгалтерського обліку ТОВ при продажу є комплект документів, який і колишній, і новий власник можуть використовувати без додаткових пояснень.

• Акт приймання-передачі. Перелік переданих документів, регістрів, залишків, політики й доступів.
• Залишки на дату угоди. Єдиний стан коштів, розрахунків і зобов'язань, узгоджений сторонами.
• Результати інвентаризації. Описи, звіряльні відомості та протокол комісії.
• Облікова політика. Опис правил, за якими можна продовжувати облік.
• Перелік доступів. Зрозуміло, де зберігаються дані та хто за них відповідає.
• Перелік відкритих питань. Незавершені операції зафіксовано окремо.

Типові помилки під час передачі бухгалтерського обліку при продажу ТОВ

Типові помилки під час передачі бухгалтерського обліку при продажу ТОВ найчастіше пов'язані з тим, що передача зводиться до пересилання документів без дати й переліку. Нижче наведено ситуації, які створюють проблеми після угоди, та спосіб їх уникнути.

Інструменти й автоматизація передачі бухгалтерського обліку ТОВ

Інструменти й автоматизація передачі бухгалтерського обліку ТОВ дозволяють швидко зафіксувати стан даних на одну дату та зібрати всі документи в одному комплекті. Це дає змогу обом сторонам бачити однаковий результат і не сперечатися про цифри.

• Вивантаження оборотно-сальдових відомостей і регістрів - для фіксації залишків на дату угоди.
• Аналіз банківських виписок - для підтвердження залишків коштів.
• Реєстри боргів і запасів - для розшифровки підсумкових сум.
• Шаблони актів звірки та інвентаризаційних описів - для єдиного оформлення.
• Шаблон акта приймання-передачі - щоб зафіксувати кожну групу даних однаково.
• Контрольний перелік передачі - щоб нічого не пропустити в день угоди.