Бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ
Бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ - дебіторська й кредиторська заборгованість, аванси, акти звірки та резерв сумнівних боргів для компанії-фірми ТОВ
Звірка боргів із покупцями та постачальниками компанії-фірми ТОВ
Бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ (товариства з обмеженою відповідальністю) показує, хто винен компанії, кому винна компанія і за якими документами. Ми ведемо розрахунки за договорами, відображаємо аванси, готуємо акти звірки, контролюємо строки й розраховуємо резерв сумнівних боргів. Директор компанії-фірми ТОВ бачить реальну заборгованість покупців і постачальників та може вчасно ухвалити рішення про стягнення, відстрочку чи взаємозалік.
- Для чого директору бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами компанії-фірми ТОВ
- Які рахунки ТОВ використовує для обліку розрахунків із контрагентами
- Які операції з контрагентами ТОВ відображає в обліку
- Резерв сумнівних боргів
- Приклад звірки розрахунків із покупцем ТОВ
- Як відбувається бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ
- Аналіз заборгованості й договорів
- Налаштування аналітики
- Відображення операцій
- Звірка з контрагентами
- Резерв і переоцінка
- Контроль строків і звітність
- Що отримує ТОВ після налаштування бухгалтерського обліку розрахунків із контрагентами
- Типові помилки у бухгалтерському обліку розрахунків із контрагентами ТОВ
- Інструменти й автоматизація обліку розрахунків із контрагентами ТОВ
- Нормативно-правова база бухгалтерського обліку розрахунків із контрагентами ТОВ
- Що ми робимо, а що залишається за директором
- Який формат обліку розрахунків із контрагентами потрібен вашому ТОВ
- Пов'язані послуги з бухгалтерського обліку ТОВ
- Впровадження бухгалтерського обліку
- Постановка бухгалтерського обліку
- Ведення бухгалтерського обліку
- Розробка облікової політики
- Оформлення первинних документів
- Облік грошових коштів і банківських операцій
- Облік товарно-матеріальних запасів
- Облік основних засобів
- Облік нематеріальних активів
- Облік доходів і витрат
- Облік кредитів і позик
- Облік зовнішньоекономічної діяльності
- Проведення інвентаризації
- Закриття місяця й року
- Відновлення бухгалтерського обліку
- Кейси з бухгалтерського обліку ТОВ
- Замовити бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами компанії-фірми ТОВ
- Поширені запитання про бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ
- Що таке бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ і що він включає?
- Чим дебіторська заборгованість відрізняється від кредиторської в ТОВ?
- Чи обов'язково складати акти звірки з контрагентами ТОВ?
- Що таке резерв сумнівних боргів і як його розраховують?
- Як відобразити аванс, виданий постачальнику ТОВ?
- Що робити, якщо спливає строк позовної давності за боргом контрагента?
- Чи може ТОВ провести взаємозалік заборгованості з контрагентом?
- Як у ТОВ переоцінюють заборгованість в іноземній валюті?
Для чого директору бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами компанії-фірми ТОВ
Заборгованість покупців є грошима, які ТОВ уже заробило, але ще не отримало, а заборгованість перед постачальниками це зобов'язання, яке потрібно сплатити. Якщо розрахунки обліковуються лише загальною сумою, директор не бачить, хто саме й за яким договором має заплатити та які борги вже прострочені. Бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ закріплює кожну суму за договором і документом, тому реальну картину видно без ручних зведень.
| Питання директора | Що дає бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами |
|---|---|
| Хто винен ТОВ і скільки | Реєстр дебіторської заборгованості за контрагентами, договорами й документами. |
| Кому винне ТОВ | Реєстр кредиторської заборгованості зі строками оплати. |
| Які борги прострочені | Перелік прострочених сум зі строками й відповідальними. |
| Чи збігаються дані з контрагентом | Акти звірки з поясненням розбіжностей. |
| Скільки грошей заморожено в авансах | Облік виданих і отриманих авансів до закриття документами. |
| Чи є сумнівні борги | Резерв сумнівних боргів і перелік заборгованості, що потребує претензійної роботи. |
Які рахунки ТОВ використовує для обліку розрахунків із контрагентами
У бухгалтерському обліку розрахунки відображають на рахунках класів 3 і 6 Плану рахунків. За кожним рахунком ведуть аналітику за контрагентами й договорами, інакше за сумою неможливо визначити, за що саме винен контрагент.
| Рахунок | Що обліковує | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» | Заборгованість покупців за відвантажені товари, роботи й послуги (361 вітчизняні, 362 іноземні) | Дата виникнення заборгованості й строк оплати за договором |
| 37 «Розрахунки з різними дебіторами» | Аванси видані (371), підзвітні суми (372) та інша дебіторська заборгованість | Закриття авансів документами |
| 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» | Заборгованість перед постачальниками (631 вітчизняні, 632 іноземні) | Строки оплати й відповідність цін договору |
| 68 «Розрахунки за іншими операціями» | Аванси отримані (681) та розрахунки з іншими кредиторами (685) | Зобов'язання виконати поставку або повернути кошти |
| 38 «Резерв сумнівних боргів» | Резерв під сумнівну дебіторську заборгованість | Метод розрахунку, закріплений в обліковій політиці |
ТОВ із великою кількістю договорів налаштовують аналітику за контрагентом, договором і документом розрахунку. Такий бухгалтерський облік дозволяє за кілька хвилин побачити, які відвантаження оплачено, а які ні, і підготувати акт звірки без ручних зведень.
Які операції з контрагентами ТОВ відображає в обліку
У бухгалтерському обліку кожна операція відображається на підставі документа й договору. Нижче основні операції та їхні особливості.
| Операція | Документи | Особливості |
|---|---|---|
| Відвантаження товару чи надання послуги покупцю | Договір, видаткова накладна або акт | Дебіторська заборгованість виникає на дату відвантаження чи надання послуги |
| Передоплата від покупця | Виписка банку, договір, рахунок | Аванс отриманий є зобов'язанням, поки не здійснено поставку |
| Оплата постачальнику наперед | Платіжне доручення, договір | Аванс виданий закривається накладною або актом |
| Отримання товарів чи послуг | Накладна або акт, договір | Кредиторська заборгованість зі строком оплати за договором |
| Часткова оплата | Виписка банку, платіжне доручення | Розподіл платежу за договорами й документами |
| Взаємозалік | Угода сторін або заява про зарахування | Погоджується директором і оформлюється окремим документом |
| Повернення товару | Накладна на повернення, платіжний документ | Коригування заборгованості й запасів |
| Списання безнадійної заборгованості | Результати інвентаризації, наказ директора | Списання за рахунок резерву сумнівних боргів |
Резерв сумнівних боргів
Поточну дебіторську заборгованість, щодо якої є невпевненість у погашенні, відносять до сумнівної та відображають через резерв. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 передбачає два способи розрахунку резерву, за абсолютною сумою сумнівної заборгованості й на основі класифікації дебіторської заборгованості. Обраний спосіб фіксується в обліковій політиці ТОВ, а безнадійну заборгованість списують за рахунок резерву.
Приклад звірки розрахунків із покупцем ТОВ
Нижче умовна звірка заборгованості одного покупця на кінець місяця. ТОВ, які проводять звірки за графіком, знаходять причини розбіжностей, поки платежі й накладні легко відстежити.
| Показник | Сума, грн |
|---|---|
| Заборгованість покупця за даними ТОВ | 480 000 |
| Заборгованість за даними покупця | 420 000 |
| Розбіжність | 60 000 |
| Відвантаження наприкінці місяця, яке покупець ще не відобразив | 40 000 |
| Оплата покупця, яка ще не надійшла на рахунок ТОВ | 20 000 |
| Заборгованість після врахування обох операцій | 460 000 |
Розбіжність виникла через різницю в датах відображення в бухгалтерському обліку сторін, а не через спір про суму. Після оприбуткування накладної покупцем і зарахування платежу обидві сторони мають заборгованість 460 000 грн. Підписаний сторонами акт звірки фіксує цю суму і може свідчити про визнання боргу.
Як відбувається бухгалтерський облік розрахунків із контрагентами ТОВ
Налаштування бухгалтерського обліку розрахунків проходить шість етапів: від аналізу договорів і боргів до щомісячного контролю строків. Ми працюємо за документами й договорами, а рішення про претензії, відстрочки й списання ухвалює директор.
Аналіз заборгованості й договорів
Вивчаємо договори, умови оплати та поточні залишки за контрагентами, виявляємо прострочені й спірні суми.
Налаштування аналітики
Налаштовуємо облік за контрагентами, договорами й документами розрахунку та правила закриття авансів.
Відображення операцій
Відображаємо відвантаження, надходження, оплати та взаємозаліки на підставі документів і виписок.
Звірка з контрагентами
Готуємо акти звірки за узгодженим графіком і пояснюємо розбіжності разом із контрагентами.
Резерв і переоцінка
Розраховуємо резерв сумнівних боргів за обраним способом і переоцінюємо валютні розрахунки на дату балансу.
Контроль строків і звітність
Ведемо реєстри заборгованості зі строками та передаємо директору перелік сум, що потребують рішення.
Що отримує ТОВ після налаштування бухгалтерського обліку розрахунків із контрагентами
Після налаштування бухгалтерського обліку розрахунків директор отримує реєстри та акти, за якими видно, хто винен ТОВ, кому винне ТОВ і які суми потребують рішення. Нижче перелік того, що отримує ТОВ.
| Результат | Що в ньому |
|---|---|
| Облікові регістри | Розрахунки за контрагентами, договорами та документами. |
| Реєстр дебіторської заборгованості | Суми, строки оплати та відповідальні за кожним покупцем. |
| Реєстр кредиторської заборгованості | Зобов'язання перед постачальниками зі строками оплати. |
| Акти звірки | Підтверджені залишки та пояснення розбіжностей. |
| Розрахунок резерву сумнівних боргів | Сума резерву за обраним способом з обґрунтуванням. |
| Перелік прострочених сум | Заборгованість, що потребує рішення директора щодо претензії чи відстрочки. |
Типові помилки у бухгалтерському обліку розрахунків із контрагентами ТОВ
Помилки в бухгалтерському обліку розрахунків із контрагентами майже завжди проявляються під час звірки або спору про оплату. Нижче найпоширеніші з них і способи їх уникнути.
| Помилка | До чого призводить | Як уникають |
|---|---|---|
| Оплату не віднесено до договорів і документів | Невідомо, які відвантаження оплачено | Розподіл платежів за договорами й документами |
| Аванси не закриваються документами | Дебіторська заборгованість завищена | Контроль строків закриття авансів |
| Облік без аналітики за договорами | Суперечки під час звірок | Облік за контрагентом, договором і документом |
| Акти звірки не складаються | Розбіжності виявляють під час спору | Звірки за узгодженим графіком |
| Не відстежуються строки позовної давності | Борг неможливо стягнути в судовому порядку | Реєстр заборгованості з датами виникнення |
| Валютну заборгованість не переоцінено | Фінансовий результат спотворений курсовими різницями | Переоцінка на дату балансу за курсом Національного банку |
Інструменти й автоматизація обліку розрахунків із контрагентами ТОВ
Для бухгалтерського обліку розрахунків потрібен реєстр, у якому кожна сума прив'язана до договору, і спосіб швидко готувати звірки. Вибір залежить від кількості контрагентів і документів.
| Рішення | Коли підходить | Особливості |
|---|---|---|
| Excel або Google Таблиці | До кількох десятків контрагентів | Реєстр із формулами для строків і прострочення |
| Облікова програма з аналітикою за договорами | Розрахунки ведуться в програмі | Звіт за контрагентами й договорами формується з документів |
| Електронний обмін актами звірки | Багато контрагентів і регулярні звірки | Підписання кваліфікованим електронним підписом і відстеження статусу |
| Дашборд заборгованості | Директору потрібен огляд боргів в одному місці | Прострочені суми, динаміка та розподіл за контрагентами |
Для компанії-фірми ТОВ з невеликою кількістю контрагентів достатньо реєстру й чіткого графіка звірок, а зі зростанням обсягу переходять до електронного обміну. Управлінський контроль строків і оборотності описано на сторінці облік і контроль заборгованості ТОВ.
Нормативно-правова база бухгалтерського обліку розрахунків із контрагентами ТОВ
Відображення розрахунків визначають Закон про бухгалтерський облік, План рахунків і стандарт щодо дебіторської заборгованості, а права й обов'язки сторін Цивільний кодекс.
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
- Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій
- Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість»
- Цивільний кодекс України
Що ми робимо, а що залишається за директором
Облік розрахунків із контрагентами ТОВ охоплює налаштування аналітики, відображення операцій, облік авансів, підготовку актів звірки, контроль строків і розрахунок резерву сумнівних боргів. Рішення про претензії, відстрочки, взаємозалік і списання безнадійної заборгованості ухвалює директор ТОВ. Акти звірки та інші документи від імені ТОВ підписують уповноважені особи, а ми готуємо їх і перевіряємо.
Первинні документи для розрахунків описано на сторінці оформлення первинних документів ТОВ, платежі за виписками на сторінці облік грошових коштів і банківських операцій ТОВ, а залишки розрахунків підприємства ТОВ підтверджує інвентаризація. Усі послуги з обліку зібрано на сторінці бухгалтерський облік ТОВ.
Який формат обліку розрахунків із контрагентами потрібен вашому ТОВ
Шість питань показують, який формат обліку розрахунків підійде вашому ТОВ і що варто налаштувати насамперед.
- До 20
- Від 20 до 100
- Понад 100
- За договорами й документами в обліку
- У таблицях
- Лише загальними сумами
- Ні
- Іноді
- Регулярно, і видані, і отримані
- Регулярно за графіком
- Лише за запитом
- Не виконуються
- Ні
- Є окремі суми
- Значна, частина давно
- Ні
- Так, іноді
- Так, регулярно
Це довідкова інформація, а не консультація.
Копотієнко Сергій ФедоровичЗадати питання бухгалтеру
Головний бухгалтер з обліку ТОВ