Дистанційний облік ТОВ

Основні принципи дистанційного обліку ТОВ

Дистанційний облік ТОВ працює надійно лише тоді, коли обмін документами, доступи й відповідальність розподілено заздалегідь. Тому весь формат будується на шести принципах, які залишаються незмінними для кожного напряму обліку.

Хто за що відповідає під час дистанційного обліку ТОВ

Дистанційний формат не змінює відповідальності директора, а лише переносить роботу в електронне середовище. Тому ролі розподіляються однаково для всіх напрямів: що робить кожен учасник і що ніколи не передається. У таблиці наведено цей розподіл.

Отже, бухгалтер готує і контролює, а директор вирішує й підписує. Саме така межа забезпечує безпеку компанії-фірми ТОВ, і вона закріплюється в регламенті на початку співпраці.

Дистанційний управлінський облік ТОВ

Дистанційний управлінський облік ТОВ дає директору внутрішню картину бізнесу: витрати, прибутковість напрямів, рух коштів і відхилення від плану. Дані беруться з банківських виписок, первинних документів і договорів, а звіти надходять електронно за узгодженим графіком, тож штатний фінансист для цього не потрібен. Докладніше про управлінський облік ТОВ.

Переваги дистанційного управлінського обліку ТОВ

Директор бачить показники у визначені дні й у звичному форматі, а не після окремого запиту.

• звіти формуються за єдиною структурою статей, тому періоди можна порівнювати між собою;
• управлінські дані відокремлено від податкових, тож рішення не залежать від податкових обмежень;
• пояснення до відхилень надходять разом зі звітом, без окремих нарад в офісі.

Обов’язкові умови дистанційного управлінського обліку ТОВ

Для дистанційного управлінського обліку ТОВ потрібні такі умови:

• директор визначає показники, потрібні для керування, а також центри відповідальності й статті доходів та витрат;
• виписки банку, договори, акти й накладні надходять вчасно та в повному обсязі;
• внутрішні угоди, що впливають на розподіл витрат, передаються для віднесення на статті;
• узгоджено графік звітів і відповідальну особу з боку ТОВ.

Процес дистанційного управлінського обліку ТОВ

1. Узгоджуємо структуру статей, центрів відповідальності та періодичність звітів.
2. Налаштовуємо передачу банківських виписок і первинних документів.
3. Щомісяця формуємо управлінські звіти за узгодженою структурою.
4. Пояснюємо відхилення від плану й узгоджуємо правки з директором.
5. Оновлюємо структуру, якщо змінюється діяльність або з’являються нові напрями.

Результат дистанційного управлінського обліку ТОВ

Директор отримує набір документів, за яким можна ухвалювати рішення без звернення до бухгалтера:

• перелік статей і центрів відповідальності;
• звіт про доходи й витрати за період;
• звіт про рух коштів;
• порівняння плану з фактом;
• короткі пояснення до суттєвих відхилень.

Дистанційний бухгалтерський облік ТОВ

Дистанційний бухгалтерський облік ТОВ — це ведення рахунків, відображення господарських операцій і підготовка фінансової звітності за первинними документами, які надходять електронно. Облікова політика, план рахунків і вимоги до первинних документів не відрізняються від тих, що діють під час роботи в офісі. Докладніше про бухгалтерський облік ТОВ.

Переваги дистанційного бухгалтерського обліку ТОВ

Операції відображаються в міру надходження документів, а не наприкінці періоду, тому розбіжності видно одразу.

• облікова політика однакова для всього ТОВ і не залежить від того, хто саме веде облік;
• доступ до даних мають лише директор і визначені особи;
• облік не прив’язаний до місцезнаходження ТОВ чи бухгалтера.

Обов’язкові умови дистанційного бухгалтерського обліку ТОВ

Дистанційний бухгалтерський облік ТОВ працює за таких умов:

• первинні документи передаються електронно: у вигляді електронних оригіналів з КЕП або скан-копій підписаних документів;
• оригінали, які закон вимагає зберігати на папері, лишаються в ТОВ або передаються поштою;
• банківські виписки надходять за графіком, а бухгалтер має до рахунку доступ лише для перегляду;
• затверджено облікову політику й визначено особу, відповідальну за передачу документів.

Процес дистанційного бухгалтерського обліку ТОВ

1. Отримуємо первинні документи через узгоджений електронний канал.
2. Перевіряємо реквізити документів і їх відповідність договорам.
3. Відображаємо операції на рахунках і звіряємо їх з банком та контрагентами.
4. Закриваємо період і формуємо оборотно-сальдову відомість.
5. Передаємо директору результати періоду та перелік питань до первинних документів.

Результат дистанційного бухгалтерського обліку ТОВ

За підсумками періоду ТОВ має впорядкований облік і документи для перевірки:

• оборотно-сальдову відомість;
• журнали операцій і картки рахунків;
• акти звірки з контрагентами;
• фінансову звітність за період;
• перелік зауважень до первинних документів з пропозиціями щодо виправлення.

Дистанційний податковий облік ТОВ

Дистанційний податковий облік ТОВ охоплює розрахунок податків, ведення податкових реєстрів, контроль податкових накладних, платіжний календар і підготовку відповідей на запити контролюючого органу. Електронним кабінетом платника користується директор за допомогою КЕП, а ми готуємо документи, розрахунки та стежимо за строками. Докладніше про податковий облік ТОВ.

Переваги дистанційного податкового обліку ТОВ

Єдиний платіжний календар показує, що, коли й у якому порядку має бути подано та сплачено.

• розбіжності в документах видно до подання звітів, а не після запиту податкового органу;
• податкова позиція узгоджується з директором до платежу;
• відповіді на запити готуються без візитів в офіс.

Обов’язкові умови дистанційного податкового обліку ТОВ

Для дистанційного податкового обліку ТОВ потрібні такі умови:

• у директора є чинний КЕП і доступ до електронного кабінету платника;
• визначено систему оподаткування й порядок її зміни;
• первинні документи та податкові накладні надходять до закриття періоду;
• є оперативний зв’язок для відповідей на запити контролюючого органу.

Процес дистанційного податкового обліку ТОВ

1. Проводимо аудит поточного стану розрахунків із бюджетом.
2. Складаємо податковий календар за системою оподаткування ТОВ.
3. Щомісяця розраховуємо податки й готуємо проєкти документів.
4. Директор підписує документи КЕП і самостійно сплачує платежі.
5. Звіряємо стан розрахунків із бюджетом і повідомляємо про розбіжності.

Результат дистанційного податкового обліку ТОВ

Директор отримує підготовлений і зрозумілий комплект документів:

• розрахунки податків за період;
• податковий календар із нагадуваннями;
• податкові реєстри;
• проєкти відповідей на запити;
• довідку про стан розрахунків із бюджетом.

Дистанційний кадровий облік ТОВ

Дистанційний кадровий облік ТОВ — це оформлення прийняття, переведення, відпусток і звільнення електронними документами, ведення особових справ і військового обліку без особистої присутності кадровика. Накази та договори підписуються КЕП, а працівники ознайомлюються з ними онлайн за згодою сторін. Докладніше про кадровий облік ТОВ.

Переваги дистанційного кадрового обліку ТОВ

Накази готуються в день кадрової події, а не пізніше, коли про неї вже забули.

• усі працівники зведені в єдину базу, тому дані не розходяться між табелем, наказами й військовим обліком;
• строки повідомлень, договорів і відпусток відстежуються в календарі;
• формат підходить і для працівників, які самі працюють віддалено.

Обов’язкові умови дистанційного кадрового обліку ТОВ

Дистанційний кадровий облік ТОВ потребує таких умов:

• директор може підписувати документи КЕП, а працівники — підтверджувати ознайомлення узгодженим способом;
• працівники передають копії документів захищеним каналом;
• затверджено перелік кадрових документів і порядок ознайомлення з ними;
• повідомлення про прийняття на роботу директор подає перед початком роботи працівника.

Процес дистанційного кадрового обліку ТОВ

1. Збираємо дані працівника та копії необхідних документів.
2. Готуємо проєкти трудового договору й наказу.
3. Директор підписує документи КЕП, працівник ознайомлюється з ними.
4. Директор подає повідомлення про прийняття, а ми контролюємо строк.
5. Формуємо особову справу, вносимо дані до табеля й військового обліку.

Результат дистанційного кадрового обліку ТОВ

Після оформлення кожної події в ТОВ з’являється повний комплект документів:

• особові справи з описом;
• реєстр наказів і трудових договорів;
• графік відпусток;
• табель обліку робочого часу;
• військово-облікові документи працівників.

Дистанційний зарплатний облік ТОВ

Дистанційний зарплатний облік ТОВ — це розрахунок заробітної плати, відпускних і лікарняних, нарахування та утримання податків і єдиного внеску, а також формування відомостей і звітності за даними табеля й наказів. Виплату здійснює директор самостійно, адже бухгалтер має до рахунку доступ лише для перегляду. Докладніше про зарплатний облік ТОВ.

Переваги дистанційного зарплатного обліку ТОВ

Розрахунок готовий до дати виплати, а помилки в нарахуванні виявляються до того, як кошти буде виплачено.

• розрахункові листки надходять працівникам електронно;
• дані табеля й наказів перевіряються на збіг перед розрахунком;
• доступ до відомостей мають лише визначені особи, тому конфіденційність зберігається.

Обов’язкові умови дистанційного зарплатного обліку ТОВ

Для дистанційного зарплатного обліку ТОВ потрібні такі умови:

• табель і накази передаються за узгодженим графіком;
• працівники повідомляють про відпустки та лікарняні в узгоджений строк;
• директор погоджує відомість до виплати;
• виплату здійснює директор з рахунку ТОВ.

Процес дистанційного зарплатного обліку ТОВ

1. Збираємо табель, накази й листки непрацездатності.
2. Розраховуємо нарахування й утримання.
3. Формуємо розрахункову відомість і розрахункові листки.
4. Директор перевіряє відомість і здійснює виплату.
5. Готуємо звітність з єдиного внеску та податків із заробітної плати.

Результат дистанційного зарплатного обліку ТОВ

За підсумками кожного розрахункового періоду ТОВ має:

• розрахункову відомість;
• розрахункові листки працівників;
• реєстр нарахувань і утримань;
• розрахунки відпускних і лікарняних;
• дані для звітності з єдиного внеску та податків із заробітної плати.

Дистанційний корпоративний облік ТОВ

Дистанційний корпоративний облік ТОВ — це підготовка рішень і протоколів загальних зборів учасників, ведення реєстру учасників та статутних документів, супровід змін у складі учасників і статутних даних. Документи готуються електронно, а підписують їх учасники й директор за допомогою КЕП. Докладніше про корпоративний облік ТОВ.

Переваги дистанційного корпоративного обліку ТОВ

Учасники, які перебувають у різних містах або країнах, ухвалюють рішення без спільної зустрічі.

• архів корпоративних документів зберігається в одному місці й завжди актуальний;
• корпоративний календар нагадує про строки, пов’язані із затвердженням звітності та розподілом прибутку;
• проєкти документів готуються до зборів, а не під час них.

Обов’язкові умови дистанційного корпоративного обліку ТОВ

Дистанційний корпоративний облік ТОВ потребує таких умов:

• учасники мають КЕП або узгоджений статутом спосіб підтвердження рішення;
• є чинний статут і визначено порядок скликання та голосування;
• дані про учасників та їхні частки актуальні;
• директор подає документи державному реєстратору, якщо зміни потребують реєстрації.

Процес дистанційного корпоративного обліку ТОВ

1. Аналізуємо статут і наявні рішення учасників.
2. Готуємо проєкти рішень або протоколів.
3. Учасники підписують документи електронно.
4. Директор подає зміни державному реєстратору в електронній формі, якщо вони потрібні.
5. Зберігаємо документи в архіві та оновлюємо реєстр учасників.

Результат дистанційного корпоративного обліку ТОВ

Після завершення процедури ТОВ має впорядковані корпоративні документи:

• протоколи й рішення учасників;
• реєстр учасників із розмірами часток;
• актуальну редакцію статуту, якщо вона змінювалася;
• корпоративний календар.

Дистанційна звітність ТОВ

Дистанційна звітність ТОВ — це підготовка податкової, фінансової та статистичної звітності за календарем і її подання директором за допомогою КЕП через електронні кабінети. Ми збираємо дані, готуємо звіти й нагадуємо про строки, а перед поданням директор перевіряє та підписує кожен документ. Докладніше про звітність ТОВ.

Переваги дистанційної звітності ТОВ

Календар звітності з нагадуваннями знімає ризик пропустити строк, навіть якщо директор перебуває в роз’їздах.

• дані звіряються з обліком до подання, тому розбіжності не виявляються постфактум;
• електронне подання не потребує поїздок чи черг;
• квитанції про прийняття зберігаються в одному архіві.

Обов’язкові умови дистанційної звітності ТОВ

Дистанційна звітність ТОВ можлива за таких умов:

• у директора є чинний КЕП, який він не передає іншим особам;
• директор має доступ до електронних кабінетів, через які подаються звіти;
• облікові періоди закрито, а первинні документи надійшли вчасно;
• узгоджено, хто з боку ТОВ надає додаткові пояснення.

Процес дистанційної звітності ТОВ

1. Складаємо календар звітності за видами діяльності ТОВ.
2. Збираємо дані за період і звіряємо їх з обліком.
3. Готуємо звіти й надсилаємо директору на перевірку.
4. Директор підписує звіти КЕП і подає їх.
5. Зберігаємо квитанції та стежимо за відповідями контролюючих органів.

Результат дистанційної звітності ТОВ

Після кожного звітного періоду ТОВ має:

• підготовлені звіти за період;
• квитанції про прийняття звітів;
• актуальний календар звітності;
• архів поданих документів.

Дистанційна фіскалізація ТОВ

Дистанційна фіскалізація ТОВ — це підготовка до реєстрації РРО або ПРРО, налаштування обліку розрахункових операцій, контроль фіскальних чеків і звірка виручки з обліком. Чеки видає продавець на місці, а реєстраційні документи, регламент, звірка й облік виручки ведуться дистанційно. Докладніше про фіскалізацію ТОВ.

Переваги дистанційної фіскалізації ТОВ

Реєстрація РРО чи ПРРО готується без виїзду, а виручка в обліку збігається з фіскальними чеками.

• розбіжності між касою, еквайрингом і банком виявляються під час звірки;
• касири працюють за готовим регламентом;
• звіти реєстраторів розрахункових операцій передаються електронно.

Обов’язкові умови дистанційної фіскалізації ТОВ

Для дистанційної фіскалізації ТОВ потрібні такі умови:

• визначено касирів та відповідальних осіб на кожній точці;
• директор подає реєстраційні документи за допомогою КЕП;
• звіти РРО або ПРРО та виписки банку, зокрема за еквайрингом, передаються за графіком;
• у ТОВ дотримуються порядку видачі чеків, який ми узгодили.

Процес дистанційної фіскалізації ТОВ

1. Аналізуємо характер розрахункових операцій і визначаємо, що потрібно: РРО чи ПРРО.
2. Готуємо документи для реєстрації, а директор подає їх за допомогою КЕП.
3. Налаштовуємо порядок видачі чеків і передачі звітів.
4. Регулярно звіряємо чеки, звіти та виписки банку.
5. Відображаємо виручку в обліку.

Результат дистанційної фіскалізації ТОВ

Результатом є налагоджений облік розрахункових операцій:

• реєстраційні документи на РРО або ПРРО;
• регламент роботи касира;
• реєстр фіскальних звітів;
• акти звірки виручки з обліком і банком.

Дистанційний облік ТОВ на загальній системі оподаткування

Дистанційний облік ТОВ на загальній системі оподаткування — це повний бухгалтерський облік, облік ПДВ, податок на прибуток і відповідна звітність. Така система потребує більше документів, тому порядок передачі первинних документів і податкових накладних має бути найчіткішим. Докладніше про облік ТОВ на загальній системі оподаткування.

Переваги дистанційного обліку ТОВ на загальній системі оподаткування

Облік ПДВ, податкових накладних і податку на прибуток ведеться в одному контурі, тому показники узгоджені між собою.

• податковий кредит контролюється до подання декларації;
• податкові платежі прогнозуються заздалегідь;
• звітність готується з одного набору підтверджених даних.

Обов’язкові умови дистанційного обліку ТОВ на загальній системі оподаткування

Для дистанційного обліку ТОВ на загальній системі оподаткування потрібні такі умови:

• податкові накладні реєструє директор за допомогою КЕП у встановлені строки;
• документи від постачальників надходять із електронними оригіналами;
• облікова політика визначає методику обліку для ТОВ;
• щомісяця відбувається закриття періоду з погодженням директором.

Процес дистанційного обліку ТОВ на загальній системі оподаткування

1. Проводимо аудит обліку та налаштовуємо облікову політику.
2. Збираємо первинні документи й податкові накладні.
3. Розраховуємо ПДВ і податок на прибуток.
4. Узгоджуємо розрахунки з директором перед поданням.
5. Директор подає звіти, а ми зберігаємо підтвердження.

Результат дистанційного обліку ТОВ на загальній системі оподаткування

Директор отримує повний пакет для загальної системи:

• реєстри податкових накладних;
• розрахунки ПДВ та податку на прибуток;
• податкові декларації за період;
• фінансову звітність;
• пояснення до суттєвих показників.

Дистанційний облік ТОВ на єдиному податку

Дистанційний облік ТОВ на єдиному податку — це облік доходів, контроль відповідності умовам спрощеної системи, розрахунок податку й подання звітності. Спрощена система не скасовує бухгалтерського обліку, тому первинні документи та банківські виписки так само надходять електронно. Докладніше про облік ТОВ на єдиному податку.

Переваги дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку

Податковий контур простіший, а відповідність умовам спрощеної системи перевіряється регулярно, не лише під час подання декларації.

• зрозумілий календар платежів і звітів;
• доходи обліковуються за виписками й договорами без пропусків;
• зміни в діяльності оцінюються заздалегідь, до втрати права на спрощену систему.

Обов’язкові умови дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку

Дистанційний облік ТОВ на єдиному податку можливий за таких умов:

• ТОВ відповідає умовам єдиного податку, а ці умови перевіряються в кожному періоді;
• всі надходження на рахунки передаються з призначенням платежу та договорами;
• директор подає декларацію за допомогою КЕП;
• директор повідомляє про зміни в діяльності, які можуть вплинути на умови.

Процес дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку

1. Перевіряємо відповідність ТОВ умовам єдиного податку.
2. Облікуємо доходи за виписками й договорами.
3. Розраховуємо податок і єдиний внесок за працівників.
4. Директор підписує декларацію КЕП і подає її.
5. У кожному періоді повторно перевіряємо умови спрощеної системи.

Результат дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку

Результатом є прозорий облік доходів і своєчасна звітність:

• реєстр доходів;
• розрахунок єдиного податку;
• податкова декларація;
• повідомлення директору про зміни умов.

Дистанційний облік ТОВ на єдиному податку з ПДВ

Дистанційний облік ТОВ на єдиному податку з ПДВ поєднує облік доходів спрощеної системи та облік ПДВ: податкові накладні, податковий кредит, декларація з ПДВ. Такий облік потребує точної взаємодії з директором, адже реєстрація накладних і подання декларацій відбуваються з його КЕП. Докладніше про облік ТОВ на єдиному податку з ПДВ.

Переваги дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку з ПДВ

Облік доходів і ПДВ ведеться разом, тому податкові накладні та податковий кредит узгоджені з реальними операціями.

• податкові накладні готуються заздалегідь, а директору лишається підписати та зареєструвати їх;
• податковий кредит і зобов’язання звіряються до подання декларації;
• обидва контури мають спільний календар строків.

Обов’язкові умови дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку з ПДВ

Для дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку з ПДВ потрібні такі умови:

• ТОВ зареєстроване платником ПДВ, а реєстрація актуальна;
• директор реєструє податкові накладні в строк за допомогою КЕП;
• постачальники передають документи з електронними оригіналами;
• умови єдиного податку перевіряються так само регулярно, як і ПДВ-обов’язки.

Процес дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку з ПДВ

1. Перевіряємо відповідність умовам єдиного податку та статус платника ПДВ.
2. Облікуємо доходи й операції з ПДВ.
3. Готуємо податкові накладні та розрахунки коригування.
4. Розраховуємо єдиний податок і ПДВ та узгоджуємо їх із директором.
5. Директор подає декларації, а ми контролюємо календар.

Результат дистанційного обліку ТОВ на єдиному податку з ПДВ

Директор отримує комплект документів за двома контурами:

• реєстр доходів;
• реєстри податкових накладних;
• розрахунок ПДВ;
• декларації за період;
• календар строків для єдиного податку й ПДВ.

Безпека даних і контроль директора при дистанційному обліку ТОВ

Головне запитання директора до дистанційного обліку стосується безпеки: хто бачить документи, хто має доступ до рахунків і що буде, якщо зв’язок перервано. Тому ми закриваємо типові ризики правилами, а не обіцянками. У таблиці показано, як саме.

Таким чином, контроль над грошима, підписами й рішеннями залишається в директора, а бухгалтер отримує доступ лише до того, що потрібно для ведення обліку.

Типові помилки при переході на дистанційний облік ТОВ

Більшість проблем виникає не через дистанційний формат, а через відсутність правил його застосування, тому їх можна передбачити. У таблиці показано найпоширеніші помилки.

Як ТОВ переходить на дистанційний облік

Перехід на дистанційний формат не потребує зупинки роботи ТОВ, адже він відбувається поетапно: від аудиту до регулярного ведення. Етапи не залежать від напряму обліку.

1. Аудит і консультація

   Вивчаємо діяльність ТОВ, систему оподаткування, наявні документи та вимоги директора до формату.

2. Регламент обміну

   Узгоджуємо канали передачі документів, графік обміну, відповідальних осіб і строки видачі результатів.

3. Налаштування доступів

   Налаштовуємо захищене сховище та доступ до банку лише для перегляду, а КЕП лишається в директора.

4. Передача архіву й залишків

   Приймаємо наявні документи, звіряємо залишки та складаємо перелік питань до попереднього обліку.

5. Перший звітний період

   Ведемо перший період за новим форматом із підвищеним контролем і постійним зв’язком з директором.

6. Регулярне ведення

   Працюємо за графіком: приймаємо документи, ведемо облік, готуємо звіти та нагадуємо про строки.

Для кожного напряму ми також пропонуємо окрему послугу впровадження, де ця схема деталізована: бухгалтерський облік, податковий, управлінський, кадровий, зарплатний, корпоративний, звітність, фіскалізація, а також облік на загальній системі, єдиному податку та єдиному податку з ПДВ.