Впровадження бухгалтерського обліку
Перевірка наявного обліку, облікова політика, план рахунків, первинні документи й регламент закриття періоду для ТОВ.
Детальніше →Бухгалтерський облік ТОВ
Бухгалтерський облік ТОВ: правила й цикл обліку, первинні документи, рахунки, закриття періоду, фінансова звітність і хто відповідає за облік у компанії.
Бухгалтерський облік компанії-фірми ТОВ від документа до звітності
Бухгалтерський облік ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) - це система, у якій кожна господарська операція підтверджується первинним документом, відображається на рахунках подвійним записом і потрапляє у фінансову звітність. Для компанії ТОВ облік обов'язковий незалежно від системи оподаткування, розміру й кількості операцій: його ведуть і на загальній системі, і на єдиному податку, і навіть тоді, коли діяльності немає.
Коли документи надходять пачкою наприкінці кварталу, а виписки банку не звіряються з обліком, місяць закривається без графіка, і власник фірми ТОВ дізнається про результат тоді, коли вплинути на нього вже пізно. Налагоджений бухгалтерський облік дає директору щомісяця підтверджені дані про гроші, борги, запаси й прибуток, на які можна спиратися в розмові з банком, контрагентами, покупцем частки й контролюючими органами.
- Основні правила бухгалтерського обліку ТОВ
- Первинний документ
- Подвійний запис
- Нарахування
- Облікова політика
- Інвентаризація
- Зберігання документів
- Від первинного документа до звітності
- Календар бухгалтерського обліку протягом року
- Одна поставка від закупівлі до фінансового результату
- Облікова політика ТОВ і рішення, які змінюють цифри
- Звітність ТОВ залежно від категорії підприємства
- Бухгалтерський облік і система оподаткування ТОВ
- Загальна система
- Єдиний податок
- Єдиний податок з ПДВ
- Бухгалтерський і податковий облік ТОВ - де дані розходяться
- Хто може вести бухгалтерський облік ТОВ
- Постановка, впровадження, ведення чи відновлення обліку
- Бухгалтерський облік ТОВ за сферами діяльності
- Що отримує директор від бухгалтерського обліку ТОВ
- Документи, каса, інвентаризація й капітал ТОВ на практиці
- Первинні документи, реквізити й ризики
- Касова дисципліна ТОВ
- Інвентаризація в ТОВ
- Статутний капітал і розрахунки з учасниками
- Строки зберігання документів ТОВ
- Типові помилки в бухгалтерському обліку ТОВ
- Від чого залежить вартість бухгалтерського обліку ТОВ
- Нормативно-правова база бухгалтерського обліку ТОВ
- Що робить бухгалтер ТОВ, а що залишається за директором
- Дистанційний бухгалтерський облік ТОВ
- Який бухгалтерський облік потрібен вашому ТОВ
- Послуги з бухгалтерського обліку ТОВ
- Впровадження бухгалтерського обліку
- Постановка бухгалтерського обліку
- Ведення бухгалтерського обліку
- Розробка облікової політики
- Оформлення первинних документів
- Облік грошових коштів і банківських операцій
- Облік розрахунків із контрагентами
- Облік товарно-матеріальних запасів
- Облік основних засобів
- Облік нематеріальних активів
- Облік доходів і витрат
- Облік кредитів і позик
- Облік зовнішньоекономічної діяльності
- Проведення інвентаризації
- Закриття місяця й року
- Відновлення бухгалтерського обліку
- Облік ТОВ під час купівлі та продажу компанії
- Перевірка бухгалтерського обліку ТОВ перед купівлею
- Підготовка бухгалтерського обліку ТОВ до продажу
- Передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ
- Бухгалтерський облік ТОВ після зміни власника
- Замовити бухгалтерський облік для компанії-фірми ТОВ
- Кейси з бухгалтерського обліку ТОВ
- Поширені запитання про бухгалтерський облік ТОВ
- Хто відповідає за бухгалтерський облік ТОВ?
- Чи обов'язково ТОВ мати штатного бухгалтера?
- Які документи ТОВ має передавати бухгалтеру щомісяця?
- Що робити, якщо первинні документи надходять із запізненням?
- Як змінити виконавця, який веде облік ТОВ, без зупинки роботи?
- Чи може бухгалтер вести облік ТОВ дистанційно?
- Чи можна відновити облік ТОВ за попередні періоди, якщо його не вели?
- Від чого залежить вартість бухгалтерського обслуговування для ТОВ?
- Як змінюється облік, коли ТОВ переходить до іншої категорії підприємства?
Основні правила бухгалтерського обліку ТОВ
Бухгалтерський облік ТОВ тримається на шести правилах, закріплених Законом про бухгалтерський облік і національними положеннями (стандартами). Якщо порушено хоча б одне, дані перестають збігатися з документами, і такий облік не можна показати ні банку, ні контролюючому органу, ні майбутньому покупцеві компанії.
Ці правила однакові для торговельного, виробничого чи сервісного ТОВ. Відрізняються лише ділянки, на яких вони застосовуються найчастіше: у торгівлі це запаси, у виробництві - собівартість, у послугах - дата визнання доходу.
Первинний документ
Операція потрапляє в облік лише за наявності документа з обов'язковими реквізитами, який підтверджує, що вона відбулася.
Подвійний запис
Кожна операція відображається двічі - у дебеті одного рахунку та в кредиті іншого на однакову суму, тому баланс завжди сходиться.
Нарахування
Доходи й витрати визнають у періоді, до якого вони належать, незалежно від того, коли надійшли чи були сплачені гроші.
Облікова політика
Методи оцінки й визнання затверджує наказ директора, і вони застосовуються однаково в усіх періодах, щоб результати можна було порівняти.
Інвентаризація
Перед річною звітністю фактичну наявність майна й розрахунків звіряють з обліковими даними, а розбіжності відображають в обліку.
Зберігання документів
Первинні документи, регістри й звітність зберігають протягом встановленого строку, але не менше трьох років.
Від первинного документа до звітності
Облік ґрунтується на послідовності. Операція починається з договору, підтверджується первинним документом, відображається на рахунках грошових коштів, розрахунків, запасів і майна та лише потім потрапляє до фінансової звітності. Якщо розривається хоча б одна ланка, у звітності з'являється сума без підтвердження, і саме такі суми контролюючий орган першими ставить під сумнів.
Тому в бухгалтерському обліку ТОВ кожна ланка має виконавця й строк. Директор відповідає за те, щоб документ з'явився, бухгалтер - за те, щоб він був правильно оформлений і вчасно відображений на рахунках.
| Операція | Первинний документ | Кореспонденція рахунків | Що бачить власник |
|---|---|---|---|
| Придбання товару в постачальника | Видаткова накладна | Дт 281 Кт 631 | Зростання запасів і заборгованості постачальнику |
| Оплата постачальнику | Банківська виписка | Дт 631 Кт 311 | Зменшення боргу й залишку грошей на рахунку |
| Продаж товару покупцю | Видаткова накладна | Дт 361 Кт 702 | Дохід і заборгованість покупця |
| Отримання оплати від покупця | Банківська виписка | Дт 311 Кт 361 | Надходження грошей і закриття заборгованості |
| Нарахування зарплати | Табель, розрахунково-платіжна відомість | Дт 92 Кт 661 | Витрати періоду й борг перед працівниками |
| Амортизація основних засобів | Відомість нарахування амортизації | Дт 92 Кт 131 | Зменшення залишкової вартості майна |
У таблиці наведено спрощену кореспонденцію без податкових проводок. Рахунки відповідають Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженому наказом Мінфіну № 291. Кожну групу операцій докладно описано на сторінках про облік грошових коштів, облік розрахунків із контрагентами, облік товарно-матеріальних запасів та облік основних засобів ТОВ.
Календар бухгалтерського обліку протягом року
Облік ТОВ має власний ритм, який не залежить від того, коли директор згадає про документи. Частина робіт виконується щодня, частина - щомісяця, а частина - лише раз на рік, але саме річні етапи найчастіше пропускають.
| Періодичність | Що виконується |
|---|---|
| Щодня або щотижня | Обробка первинних документів, банківських виписок і касових операцій, відображення їх на рахунках |
| Щомісяця | Нарахування зарплати й амортизації, звірка розрахунків і запасів, закриття місяця, внутрішні звіти для директора |
| Щокварталу | Звірка залишків з контрагентами, проміжна фінансова звітність для підприємств, які її подають |
| Щороку | Інвентаризація перед річною звітністю, закриття року, фінансова звітність, перегляд облікової політики |
Коли закриття місяця зсувається на невизначений час, власник не бачить результату вчасно й не може вплинути на нього. Тому закриття місяця й року ТОВ проходить за єдиним графіком: з крайньою датою подання документів, після якої період закривається, а зміни в закритому періоді вносяться лише письмовим рішенням.
Одна поставка від закупівлі до фінансового результату
Найпростіше побачити, як працює бухгалтерський облік ТОВ, на одній поставці. Умовний приклад: ТОВ - платник ПДВ на загальній системі купує товар за 100 000 грн плюс ПДВ 20 000 грн і продає його за 150 000 грн плюс ПДВ 30 000 грн.
| Крок | Документ | Проводка | Сума, грн |
|---|---|---|---|
| Надходження товару | Видаткова накладна постачальника | Дт 281 Кт 631 | 100 000 |
| ПДВ із закупівлі | Податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН | Дт 641 Кт 631 | 20 000 |
| Оплата постачальнику | Виписка банку | Дт 631 Кт 311 | 120 000 |
| Продаж товару покупцю | Видаткова накладна | Дт 361 Кт 702 | 180 000 |
| ПДВ із продажу | Податкова накладна | Дт 702 Кт 641 | 30 000 |
| Собівартість проданого | Бухгалтерська довідка | Дт 902 Кт 281 | 100 000 |
| Надходження оплати | Виписка банку | Дт 311 Кт 361 | 180 000 |
| Закриття доходу й витрат | Бухгалтерська довідка | Дт 702 Кт 791, Дт 791 Кт 902 | 150 000 і 100 000 |
За підсумком фінансовий результат становить 50 000 грн, ПДВ до сплати - 10 000 грн (30 000 мінус 20 000), податок на прибуток за ставкою 18% - 9 000 грн, чистий прибуток - 41 000 грн. Якщо податкову накладну постачальника не зареєстровано, 20 000 грн залишаються на рахунку 644 без права на кредит, і ПДВ до сплати зростає до 30 000 грн - облік показує це одразу, а не під час перевірки.
На єдиному податку без ПДВ ті самі документи дають іншу картину: вхідний ПДВ 20 000 грн входить у вартість товару, а розрахунків з бюджетом за ПДВ немає. Як система оподаткування змінює проводки, описано на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ за системою оподаткування.
Облікова політика ТОВ і рішення, які змінюють цифри
Облікова політика - це не формальний наказ, а набір рішень, від яких залежить, який прибуток покаже компанія, яку вартість матиме майно й скільки податку доведеться сплатити. Закон дає ТОВ право обирати методи в межах стандартів, але обраний метод потрібно застосовувати послідовно, а змінювати лише з обґрунтуванням.
Детально про складання наказу описано на сторінці про облікову політику ТОВ. Нижче рішення, які найсильніше впливають на результат.
| Рішення | Варіанти | На що впливає |
|---|---|---|
| Метод оцінки вибуття запасів | ФІФО, середньозважена, ідентифікована собівартість | Собівартість продажів і прибуток при зміні цін закупівлі |
| Вартісна межа основних засобів | Межа, від якої майно амортизується, а не списується одразу | Витрати місяця й збіг з податковим обліком |
| Метод амортизації | Прямолінійний, виробничий, прискорені | Розподіл витрат на майно між роками |
| Резерв сумнівних боргів | Створюється чи ні, метод розрахунку | Реальна оцінка дебіторки покупців |
| Резерв відпусток | Створюється чи ні | Рівномірність витрат на персонал протягом року |
| Розподіл загальновиробничих витрат | База розподілу для виробництва й послуг | Собівартість продукції й послуг |
Умовний приклад: торговельне ТОВ має залишок товару - 100 одиниць за 1 000 грн, докуповує ще 100 одиниць за 1 200 грн і продає 100 одиниць. За методом ФІФО собівартість продажу становить 100 000 грн, за середньозваженою - 110 000 грн. Різниця 10 000 грн - це різниця в прибутку й податку на прибуток 1 800 грн лише на одній партії, тому метод обирається свідомо й не змінюється без потреби.
Звітність ТОВ залежно від категорії підприємства
Склад фінансової звітності й вимоги до обліку визначає категорія підприємства. Закон про бухгалтерський облік відносить ТОВ до категорії за трьома показниками на 31 грудня: балансовою вартістю активів, чистим доходом і середньою кількістю працівників. Категорія визначається, якщо підприємство не перевищує двох із трьох критеріїв.
| Категорія | Критерії, не перевищує двох із трьох | Фінансова звітність | Що враховує облік |
|---|---|---|---|
| Мікропідприємство | Активи 350 тис. євро, дохід 700 тис. євро, 10 працівників | Баланс і звіт про фінансові результати, форми № 1-мс і № 2-мс | Спрощена звітність і можливість скороченого плану рахунків |
| Мале підприємство | Активи 4 млн євро, дохід 8 млн євро, 50 працівників | Баланс і звіт про фінансові результати, форми № 1-м і № 2-м | Скорочена звітність, облік за обраною політикою |
| Середнє підприємство | Активи 20 млн євро, дохід 40 млн євро, 250 працівників | Повні форми, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал, примітки | Розширена аналітика, оприлюднення звітності |
| Велике підприємство | Перевищує два з трьох критеріїв середнього | Повні форми, звіт про управління | Обов'язковий аудит звітності за законом |
Категорію перевіряють щороку за даними фінансової звітності, і бухгалтер готує розрахунок для директора. ТОВ, що виросло з малого в середнє, отримує нові обов'язки - повний комплект звітності, оприлюднення й обов'язкову перевірку звітності незалежним аудитором, - і про це краще знати до закриття року. Строки й форми подання описано на сторінці про звітність ТОВ.
Бухгалтерський облік і система оподаткування ТОВ
Правила бухгалтерського обліку однакові для всіх ТОВ, але система оподаткування змінює склад розрахунків з бюджетом, вартість придбань і регістри. На загальній системі облік стає основою для податку на прибуток, на єдиному податку він ведеться повністю, але дохід для декларації визначається за іншими правилами, а платник ПДВ додає облік податкового кредиту й зобов'язань. Як одна й та сама операція відображається на різних системах, розібрано на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ за системою оподаткування.
Загальна система
Облік доходів і витрат за нарахуванням стає базою для податку на прибуток, а ПДВ обліковується окремо.
Детальніше →Єдиний податок
Повний бухгалтерський облік з контролем доходу за датою надходження коштів у межах ліміту.
Детальніше →Єдиний податок з ПДВ
Податкові зобов'язання, податковий кредит і розрахунки з бюджетом за ПДВ поруч з єдиним податком.
Детальніше →Бухгалтерський і податковий облік ТОВ - де дані розходяться
Обидва види обліку спираються на ті самі первинні документи, але мають різну мету: бухгалтерський показує фінансовий стан компанії, а податковий визначає суму податків. Через це прибуток у звіті про фінансові результати й об'єкт оподаткування в декларації можуть відрізнятися, і бухгалтер відстежує цю різницю окремо.
| Параметр | Бухгалтерський облік | Податковий облік |
|---|---|---|
| Мета | Достовірна фінансова звітність для власників, банку й партнерів | Розрахунок податків і податкова звітність |
| Правила | Закон про бухгалтерський облік, П(С)БО, План рахунків | Податковий кодекс |
| Амортизація | Строки за реальним ресурсом майна | Не менше мінімальних строків за групами ПКУ |
| Резерв сумнівних боргів | Зменшує прибуток | Різниця, якщо ТОВ коригує фінрезультат |
| Штрафи й пеня до бюджету | Витрати періоду | Не зменшують об'єкт оподаткування |
| Результат | Баланс, звіт про фінансові результати | Декларації, податкові накладні, розрахунки |
ТОВ з річним доходом до 40 млн грн може не коригувати фінансовий результат на податкові різниці, крім від'ємного значення минулих років, і тоді податок на прибуток рахується безпосередньо з бухгалтерського прибутку. Це рішення закріплюється заздалегідь, бо від нього залежить, як вести облік протягом року. Розрахунок податків описано на сторінці про податковий облік ТОВ.
Хто може вести бухгалтерський облік ТОВ
Закон не вимагає штатного бухгалтера: ТОВ самостійно обирає форму організації обліку - бухгалтерську службу, штатного бухгалтера, договір із зовнішнім виконавцем або ведення обліку керівником, якщо звітність компанії не оприлюднюється. Відповідальність за організацію обліку в будь-якому разі несе керівник, а обрана форма закріплюється наказом. Як обрати форму, розподілити ролі й передати облік між виконавцями, описано на сторінці про впровадження бухгалтерського обліку ТОВ, а перехід на договірну форму - на сторінках про головного бухгалтера на аутсорсингу та передачу бухгалтерії ТОВ на аутсорсинг.
| Форма | Коли підходить | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| Штатний бухгалтер або бухгалтерська служба | Великий обсяг документів, власні склади, виробництво | Залежність від однієї людини під час відпустки чи хвороби. Підприємство, що становить суспільний інтерес, утворює бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером |
| Спеціаліст з бухгалтерського обліку, зареєстрований як підприємець | Помірний обсяг операцій, потрібна одна людина без штатної посади | Договір, строки подання документів, заміна на час відсутності |
| Облік на договірних засадах | Потрібні бухгалтер, головний бухгалтер і податковий напрям без штатних посад | Регламент обміну документами, доступ до банку лише для перегляду, порядок передачі справ |
| Самостійне ведення директором або власником | Мінімум операцій, директор готовий вести облік сам | Не дозволено підприємствам, звітність яких оприлюднюється, уся робота й відповідальність на директорі |
Перехід на облік за договором описано на сторінках про головного бухгалтера на аутсорсингу та передачу бухгалтерії ТОВ на аутсорсинг. Як оформити призначення відповідального, пояснює сторінка про відповідального за бухгалтерський облік ТОВ.
Постановка, впровадження, ведення чи відновлення обліку
Бухгалтерський облік ТОВ проходить кілька станів, і від стану залежить, з чого починати. Новому ТОВ потрібна постановка до першої операції, компанії, що вже працює без чіткого порядку, - впровадження, а ТОВ із запущеним обліком спочатку потребує відновлення, і лише потім регулярного ведення.
| Ситуація ТОВ | Що потрібно | Результат |
|---|---|---|
| ТОВ щойно зареєстроване | Постановка бухгалтерського обліку | Облікова політика, план рахунків, статутний капітал і перше закриття |
| ТОВ працює, але облік тримається на одній людині | Впровадження бухгалтерського обліку | Форма організації, ролі, регламент документообігу |
| Облік налагоджено, потрібен щомісячний цикл | Ведення бухгалтерського обліку | Обробка документів, звірки, закриття місяця |
| Облік не вели або вели з помилками | Відновлення бухгалтерського обліку | Відновлені документи, залишки й звітність за минулі періоди |
| Невідомо, в якому стані облік | Перевірка бухгалтерського обліку | Перелік проблем і план виправлення |
Найдорожча помилка - починати ведення поверх запущеного обліку. Нові операції відображаються правильно, але стартові залишки неправильні, і кожне наступне закриття переносить стару помилку далі. Тому перед першим місяцем роботи бухгалтер перевіряє залишки, а не лише приймає їх з попередньої бази.
Бухгалтерський облік ТОВ за сферами діяльності
Правила бухгалтерського обліку однакові для всіх ТОВ, але сфера діяльності визначає, на яких рахунках зосереджена основна робота, які стандарти застосовуються найчастіше й що потрібно закривати щомісяця. Торговельне ТОВ працює переважно з рахунками запасів і собівартості продажів, виробниче - з рахунками виробництва й калькуляцією, будівельне - з доходом за ступенем завершеності робіт, а компанія у сфері ЗЕД - з курсовими різницями.
Різницю добре видно на одній сумі. 100 000 грн витрат у торговельному ТОВ - це вартість товару на рахунку 281, яка стає собівартістю на рахунку 902 лише в момент продажу. У виробничому ТОВ ті самі 100 000 грн проходять через рахунок 23, частину з них становлять загальновиробничі витрати з рахунку 91, і лише після калькуляції вони перетворюються на собівартість готової продукції на рахунку 26. У сервісному ТОВ ця сума є собівартістю послуг на рахунку 903, але частина може залишитися незавершеними роботами, якщо послуга не завершена на кінець місяця.
| Сфера | Що відрізняє бухгалтерський облік | Основні рахунки й стандарти | Що закривається щомісяця |
|---|---|---|---|
| Роздрібна торгівля | Товари можуть обліковуватися за цінами продажу з окремим обліком торгової націнки | 282, 285, 702, 902 | Списання націнки на проданий товар, звірка каси й еквайрингу з виручкою |
| Оптова торгівля | Партійний облік, знижки й бонуси постачальників змінюють собівартість | 281, 361, 631, 702, 902 | Звірки з покупцями й постачальниками, повернення товару |
| E-commerce | Дохід визнається, коли товар отримано, а гроші надходять через служби доставки й платіжні сервіси | 361, 377, 702, 704 | Звірка накладеного платежу й виплат маркетплейсів з продажами |
| IT | Власна розробка може бути нематеріальним активом, виручка часто у валюті | 12, 154, 362, 714, 945, П(С)БО 8 і 21 | Курсові різниці, капіталізація витрат на розробку |
| Сфера послуг | Дохід за ступенем завершеності послуги, витрати накопичуються на проєкті | 23, 703, 903, П(С)БО 15 | Оцінка незавершених робіт, акти за місяць |
| Ресторанний бізнес | Сировина перетворюється на продукцію власного виробництва за калькуляційними картками | 201, 23, 26, 701, 901 | Списання сировини за продажами, акти втрат і псування |
| Виробництво | Калькуляція собівартості, незавершене виробництво, розподіл загальновиробничих витрат | 23, 91, 26, 901, П(С)БО 16 | Розподіл рахунку 91, оцінка незавершеного виробництва |
| Агробізнес | Біологічні активи й урожай оцінюються за справедливою вартістю | 16, 21, 27, 710, П(С)БО 30 | Витрати під урожай майбутнього року, оцінка біоактивів |
| Будівництво | Дохід за ступенем завершеності робіт за договором підряду | 23, 361, 703, 903, П(С)БО 18 | Акти виконаних робіт, звірка з кошторисом |
| Нерухомість | Об'єкти для оренди обліковуються як інвестиційна нерухомість окремо від основних засобів | 100, 131, 703, П(С)БО 32 | Орендний дохід, амортизація, поліпшення об'єктів |
| Краса та косметологія | Матеріали списуються на процедуру, сертифікати й абонементи є авансами | 20, 681, 703, 903 | Списання матеріалів за нормами, визнання доходу за сертифікатами |
| ЗЕД та логістика | Монетарні й немонетарні статті за П(С)БО 21, повна собівартість імпорту | 312, 362, 632, 714, 945 | Переоцінка валютних залишків і заборгованості |
| Транспортні перевезення | Витрати по кожній одиниці техніки, пальне за подорожніми листами | 105, 131, 203, 903 | Списання пального, закриття підзвіту водіїв |
| Медична сфера | Лікарські засоби й медвироби з серіями й строками придатності | 20, 28, 703, 903 | Списання на процедури, акти на прострочені препарати |
| Реклама та маркетинг | Бюджети клієнтів проходять через розрахунки, а не через дохід | 377, 685, 703, 903 | Звіт агента, розмежування бюджетів і винагороди |
Від сфери залежить і облікова політика: метод оцінки запасів, вартісна межа основних засобів, база розподілу загальновиробничих витрат, порядок визнання доходу за довгостроковими договорами. Тому облік, налаштований для торгівлі, не підходить для виробництва чи будівництва без змін. Як кожна сфера впливає на облік і податки, описано на сторінці про облік ТОВ за сферами діяльності.
Що отримує директор від бухгалтерського обліку ТОВ
Результат обліку не обмежується звітами для податкової. Це набір документів і регістрів, на які директор спирається щомісяця: коли вирішує, кому платити першим, чи брати кредит, чи вистачить грошей на дивіденди, і що показати банку чи покупцеві частки.
| Результат | Як часто | Що в ньому і для чого |
|---|---|---|
| Облікова політика | Раз на рік і при змінах | Затверджені методи оцінки, амортизації й визнання доходів |
| Оборотно-сальдова відомість | Щомісяця | Залишки й обороти за рахунками з аналітикою за контрагентами й договорами |
| Звіт про дебіторку й кредиторку | Щомісяця | Хто і скільки винен компанії, кому і коли платити |
| Акти звірки | Щокварталу | Підтверджені залишки розрахунків з покупцями, постачальниками й кредиторами |
| Фінансовий результат місяця | Щомісяця після закриття | Дохід, витрати й прибуток за даними обліку, а не залишком на рахунку |
| Фінансова звітність | За встановленими строками | Баланс і звіт про фінансові результати для подання, банку й власників |
Закритий період не змінюється без письмового рішення директора. Це гарантія, що цифри, які директор бачив минулого місяця, не зміняться сьогодні без пояснень. На основі цих даних будується управлінський облік ТОВ з маржею, бюджетами й платіжним календарем.
Документи, каса, інвентаризація й капітал ТОВ на практиці
У бухгалтерському обліку ТОВ є ділянки, де правила жорсткіші, ніж у спрощеному обліку ФОП: первинні документи, готівка, інвентаризація, розрахунки з учасниками й строки зберігання. Саме на них найчастіше виникають претензії при перевірках і питання від покупця при продажу компанії.
Первинні документи, реквізити й ризики
Первинний документ визнається, якщо містить обов'язкові реквізити, визначені Законом про бухгалтерський облік: назву, дату, назву підприємства, зміст і обсяг операції, одиницю виміру, посади й підписи відповідальних осіб. Документ без реквізитів - це не просто формальна помилка: податкова не визнає за ним витрати чи податковий кредит.
| Документ | Обов'язкові дані | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| Видаткова накладна | Номер і дата, сторони, товар, кількість, ціна, сума, підписи | Посилання на договір і повноваження особи, що отримала товар |
| Акт наданих послуг | Номер і дата, сторони, період, перелік послуг, вартість, підписи | Конкретний зміст робіт замість «послуги за договором» |
| Податкова накладна | Дані сторін, опис операції, база, ставка, ПДВ, електронний підпис | Реєстрація в ЄРПН у строк, інакше покупець втрачає кредит |
| Касовий ордер | Номер, дата, сума цифрами й прописом, підстава, підписи | Виправлення не допускаються |
| Авансовий звіт | Підзвітна особа, мета, витрати з підтвердними документами | Подається у строк, інакше залишок стає доходом працівника |
Електронні документи підписуються кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи, документи нерезидентів супроводжуються перекладом, а виправлення в документах роблять за згодою сторін з датою й підписами. Детально про оформлення описано на сторінці про первинні документи ТОВ.
Касова дисципліна ТОВ
Готівка в ТОВ, на відміну від ФОП, обліковується за Положенням про ведення касових операцій. Більшість порушень виявляють не під час звичайних перевірок, а коли директор бере гроші з каси «до звіту» без документів або розраховується готівкою з іншою компанією понад ліміт.
| Правило | Як працює | Що порушують найчастіше |
|---|---|---|
| Ліміт залишку каси | Встановлює директор наказом, надлишок здається в банк | Залишок перевищує ліміт, наказ не оновлено |
| Готівкові розрахунки між підприємствами | Не більше 50 000 грн протягом дня з одним контрагентом | Дроблення платежу на кілька документів |
| Касова книга | Записи за кожен касовий день з підсумком залишку | Записи заднім числом або відсутні |
| Видача під звіт | Видаткові ордери й авансові звіти | Нова видача без звіту за попередню |
| РРО чи ПРРО | Фіскальний чек на розрахунки з населенням | Продаж без чека |
Інвентаризація в ТОВ
Інвентаризація звіряє дані обліку з фактичною наявністю майна й зобов'язань. Її проводять перед річною звітністю, при зміні матеріально відповідальної особи, після крадіжок чи пошкоджень і за рішенням директора. Підставою є наказ, результатом - описи й протокол комісії, а нестачі й лишки відображаються в обліку того періоду, в якому проведено інвентаризацію. Порядок описано на сторінці про інвентаризацію ТОВ.
| Що перевіряють | Як | Результат |
|---|---|---|
| Основні засоби й запаси | Перерахунок і звірка з інвентарними картками | Нестачі й лишки відображені в обліку |
| Каса | Перерахунок готівки в присутності комісії | Акт інвентаризації каси |
| Розрахунки з контрагентами | Акти звірки, перевірка строків заборгованості | Сумнівна й безнадійна заборгованість виявлена |
| Зобов'язання перед працівниками й бюджетом | Звірка нарахувань і сплачених сум | Достовірні залишки на кінець року |
Статутний капітал і розрахунки з учасниками
Статутний капітал - перша операція нового ТОВ і одна з перших, яку перевіряє покупець частки. Учасники мають повністю внести вклади протягом шести місяців з дати реєстрації, якщо статут не встановлює іншого строку, а неоплачена частина повинна бути видна в обліку окремо.
| Операція | Проводка | Документи |
|---|---|---|
| Заборгованість учасників за вкладами | Дт 46 Кт 40 | Статут, рішення засновників |
| Внесок грошима | Дт 311 Кт 46 | Виписка банку |
| Внесок майном | Дт 10, 20, 28 Кт 46 | Акт приймання-передачі й оцінка майна |
| Нарахування дивідендів | Дт 443 Кт 671 | Протокол зборів, розрахунок |
| Позика від учасника | Дт 311 Кт 685 або 50 | Договір позики, графік повернення |
| Вихід учасника | Розрахунки з учасником за вартістю частки | Заява, рішення зборів, розрахунок |
Дивіденди виплачуються лише з прибутку за даними фінансової звітності, тому без правильного обліку власник не може законно отримати гроші з компанії. Поворотна фінансова допомога від учасника, не повернута вчасно, має податкові наслідки, і строки її повернення контролюються в обліку.
Строки зберігання документів ТОВ
| Документи | Мінімальний строк |
|---|---|
| Первинні документи, регістри обліку | Не менше 3 років, а для податкових цілей не менше 1 095 днів після подання звітності |
| Річна фінансова звітність | Постійно |
| Договори й документи за основними засобами | Весь строк дії та після завершення за переліком строків зберігання |
| Кадрові документи, відомості нарахування зарплати | До 75 років |
| Установчі документи, протоколи зборів учасників | Постійно |
Без документів контролюючий орган не визнає витрати чи податковий кредит і донараховує податки, штрафи й пеню. Якщо документи втрачено, ТОВ повідомляє податкову й відновлює їх у встановлений строк, інакше витрати за ними вважаються непідтвердженими.
Типові помилки в бухгалтерському обліку ТОВ
Помилки в обліку майже завжди пов'язані з порушенням графіка документів, відсутністю облікової політики або звірок. Вони накопичуються непомітно й виявляються під час закриття року, перевірки або продажу компанії, коли виправляти їх найдорожче.
| Помилка | До чого призводить | Як її уникнути |
|---|---|---|
| Документи передають пачкою наприкінці кварталу | Втрачені документи, прострочені податкові накладні, розбіжності з контрагентами | Щотижневий графік подання й електронний документообіг |
| Операція проведена без первинного документа | Витрати не визнаються, донарахування податку на прибуток | Перевірка реквізитів до відображення операції |
| Облікова політика не затверджена | Різні методи в різних періодах, спори з податковою щодо оцінок | Наказ з методами й щорічний перегляд |
| Розрахунки не звіряються з контрагентами | Прихована заборгованість і спірні суми | Квартальні акти звірки |
| Інвентаризацію не проводять | Облікові залишки не збігаються з фактичними | Інвентаризація перед річною звітністю |
| Внески до статутного капіталу не контролюються | Неоплачений капітал і питання від покупця частки | Окремий облік заборгованості учасників |
| Облік веде одна людина без заміни | Збій під час відпустки чи звільнення | Регламент і резервний виконавець |
Якщо облік уже запущено, його стан допоможе оцінити перевірка бухгалтерського обліку ТОВ, а пропущені періоди повертає відновлення бухгалтерського обліку ТОВ.
Від чого залежить вартість бухгалтерського обліку ТОВ
Вартість залежить від обсягу роботи, а не від назви послуги. Два ТОВ на одній системі оподаткування можуть відрізнятися за обсягом у кілька разів: одне має десять документів на місяць, інше - склад, валютні контракти й двадцять працівників. Повний розбір складових наведено на сторінці про ціни на бухгалтерське обслуговування ТОВ.
| Чинник | Як впливає на обсяг роботи |
|---|---|
| Кількість первинних документів і банківських операцій | Визначає час на обробку, звірки й закриття місяця |
| Система оподаткування | ПДВ і податок на прибуток додають розрахунки, накладні й декларації |
| Валютні й зовнішньоекономічні операції | Додають курсові різниці, контроль граничних строків і податки з виплат нерезидентам |
| Склади, виробництво, основні засоби | Потребують аналітики запасів, калькуляції й амортизації |
| Кількість працівників | Впливає на обсяг зарплатного й кадрового обліку |
| Стан обліку на старті | Запущений облік потребує відновлення до щомісячної роботи |
Нормативно-правова база бухгалтерського обліку ТОВ
Бухгалтерський облік ТОВ регулюється Законом про бухгалтерський облік, національними положеннями (стандартами), Планом рахунків і порядками документального забезпечення, інвентаризації, касових операцій та зберігання документів. Правила окремих ділянок описано на сторінках відповідних розділів.
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
- Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»
- Податковий кодекс України
- НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»
- План рахунків бухгалтерського обліку та Інструкція про його застосування
- Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку
- Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань
- Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні
- Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання
Що робить бухгалтер ТОВ, а що залишається за директором
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, фіксування всіх операцій у первинних документах і збереження документів, регістрів і звітності несе керівник або власник ТОВ - це прямо встановлює стаття 8 Закону про бухгалтерський облік. Та сама стаття дозволяє доручити ведення обліку на договірних засадах підприємству чи спеціалісту, тому бухгалтер обробляє документи, веде регістри, звіряє розрахунки й готує звітність, а рішення, підписи й платежі залишаються за директором.
| Напрям | Директор ТОВ | Бухгалтер |
|---|---|---|
| Первинні документи | Передає документи за графіком і пояснює незрозумілі операції | Перевіряє реквізити, відображає операції, запитує відсутні документи |
| Банк і платежі | Підписує платежі й тримає доступ до рахунку | Працює з виписками в режимі перегляду, готує дані для платежів |
| Облікова політика | Затверджує наказом | Готує проєкт і пояснює вплив кожного методу на цифри |
| Закриття періоду | Погоджує спірні питання | Закриває місяць за графіком і формує внутрішні звіти |
| Звітність | Підписує електронним підписом | Готує форми, перевіряє їх і контролює прийняття |
Директор може в будь-який момент попросити пояснення щодо будь-якої суми, отримати оборотно-сальдову відомість і копії поданих форм. Облік пов'язаний з іншими напрямами: податки описано на сторінці про податковий облік ТОВ, нарахування працівникам - на сторінці про зарплатний облік ТОВ, кадрові документи - на сторінці про кадровий облік ТОВ.
Дистанційний бухгалтерський облік ТОВ
Банківські виписки, податкові накладні, електронні первинні документи й звітність уже існують в електронному вигляді, тому бухгалтерський облік ТОВ ведеться дистанційно без втрати контролю. Документи передаються через електронний документообіг або хмарну облікову програму, звітність подається через електронний кабінет, а на місці залишаються лише інвентаризації. Документи підписуються електронним підписом директора, а доступ до банку надається лише на перегляд. Формат роботи описано на сторінці про онлайн-бухгалтера для ТОВ.
Діагностика обліку
Який бухгалтерський облік потрібен вашому ТОВ
Шість питань показують, який обсяг обліку потрібен вашому ТОВ і на які ділянки звернути увагу насамперед.
- До 50
- Від 50 до 300
- Понад 300
- Штатний бухгалтер
- Зовнішній виконавець або ФОП
- Директор самостійно або облік не ведеться
- Ведеться вчасно, розбіжностей немає
- Є запізнення з обробкою документів
- Є прострочена звітність або нез'ясовані залишки
- Один вид діяльності, прості операції
- Кілька видів діяльності
- Виробництво, будівництво або зовнішньоекономічні операції
- Ні або мінімально
- Є кілька об'єктів або один кредит
- Значний парк майна, кілька кредитів чи позик
- Вчасно, в електронному вигляді
- Частково вчасно
- Пачкою наприкінці періоду
Це довідкова інформація, а не консультація.
Послуги з бухгалтерського обліку ТОВ
Постановка бухгалтерського обліку
Облікова база, залишки, робочий план рахунків і порядок роботи з документами.
Детальніше →Ведення бухгалтерського обліку
Щоденна обробка документів, облік операцій на рахунках, звірки й закриття місяців за єдиним графіком.
Детальніше →Розробка облікової політики
Методи оцінки, амортизації й визнання доходів із затвердженням наказом.
Детальніше →Оформлення первинних документів
Перевірка реквізитів, графік подання й електронний обмін документами.
Детальніше →Облік грошових коштів і банківських операцій
Банківські виписки, касові операції та звірка залишків на рахунках.
Детальніше →Облік розрахунків із контрагентами
Заборгованість покупців і постачальників, аванси та акти звірки.
Детальніше →Облік товарно-матеріальних запасів
Надходження, переміщення й списання товарів та матеріалів.
Детальніше →Облік основних засобів
Придбання, введення в експлуатацію, амортизація й вибуття майна.
Детальніше →Облік нематеріальних активів
Права, програмне забезпечення, ліцензії та їх амортизація.
Детальніше →Облік доходів і витрат
Визнання доходів, склад витрат і формування фінансового результату.
Детальніше →Облік кредитів і позик
Договори, графіки платежів і нарахування відсотків.
Детальніше →Облік зовнішньоекономічної діяльності
Імпорт, експорт, валютні розрахунки та курсові різниці.
Детальніше →Проведення інвентаризації
Перевірка наявності майна й розрахунків перед складанням звітності.
Детальніше →Закриття місяця й року
Нарахування, амортизація, звірки та остаточні дані за період.
Детальніше →Відновлення бухгалтерського обліку
Аналіз залишків, відновлення документів і регістрів, виправлення помилок та закриття запущених періодів.
Детальніше →Облік ТОВ під час купівлі та продажу компанії
Бухгалтерський облік ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) перевіряють, впорядковують, передають і налагоджують на кожному етапі угоди з купівлі-продажу. Покупець бачить, що насправді стоїть за документами, регістрами, залишками та звітністю компанії, а власник заздалегідь закриває прогалини в документах, звіряє залишки й проводить інвентаризацію до показу.
Під час передачі бухгалтер складає акт з документами, регістрами, залишками та обліковою політикою. Новому власнику він допомагає перевірити прийняте й налагодити регулярне ведення обліку.
Перевірка бухгалтерського обліку ТОВ перед купівлею
Аналіз документів, регістрів, залишків і звітності з боку покупця.
Детальніше →Підготовка бухгалтерського обліку ТОВ до продажу
Упорядкування документів, звірка залишків, інвентаризація та звітність перед показом.
Детальніше →Передача бухгалтерського обліку при продажу ТОВ
Передача документів, регістрів, залишків і облікової політики за актом.
Детальніше →Бухгалтерський облік ТОВ після зміни власника
Прийняття документів, перевірка залишків і налагодження регулярного ведення обліку.
Детальніше →
Замовити бухгалтерський облік для компанії-фірми ТОВ
Бухгалтерський облік ТОВ, у якому кожна операція підтверджена документом, облікова політика затверджена, а місяць закривається в одні й ті самі строки, дає власнику дані, на які можна спиратися в розмові з банком, контрагентами, покупцем частки й контролюючими органами. Бухгалтер ТОВ закріплює графік подання документів і порядок закриття періодів, а доступ до банку має лише для перегляду. Платежі, підписи й рішення залишаються за директором.
Отримати консультацію
Кейси з бухгалтерського обліку ТОВ
Облік курсових різниць імпортного ТОВ
Імпортне ТОВ перераховувало видані аванси постачальникам за курсом на кожну дату балансу, і собівартість товару «стрибала» разом із гривнею. Облік курсових різниць приведено до П(С)БО 21, а вартість імпорту стала зрозумілою й стабільною.
Детальніше →Облік запасів оптового ТОВ
Оптове ТОВ роками закривало розбіжності на складі «взаємозаліком» усіх надлишків і нестач. Облік запасів перебудовано: пересортицю оформлено за правилами інвентаризації, нестачі - з причинами, а залишки в програмі збігаються зі складом.
Детальніше →Облік основних засобів будівельного ТОВ
Будівельне ТОВ провело інвентаризацію техніки перед кредитом і з'ясувало, що реєстр основних засобів не відповідає дійсності. Облік автопарку й обладнання приведено у відповідність, амортизацію перераховано, а банк отримав підтверджений перелік застави.
Детальніше →Перевірка бухгалтерського обліку логістичного ТОВ
Покупець частки логістичного ТОВ отримав звітність з гарним прибутком. Перевірка обліку показала безнадійну дебіторку, техніку, яка не належить компанії, і податкові ризики - ціну угоди переглянули на чверть.
Детальніше →Ведення бухгалтерського обліку ТОВ у сфері послуг
Консалтингове ТОВ отримувало підписані акти від клієнтів через місяць-два, і дохід «переїжджав» між періодами. Ведення перебудовано під дату надання послуги: результат місяців вирівнявся, а податкові накладні реєструються вчасно.
Детальніше →Впровадження бухгалтерського обліку виробничого ТОВ
Виробниче ТОВ вело склад, зарплату й бухгалтерію в трьох різних програмах, і собівартість ніхто не знав. Облік зведено в одну базу, закриття місяця прискорилося втричі, а ціни переглянуто від реальної собівартості.
Детальніше →Постановка бухгалтерського обліку нового ТОВ у сфері IT
Нове IT-ТОВ з іноземними клієнтами й власним продуктом. Облік поставлено до першого інвойсу: валютна виручка, курсові різниці, капіталізація розробки й права на код закладено в облікову політику.
Детальніше →Відновлення бухгалтерського обліку торговельного ТОВ
Торговельне ТОВ залишилося без бухгалтера й без звірок за пів року. Облік відновлено з найстарішого місяця, 85% платежів без документів підтверджено, залишки зведено з банком і складом.
Детальніше →Поширені запитання про бухгалтерський облік ТОВ
Хто відповідає за бухгалтерський облік ТОВ?
За організацію бухгалтерського обліку та збереження документів відповідає керівник товариства. Виконавець, якому доручено облік, дотримується методології та складає звітність у строк, але створити умови для ведення обліку й вчасно передавати документи має директор. Це не змінюється, навіть якщо облік веде зовнішня організація.
Чи обов'язково ТОВ мати штатного бухгалтера?
Ні. Закон дозволяє підприємству самостійно обрати форму організації обліку: ввести до штату бухгалтера чи створити бухгалтерську службу, користуватися послугами спеціаліста-підприємця, доручити облік на договірних засадах централізованій бухгалтерії чи підприємству або вести його самостійно. Самостійне ведення директором не допускається на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, а підприємство, що становить суспільний інтерес, зобов'язане утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером.
Які документи ТОВ має передавати бухгалтеру щомісяця?
Первинні документи за договорами з контрагентами, банківські виписки, касові документи, звіти матеріально відповідальних осіб, документи на надходження й вибуття майна, а також кадрові накази, що впливають на нарахування. Щоб облік велося без розбіжностей, кожен документ має бути оформлений з усіма реквізитами до передачі.
Що робити, якщо первинні документи надходять із запізненням?
Операцію відображають за датою, на яку вона відбулася, якщо період ще не закрито. Якщо період закрито, питання вирішують за правилами облікової політики й, за потреби, виправляють дані наступного періоду чи уточнюють звітність. Тому в обліку закріплюють крайню дату подання документів, після якої період закривається.
Як змінити виконавця, який веде облік ТОВ, без зупинки роботи?
Спочатку складають акт передачі документів та залишків, потім звіряють оборотно-сальдову відомість з банківськими виписками й актами звірки. Новий бухгалтер перевіряє облікову політику й, за потреби, оновлює її. Така передача дозволяє продовжити облік без розривів, а відповідальність виконавця за попередні періоди визначається договором із ним.
Чи може бухгалтер вести облік ТОВ дистанційно?
Може. Первинні документи обмінюються в електронному вигляді, а підписи ставляться кваліфікованим електронним підписом. Доступ до банку для бухгалтера можна обмежити лише переглядом, тому платіжні рішення залишаються за директором, а дистанційна робота не знижує контроль власника над грошима.
Чи можна відновити облік ТОВ за попередні періоди, якщо його не вели?
Так. Облік відновлюють за первинними документами, банківськими виписками та даними контрагентів, а відсутні документи запитують повторно або оформлюють заново. Відновлення йде послідовно, від першого періоду з розбіжностями, і дані вже закритих періодів змінюють лише за письмовим рішенням директора.
Від чого залежить вартість бухгалтерського обслуговування для ТОВ?
Вартість залежить від кількості первинних документів, системи оподаткування, наявності валютних операцій, складів і виробництва та від стану обліку на старті. Для ТОВ із запущеним обліком до регулярного обслуговування додається відновлення за пропущені періоди.
Як змінюється облік, коли ТОВ переходить до іншої категорії підприємства?
Категорію визначають за критеріями Закону про бухгалтерський облік за даними фінансової звітності. Якщо ТОВ переходить із малого до середнього, змінюється склад обов'язкової звітності: з'являються звіт про рух грошових коштів і звіт про власний капітал, зростають вимоги до приміток. Облік у такий період готують заздалегідь, щоб нові форми формувалися з даних без додаткового переопрацювання.
