Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce

Комплексне бухгалтерське обслуговування ТОВ у сфері e-commerce

Інтернет-торгівля рідко обмежується одним каналом. Той самий товар продається на сайті, на кількох маркетплейсах і в Instagram, частина асортименту йде дропшипінгом, а закупівля - імпортом. Кожен напрям має свої гроші, документи й податкові наслідки: маркетплейс платить за вирахуванням комісії, служба доставки тримає післяплату, реклама в Google створює ПДВ, а товар у фулфілменті числиться на чужому складі. Якщо вести все це однією сумою, ні прибуток, ні податки не збігаються з реальністю.

Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce поєднує всі види обліку в одну систему, щоб дані сайту не розходилися з маркетплейсом, склад - з продажами, а податки - з виписками. Шість напрямів, де інтернет-торгівля найчастіше втрачає гроші, і що з ними робить бухгалтер:

Кожен напрям інтернет-торгівлі має свою облікову складність:

Напрям	Що ускладнює облік	Завдання бухгалтера
Інтернет-магазин на власному сайті	Еквайринг, передоплата, розрахунковий документ на кожне замовлення	Налаштування ПРРО, звірка платежів, облік передоплат
Маркетплейси	Виплата за вирахуванням комісії, логістики, штрафів і повернень	Розкладання звітів майданчика, контроль грошей у майданчика
Соцмережі та месенджери	Оплати без прив'язки до замовлення, післяплата, відмови при отриманні	Зіставлення оплат із замовленнями, облік відмов
Дропшипінг	Товар не проходить через склад ТОВ, модель договору визначає дохід	Відповідність договору, документів і проведень
Імпорт товару	Мито, ПДВ на митниці, валютні платежі, курсові різниці	Собівартість партії, облік митних платежів
Продаж за кордон	Валютна виручка, експортні документи, нульова ставка ПДВ	Валютний облік, контроль митного оформлення відправок
Склад і фулфілмент	Залишки на чужих складах, повернення, пересорт, нестачі	Звірка з операторами, інвентаризація, матеріальна відповідальність
Реклама та команда	Платежі нерезидентам, віддалені працівники, бонуси від продажів	ПДВ і податок з реклами, зарплата, кадрові документи

Облік інтернет-магазину ТОВ на старті, у роботі та при відновленні

До бухгалтера в e-commerce приходять у різних ситуаціях: перед запуском продажів, після року роботи з формальним обліком, із пропущеними строками або перед виходом на нові канали. Помилки в кожній ситуації типові для онлайн-торгівлі, і тому робота в кожній починається з різного.

Запуск інтернет-магазину

На старті найдорожчі помилки ще не видно. Систему оподаткування обрано без урахування реклами нерезидентів, ПРРО не інтегровано із сайтом, договір з маркетплейсом підписано без перевірки, хто оформлює розрахунковий документ, а модель дропшипінгу узгоджено з постачальником усно. Перші місяці все працює, а через пів року виявляється, що кожне замовлення створювало порушення.

Тому робота починається з розрахунку податкового навантаження на плановому обороті й рекламному бюджеті, налаштування схеми розрахунків для кожного каналу, облікової політики з методом оцінки запасів і вибору моделі дропшипінгу до першого продажу. Виправити це на старті коштує годин, а через рік - уточнюючих декларацій і штрафів.

Інтернет-магазин працює, а облік ведеться формально

Після року роботи без системного обліку зазвичай знаходиться той самий набір:

• дохід записано за виплатами маркетплейсів, тому єдиний податок занижено на суму комісій і логістики;
• розрахунки з майданчиками й платіжними сервісами не закриваються, і ніхто не знає, скільки грошей у них залишилось;
• частина оплат через платіжні посилання й післяплату пройшла без чеків;
• ПДВ з реклами Google та Meta не нараховано жодного разу;
• залишки в обліку не збігаються з фулфілментом.

Облік відновлюється звіркою за весь період, після чого помилки виправляються уточнюючими розрахунками. Самостійне виправлення до перевірки коштує штрафу 3% суми заниження при поданні уточнюючого розрахунку або 5% у складі поточної декларації. Донарахування за результатами перевірки обходиться значно дорожче, тому відкладати виправлення невигідно.

Пропущені строки та зупинені податкові накладні

Неподані декларації подаються якомога швидше, бо штрафи й пеня ростуть з кожним днем затримки, а несплачений податок сплачується разом із пенею. Тут немає сенсу чекати «вдалого моменту»: кожен тиждень додає до суми.

Зупинені податкові накладні розблоковуються поясненнями й документами по операції. Для інтернет-торгівлі з постійним асортиментом додатково подається таблиця даних платника ПДВ, щоб типові операції надалі не зупинялися, а бізнес-покупці отримували податковий кредит вчасно.

Зростання і нові канали продажів

Вихід на нові маркетплейси, перший імпорт, найм складу чи експорт змінюють облік раніше, ніж це помічає директор. Новий майданчик - це новий формат звітів і новий порядок фіскалізації, імпорт - мито, ПДВ на митниці й валютні платежі, склад - матеріальна відповідальність і інвентаризації.

Найризиковіший момент - наближення до ліміту доходу єдиного податку: з суми перевищення сплачується 15%, а ТОВ зобов'язане перейти на загальну систему. Тому дохід прогнозується щокварталу, а перехід на ПДВ чи загальну систему планується до перевищення, а не після нього.

Зміна бухгалтера

При зміні бухгалтера передаються облікові бази, доступи до кабінетів майданчиків, платіжних сервісів і електронного кабінету платника, а також ключі ЕЦП для звітності. Без повного переліку доступів новий бухгалтер місяцями відновлює картину замість того, щоб вести облік.

На дату передачі звіряються залишки на рахунках 361, 377 і 333, товарні залишки та розрахунки з бюджетом, щоб чужі помилки не перейшли в новий період без пояснень, а відповідальність за кожен період була зрозумілою.

Бухгалтерський облік ТОВ у сфері e-commerce

В онлайн-торгівлі гроші, товар і документи рухаються різними шляхами. Покупець платить сайту, маркетплейсу або перевізнику, товар лежить у фулфілменті або їде від постачальника напряму, а акти комісій приходять раз на місяць. Якщо записувати лише те, що надійшло на рахунок, у звітності зникають комісії, повернення й гроші, які ще тримає майданчик, і прибуток виявляється вигаданим.

Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce будує облік так, щоб кожна операція з будь-якого каналу мала свій рахунок, документ і пояснення, а будь-яку суму на рахунку можна було розкласти на складові. Загальні принципи викладені на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ.

Облік продажів інтернет-магазину на власному сайті

На сайті покупець зазвичай платить наперед карткою, а платіжний сервіс зараховує гроші наступного дня вже без комісії, часто одним платежем за десятки замовлень. Продаж, оплата й надходження виникають у різні дати й у різних сумах, тому кожне замовлення проходить через рахунок грошей у дорозі. Умовний приклад для ТОВ на єдиному податку без ПДВ: замовлення на 1 000 грн, комісія платіжного сервісу 20 грн.

Операція	Проведення	Сума, грн
Оплата покупця карткою до відправки	Дт 333 Кт 681	1 000
Відвантаження замовлення	Дт 361 Кт 702	1 000
Залік передоплати	Дт 681 Кт 361	1 000
Комісія платіжного сервісу	Дт 93 Кт 333	20
Зарахування коштів на рахунок	Дт 311 Кт 333	980

Залишок на рахунку 333 перевіряється щодня. Якщо він не закривається, за ним стоїть конкретне замовлення, за яким платіжний сервіс не перерахував гроші, і його знаходять протягом тижня, а не при річній звірці, коли з'ясувати причину вже неможливо.

Облік продажів на маркетплейсах

Маркетплейс приймає оплату від покупця як посередник, утримує комісію, логістику, штрафи й повернення, а решту перераховує раз на тиждень або двічі на місяць. Директор бачить у кабінеті продажі на 10 000 грн, а на рахунку - 7 700 грн, і без розкладання звіту не може сказати, куди поділася різниця. Тому кожен звіт майданчика вноситься в облік окремо від виплати й розкладається на складові. Умовний приклад за період: продано на 10 000 грн, повернення 800 грн, комісія 1 200 грн, логістика 300 грн.

Операція	Проведення	Сума, грн
Продаж за звітом майданчика	Дт 361 Кт 702	10 000
Повернення товару покупцями	Дт 704 Кт 361	800
Оплату покупців отримав майданчик	Дт 377 Кт 361	9 200
Комісія та логістика майданчика	Дт 93 Кт 685	1 500
Залік утримань	Дт 685 Кт 377	1 500
Виплата на рахунок ТОВ	Дт 311 Кт 377	7 700

Рахунок 377 показує на будь-яку дату, скільки грошей компанії тримає майданчик. Штрафи майданчика відображаються як витрати, а втрачений на його складі товар - списанням Дт 947 Кт 281 і нарахуванням компенсації Дт 375 Кт 716.

Маркетплейси помиляються частіше, ніж здається: не нараховують компенсацію за втрачений товар, двічі утримують логістику, затримують виплату. Ці помилки бухгалтер помічає при щомісячній звірці звіту, а не через пів року при інвентаризації, коли претензію вже пізно подавати.

Облік продажів через соцмережі та месенджери

Замовлення в Instagram або Telegram оформлюються в переписці, а оплата приходить переказом, через платіжне посилання або післяплатою. Надходження часто не мають номера замовлення, а частина покупців відмовляється від посилки на пошті, і товар повертається через тиждень. Без системи такий канал перетворюється на потік грошей, який неможливо пов'язати з продажами.

Тут потрібен реєстр замовлень, з яким зіставляється кожна оплата. Відмови при отриманні відображаються поверненням товару на склад, а зворотна доставка - витратами на збут. Окремо бухгалтер стежить, щоб гроші надходили лише на рахунок ТОВ: оплата на особисті картки менеджерів виводить виручку з обліку компанії й створює податкові ризики для всіх учасників.

Облік дропшипінгу

У дропшипінгу товар їде від постачальника до покупця напряму, а облік залежить від підписаного договору. Модель обирає директор, а завдання бухгалтера - пояснити наслідки кожної до підписання й потім вести облік за обраною.

Модель	Купівля-продаж	Агентський договір
Чий товар	ТОВ купує товар і продає від свого імені	Товар належить постачальнику, ТОВ діє від його імені або за його рахунок
Дохід ТОВ	Повна ціна продажу, Дт 361 Кт 702	Лише винагорода, Дт 361 Кт 703
Собівартість	Ціна постачальника, Дт 902 Кт 281	Немає, гроші покупця транзитні, Дт 311 Кт 685
Документи	Видаткова накладна постачальника на ТОВ	Звіт агента та акт про винагороду

Договір, первинні документи й проведення мають відповідати одній моделі. Найчастіша помилка - агентський договір у поєднанні з накладними, оформленими як купівля-продаж. При перевірці податкова може перекваліфікувати операції й донарахувати податок на всю суму продажу, хоча компанія вважала своїм доходом лише винагороду.

Облік імпортного товару та собівартість

Ціна в інвойсі китайського чи європейського постачальника - не собівартість товару. До неї додаються мито, доставка, митне оформлення, а для ТОВ без ПДВ ще й ПДВ на митниці. Валюта перераховується за правилами П(С)БО 21. Умовний приклад: митна вартість партії 83 000 грн, мито 10%, доставка по Україні 6 000 грн.

Складова	Платник ПДВ	ТОВ на ЄП без ПДВ
Митна вартість	83 000	83 000
Мито 10%	8 300	8 300
Доставка по Україні	6 000	6 000
ПДВ на митниці 20% від 91 300	18 260 у податковий кредит	18 260 у собівартість
Собівартість партії	97 300	115 560

Для ТОВ без ПДВ та сама партія дорожча на 18 260 грн, і цю різницю варто врахувати в ціні ще до виходу на маркетплейс. Мито й доставка розподіляються на кожну позицію партії, тому маржа рахується з реальної собівартості, а не з інвойсу постачальника, і директор не продає в мінус, думаючи, що заробляє.

Склад, фулфілмент і повернення товару

Товар на складі фулфілмент-оператора або маркетплейсу залишається власністю ТОВ, але фізично директор його не бачить. Він обліковується на окремих субрахунках за місцем зберігання й оцінюється за П(С)БО 9: за меншою з двох величин, собівартістю або чистою вартістю реалізації. Для цього бухгалтер щомісяця виконує чотири завдання:

• Повернення від покупця. Дохід зменшується через рахунок 704, товар повертається на склад сторно собівартості, а пошкоджений уцінюється або списується за актом.
• Звірка з оператором. Залишки в обліку порівнюються зі звітом складу, а розбіжність оформлюється до закриття місяця.
• Нестачі та пересорт. Пересорт однакових товарів зараховується за правилами інвентаризації, нестача відноситься на винну особу або на витрати, а платник ПДВ нараховує на її суму податкові зобов'язання.
• Інвентаризація. Проводиться за Положенням про інвентаризацію на власному складі й на складах партнерів, обов'язково перед річною звітністю.

Закриття місяця в інтернет-торгівлі

Місяць в e-commerce закривається не тоді, коли пройшло 30 днів, а тоді, коли всі джерела звірені між собою. Наприкінці кожного місяця бухгалтер перевіряє, щоб:

• звіти всіх маркетплейсів були внесені, а залишки на рахунку 377 пояснені;
• рахунок 333 закрився виплатами платіжних сервісів або мав перелік незарахованих оплат;
• повернення, відмови при отриманні й компенсації за втрачений товар були відображені;
• залишки на власному складі та у фулфілменті збігалися зі звітами операторів;
• імпортні партії були оприбутковані з митом і доставкою, а курсові різниці нараховані;
• рекламні витрати мали інвойси, а податки з реклами нерезидентів були нараховані;
• зарплата була нарахована, а управлінський звіт сформований.

Після такого закриття директор знає, скільки грошей у майданчиків, у платіжних сервісів і на складах, а прибуток у звітності збігається з тим, що реально заробив кожен канал.

Фіскалізація й розрахунки ТОВ у сфері e-commerce

В онлайн-торгівлі обов'язок оформити розрахунковий документ залежить від способу оплати, а не від того, де продано товар. Оплата карткою на сайті, через платіжне посилання або при отриманні посилки є розрахунковою операцією, і на кожну потрібен чек ПРРО, зокрема в електронній формі. Інтернет-магазин без касира часто вважає, що чеки його не стосуються, і помиляється.

Помилка в налаштуванні повторюється автоматично на кожному замовленні, а штраф за Законом про РРО становить 100% вартості товару за перше порушення та 150% за кожне наступне. Для магазину з тисячею замовлень на місяць це не штраф, а загроза бізнесу. Тому схема розрахунків для кожного напряму перевіряється ще до запуску продажів. Підготовку описано на сторінках про фіскалізацію ТОВ та реєстрацію РРО та ПРРО.

Напрям і спосіб оплати	Що потрібно	Що налаштовує бухгалтер
Сайт, оплата карткою через платіжний сервіс	Електронний чек ПРРО на кожне замовлення	Інтеграцію ПРРО із сайтом і щоденну звірку чеків з реєстром платежів
Соцмережі, платіжне посилання	Чек ПРРО, надісланий покупцю	Формування чека з кожного посилання та прив'язку до замовлення
Післяплата через службу доставки	Чек на товар у момент оплати покупцем	Фіскалізацію через інтеграцію ПРРО зі службою доставки й облік заборгованості перевізника
Маркетплейс приймає оплату	Порядок визначає договір з майданчиком	Перевірку, хто оформлює розрахунковий документ, і збереження звітів як підтвердження виручки
Оплата за рахунком на IBAN ТОВ	Переказ, який покупець робить зі свого банку	Збереження рахунку й виписки, контроль, щоб оплата не йшла через платіжний сервіс продавця, бо тоді потрібен чек
Повернення коштів покупцю	Чек повернення	Оформлення повернення тим самим ПРРО й відображення в обліку

Звірка платіжних систем і банку

Платіжні системи перераховують гроші пакетами, за кілька замовлень одразу й за вирахуванням комісії, тому одна сума у виписці може відповідати сотні замовлень. Без звірки неможливо сказати, чи всі оплати дійшли і чи на всі видано чеки.

Тому щодня зіставляються три джерела: чеки ПРРО, реєстр платіжного сервісу та виписка банку. Чек без грошей або гроші без чека видно того ж дня, і причину з'ясовують до того, як розбіжність накопичиться. Облік коштів описано на сторінках про облік грошових коштів ТОВ та облік розрахунків ТОВ.

Первинні документи в онлайн-торгівлі

Договори з майданчиками, акти комісій і логістики, звіти платіжних сервісів, інвойси рекламних систем, митні декларації та накладні постачальників надходять електронно, з різною періодичністю й у різних кабінетах. Частину з них потрібно окремо завантажувати, частину - запитувати, і без системи комплект за місяць ніколи не буває повним.

Документи збираються в комплект по кожному місяцю й напряму, а відсутні запитуються в майданчиків і постачальників до подання звітності, а не після запиту податкової. Порядок оформлення викладено на сторінці про первинні документи ТОВ.

Податковий облік ТОВ у сфері e-commerce

В інтернет-торгівлі податки залежать від напряму. Продаж фізособам через сайт, поставки бізнесу, імпорт, експорт і реклама в Google та Meta мають різні податкові наслідки навіть на одній системі оподаткування. Інтернет-магазин, який обрав єдиний податок «бо простіше», часто з'ясовує, що реклама нерезидентів коштує йому додаткових 20% ПДВ щомісяця.

Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce рахує податкове навантаження на реальних цифрах до запуску каналів. Систему обирає директор на основі цього розрахунку, а далі податки ведуться окремо по кожному напряму. Загальні принципи викладені на сторінці про податковий облік ТОВ, порівняння систем - на сторінці про облік ТОВ за системою оподаткування.

Система	Коли підходить e-commerce	Що важливо в обліку
Єдиний податок, 5%	Продаж фізособам, невелика частка реклами нерезидентів	Лише 3 і 4 групи для ТОВ, витрати базу не зменшують, ліміт доходу
Єдиний податок з ПДВ, 3%	Імпорт з ПДВ на митниці, бізнес-покупці, велика реклама нерезидентів	Податкові накладні, податковий кредит, ліміт доходу
Загальна система	Великий оборот, низька маржа, значні витрати на рекламу й логістику	Податок на прибуток 18%, ПДВ, податок на рекламу нерезидентів

Єдиний податок у продажах через сайт і маркетплейси

На єдиному податку ТОВ платить податок із доходу, а не з прибутку, і найчастіша помилка в онлайн-торгівлі - рахувати його з виплати маркетплейсу. Дохід визначається в повній сумі оплат покупців: у прикладі вище база становить 9 200 грн, а не 7 700 грн, і податок 5% дорівнює 460 грн, а не 385 грн. За рік на обороті в кілька мільйонів різниця вимірюється десятками тисяч гривень заниженого податку.

Комісія й логістика майданчика базу не зменшують, а кошти, повернені покупцям, зменшують дохід у періоді повернення. Валютна виручка перераховується в гривні за курсом НБУ на дату надходження. Під постійним контролем у бухгалтера два обмеження: ліміт доходу 3 групи в 1 167 розмірів мінімальної зарплати на 1 січня року й асортимент, бо торгівля більшістю підакцизних товарів несумісна зі спрощеною системою.

ПДВ у продажах фізособам і бізнесу

ТОВ на загальній системі стає платником ПДВ обов'язково, якщо оподатковувані операції за 12 місяців перевищили 1 млн грн, тому цей поріг відстежується щомісяця. На продажі фізособам, оформлені чеками ПРРО, складається зведена податкова накладна за підсумками дня, а на кожну поставку бізнес-покупцю - окрема накладна, яку треба зареєструвати протягом 15 календарних днів: за відвантаження 30 вересня - до 15 жовтня.

Повернення оформлюється розрахунком коригування, а якщо він зменшує податкові зобов'язання, його реєструє продавець. За запізнілу реєстрацію діє штраф за статтею 120-1 ПКУ у відсотках від суми ПДВ, а накладні можуть бути зупинені системою моніторингу, тож строк кожної накладної на контролі. Порядок викладено на сторінці про податкові накладні ТОВ.

ПДВ з реклами Google та Meta

Рекламні послуги нерезидента вважаються наданими в Україні, тому ПДВ нараховує сам ТОВ-отримувач за механізмом зворотного оподаткування. Google і Meta не надсилають українських документів, лише інвойс з картки, і саме тому цей податок пропускають найчастіше. Наслідки рахуються за кожним рекламним інвойсом і залежать від системи оподаткування. Умовний приклад: реклама на 40 000 грн на місяць.

Система ТОВ	ПДВ	Податок на рекламу	Реальне навантаження
Платник ПДВ на єдиному податку 3%	8 000 зобов'язання й 8 000 податковий кредит	Не застосовується	0 грн, але потрібні податкова накладна й декларація
Єдиний податок 5% без ПДВ	8 000 до сплати через спрощену декларацію, без кредиту	Не застосовується	8 000 грн
Загальна система з ПДВ	8 000 зобов'язання й 8 000 податковий кредит	20% за власний рахунок за п. 141.4.7 ПКУ, 8 000	8 000 грн

Для інтернет-магазину з великим рекламним бюджетом ця таблиця часто визначає вибір системи оподаткування. При рекламі 40 000 грн на місяць різниця між системами - 96 000 грн на рік, тому розрахунок на річному бюджеті реклами готується до реєстрації ТОВ або переходу на іншу систему.

Податки в дропшипінгу та посередницьких моделях

За агентським договором доходом ТОВ на єдиному податку є лише винагорода, а за купівлею-продажем - повна сума оплати покупця. Різниця в базі буває десятикратною: з продажу на 1 000 грн при агентській винагороді 100 грн податок 5% становить 5 грн, а при купівлі-продажу - 50 грн.

Тому договір і документи звіряються до першого продажу, а не після. Для платника ПДВ від моделі залежить і сума податкової накладної: винагорода чи повна ціна товару.

Податки при імпорті товару

ПДВ на імпорт сплачується під час митного оформлення від митної вартості з митом. Платник ПДВ включає його до податкового кредиту на підставі митної декларації без податкової накладної, а для ТОВ без ПДВ він стає частиною собівартості товару.

Мито, ПДВ і курсові різниці мають потрапити в облік у правильному періоді. Якщо партія оплачена в одному місяці, а розмитнена в іншому, курсова різниця й дата податкового кредиту рахуються окремо, і саме тут найчастіше виникають розбіжності між декларацією й митними даними.

Податок на прибуток для інтернет-торгівлі

На загальній системі реклама, комісії майданчиків, логістика, фулфілмент і зарплата формують витрати, а податок 18% сплачується з різниці між доходами й витратами. Для онлайн-торгівлі з маржею 5-10% загальна система часто вигідніша за єдиний податок, бо податок береться з невеликого прибутку, а не з усього обороту.

Ціна цієї вигоди - документи на кожну витрату й податковий облік за даними бухгалтерського. ТОВ з доходом до 40 млн грн може не коригувати фінансовий результат на податкові різниці, а більші платники коригують його й звітують щокварталу.

Продаж за кордон

Експорт товару, зокрема в міжнародних поштових відправленнях, оподатковується ПДВ за ставкою 0% за наявності митної декларації. Кожна експортна відправка має бути митно оформлена, інакше нульова ставка не застосовується.

Валютна виручка має надійти в межах граничних строків розрахунків, а курсові різниці відображаються на дату надходження й на дату балансу. Особливості описано на сторінці про облік ТОВ у ЗЕД та логістиці.

Управлінський облік ТОВ у сфері e-commerce

В інтернет-торгівлі оборот росте швидше за прибуток. Директор бачить, що продажі зросли вдвічі, але грошей на рахунку не більшає, бо реклама, комісії, логістика й повернення росли разом з оборотом. Той самий товар на сайті заробляє, а на маркетплейсі працює в нуль, і без розрахунку по каналах це не видно.

Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce щомісяця збирає для директора управлінський звіт з маржею по товару, каналу й рекламній кампанії. Підхід описано на сторінці про управлінський облік ТОВ.

Маржа одного товару в різних каналах

Умовний розрахунок для товару з ціною 1 000 грн і собівартістю 600 грн:

Показник, грн	Сайт	Маркетплейс	Соцмережі
Ціна продажу	1 000	1 000	1 000
Собівартість	-600	-600	-600
Комісія сервісу або майданчика	-20	-120	-10
Логістика за рахунок продавця	0	-50	0
Реклама на одне замовлення	-150	-60	-200
Втрати на поверненнях і відмовах	-30	-50	-80
Маржа замовлення	200	120	110

Той самий товар приносить 20% на сайті й 11% у соцмережах, де більша частина маржі йде на таргетовану рекламу й відмови від післяплати. З такого розрахунку видно, куди переносити рекламний бюджет і які позиції прибрати з маркетплейсу, а не просто «продавати більше».

Що входить в управлінський звіт

Маржа по каналу - лише перший рядок. Повний звіт інтернет-магазину показує, скільки коштує залучення покупця, які товари повертають, де заморожені гроші й коли надійдуть виплати.

Показник	Що показує	Яке рішення підтримує
Маржа по товару й каналу	Позиції, що окуповують комісію, рекламу й логістику (маржинальний аналіз)	Асортимент по каналах
Вартість замовлення з реклами	Скільки коштує одне оплачене замовлення з урахуванням податків з реклами	Розподіл рекламного бюджету
Повернення й відмови	Частка по товарах і каналах, вартість зворотної доставки	Які товари прибрати чи змінити опис
Оборотність запасів	Скільки днів товар лежить на кожному складі (облік запасів)	Обсяг закупівель і розпродажі
Рух грошей	Коли надійдуть виплати майданчиків і скільки потрібно на передоплату імпорту	Попередження касових розривів
Гроші в дорозі	Залишки у майданчиків, платіжних сервісів і перевізників	Контроль виплат і претензії

Зарплатний облік ТОВ у сфері e-commerce

В онлайн-торгівлі працюють оператори замовлень, комплектувальники складу, контент-менеджери, маркетологи й підрядники, частина з них віддалено або лише на сезон. Оплата часто залежить від змін і продажів. Помилка у виді договору чи системі бонусів не видна щомісяця, але проявляється при перевірці або звільненні.

Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce рахує зарплату за видом договору й системою оплати кожної ролі, щоб податки й внески відповідали виплаті, а підрядники не мали ознак трудових відносин. Порядок описано на сторінці про зарплатний облік ТОВ.

Виплата	ПДФО	Військовий збір	ЄСВ
Зарплата за трудовим договором	18%	5%	22% за рахунок роботодавця
Оплата за цивільно-правовим договором	18%	5%	22% за рахунок роботодавця
Оплата підряднику-ФОП на єдиному податку	Не утримується	Не утримується	Сплачує ФОП самостійно

ПДФО й військовий збір перераховуються під час виплати зарплати, тому платежі готуються одночасно з відомістю.

Оператори замовлень і бонуси від продажів

Оператори отримують ставку за зміни й бонус від підтверджених замовлень. Без документа такий бонус - спірна виплата: податкова може поставити під сумнів її підставу, а працівник при звільненні - вимагати бонус, який вважав гарантованим.

Тому система бонусів закріплюється в положенні про оплату праці до першого нарахування, бонуси рахуються за даними CRM, а не за усною домовленістю, і входять у середню зарплату для відпусток і лікарняних.

Склад і фулфілмент

Комплектувальники працюють позмінно, у вихідні та вночі в піки продажів, і їхній робочий час рідко вкладається у стандартний тиждень. Для таких графіків застосовується підсумований облік робочого часу.

Табель і доплати за роботу у вихідні дні та в нічний час нараховуються відповідно до КЗпП: нічні години з доплатою не менше 20% тарифної ставки, години понад норму облікового періоду - як надурочні за подвійною ставкою.

Сезонні піки продажів

Перед розпродажами та святами команда тимчасово зростає. Тимчасових працівників залучають швидко, і саме тоді їх найчастіше не оформлюють, а це ризик штрафів за неоформлених працівників.

Виплати проводяться за строковими трудовими або цивільно-правовими договорами, а розрахунки закриваються при їх завершенні, щоб у новий сезон не залишалося боргів перед людьми.

Маркетологи та підрядники-ФОП

Таргетологи, дизайнери й контент-менеджери часто працюють як ФОП, і це законно, поки співпраця справді підрядна. У таких договорах описується конкретний результат, а оплата йде за актами виконаних робіт.

У роботі підрядника не має бути ознак трудових відносин: графіка, підпорядкування внутрішньому розпорядку, фіксованої щомісячної суми без актів. Саме це бухгалтер перевіряє перед кожною оплатою, бо при перекваліфікації донараховуються ПДФО, військовий збір і ЄСВ за всі місяці.

Кадровий облік ТОВ у сфері e-commerce

У команді інтернет-магазину одні працюють з дому, інші відповідають за товар на складі, а ще частину залучають лише на сезон. Для кожної групи потрібен свій пакет документів: без них відповідальність за товар і умови віддаленої роботи існують лише на словах.

Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce готує документи для кожної позиції. Порядок прийому працівників і загальні правила викладено на сторінці про кадровий облік ТОВ.

Позиція	Документ	Навіщо
Оператор замовлень з дому	Трудовий договір про дистанційну роботу	Графік, зв'язок, обладнання й компенсації закріплені письмово
Комплектувальник складу	Договір про повну матеріальну відповідальність	Відповідальність за товар закріплена документально
Працівник на сезон	Строковий трудовий договір	Робота оформлена на потрібний період
Маркетолог або дизайнер	Трудовий або цивільно-правовий договір	Вид договору відповідає змісту роботи

Дистанційна робота

Дистанційна робота регулюється статтею 60-2 КЗпП і потребує письмового трудового договору. У ньому фіксуються порядок зв'язку, облік робочого часу, передача документів і компенсація за використання власного обладнання.

Без такого договору табель віддаленого працівника не має підстав, а будь-який спір про робочий час чи оплату вирішується на користь працівника.

Матеріальна відповідальність на складі

З працівниками, які приймають, зберігають і видають товар, укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність. До них додаються накази про склад бригади при колективній відповідальності та акти передачі залишків при зміні працівника.

Тоді нестачу після інвентаризації можна віднести на конкретних людей, а не списувати на витрати компанії.

Прийом працівника та повідомлення податкової

Повідомлення про прийняття працівника подається до ДПС до початку його роботи за наказом. У сезон це особливо важливо: працівник, який вийшов на склад до подання повідомлення, вважається допущеним без оформлення, а за це КЗпП передбачає значні штрафи.

Для військовозобов'язаних ведеться військовий облік працівників, а якщо ТОВ відповідає критеріям, готуються документи для бронювання працівників.

Звітність ТОВ у сфері e-commerce

Звітність інтернет-торгівлі збирається з десятка джерел: кабінетів маркетплейсів, платіжних сервісів, ПРРО, служб доставки, митних декларацій і рекламних кабінетів. Податкова отримує частину цих даних автоматично від банків і ПРРО, тому розбіжність між декларацією й чеками помітна їй раніше, ніж директору.

Бухгалтер ТОВ у сфері e-commerce зводить усе в облік до подання декларацій, щоб цифри збігалися з даними, які вже є в податковій. Повний перелік наведено на сторінці про звітність ТОВ.

Підготовка даних до звітності

1. Канали продажів

   Звіти майданчиків, чеки ПРРО й реєстри платіжних сервісів зведені з банком.

2. Товар і склади

   Залишки, повернення, імпортні партії й фулфілмент узгоджені.

3. Реклама й нерезиденти

   Інвойси рекламних систем зібрані, ПДВ і податок на рекламу нараховані.

4. Податки й зарплата

   Дохід, ПДВ, податкові накладні, зарплата й внески зведені з обліком.

Що кожен напрям дає у звітність

Напрям	Дані	Куди потрапляють
Сайт і соцмережі	Чеки ПРРО, реєстри платіжних сервісів	Дохід у декларації, зведені податкові накладні
Маркетплейси	Звіти продажів, акти комісій	Дохід у повній сумі, витрати на загальній системі
Дропшипінг	Накладні або звіти агента	Дохід у повній сумі або в сумі винагороди
Імпорт	Митні декларації	Податковий кредит з ПДВ, собівартість
Експорт	Митні декларації, валютні виписки	Операції за ставкою 0%, дохід за курсом
Реклама нерезидентів	Інвойси Google, Meta	Декларація з ПДВ або спрощена декларація, податок на рекламу

Строки подання звітності

Щомісяця платник ПДВ подає декларацію протягом 20 днів після закінчення місяця й сплачує податок протягом 10 днів після граничного строку, а податкові накладні, зокрема зведені за підсумками дня, реєструє протягом 15 календарних днів. ТОВ без ПДВ, що отримало рекламу від нерезидента, подає спрощену декларацію за місяць отримання послуги, а на загальній системі податок на рекламу сплачується одночасно з оплатою послуги.

Щокварталу ТОВ на єдиному податку подає декларацію наростаючим підсумком протягом 40 днів після закінчення кварталу, а платники податку на прибуток з доходом понад 40 млн грн - квартальну декларацію з прибутку. Щороку платник податку на прибуток подає річну декларацію разом із фінансовою звітністю протягом 60 днів, а перед річною звітністю проводиться інвентаризація на всіх складах.

Звіт	Для кого	Строк
Декларація з ПДВ	Платник ПДВ	20 днів після місяця
Реєстрація податкової накладної	Платник ПДВ	15 календарних днів
Спрощена декларація з ПДВ	ТОВ без ПДВ, що отримало послуги нерезидента	За місяць отримання послуги
Декларація єдиного податку	ТОВ на єдиному податку	40 днів після кварталу
Декларація з податку на прибуток	ТОВ на загальній системі	60 днів після року, для доходу понад 40 млн грн щокварталу
Фінансова звітність	Платник податку на прибуток	Разом із річною декларацією

Приклад календаря за III квартал

ТОВ на єдиному податку 3% з ПДВ продає на сайті й маркетплейсі та платить за рекламу в Google, а звітний квартал закінчується 30 вересня. Податкова накладна за поставку бізнес-покупцю від 30 вересня реєструється до 15 жовтня. Декларація з ПДВ за вересень разом із ПДВ з реклами нерезидента подається до 20 жовтня, а податок сплачується до 30 жовтня. Декларація єдиного податку за III квартал подається до 9 листопада, а податок сплачується до 19 листопада.

Усі ці строки заздалегідь вносяться в платіжний календар ТОВ, щоб вони не збіглися з паузою у виплатах маркетплейсів, коли грошей на рахунку менше, ніж показують продажі.

Що буде за пропуск строків

За неподання або несвоєчасне подання декларацій ПКУ передбачає штрафи за статтею 120, за запізнілі податкові накладні - за статтею 120-1, а за несплату податку в строк нараховується пеня. Порушення порядку розрахункових операцій тягне штраф за Законом про РРО.

Тому важлива не лише дата подання, а й повнота даних. Декларація без звіту одного маркетплейсу або без інвойсу рекламної системи означає уточнення й штраф за заниження, навіть якщо подана вчасно.

Типові помилки в обліку інтернет-магазину ТОВ

Більшість помилок e-commerce повторюються від магазину до магазину й виникають не через складність законодавства, а через те, що облік налаштовували як для звичайної торгівлі.

Помилка	До чого призводить	Як її уникнути
Дохід записано за виплатами маркетплейсу	Занижений єдиний податок і донарахування	Дохід у повній сумі оплат покупців за звітом майданчика
Оплати через платіжні посилання без чеків	Штраф 100% вартості, при повторі 150%	Інтеграція ПРРО з кожним способом оплати
ПДВ з реклами Google та Meta не нараховано	Донарахування ПДВ за всі місяці й штрафи	Нарахування за кожним рекламним інвойсом
Агентський договір і накладні як на купівлю-продаж	Перекваліфікація й податок на всю суму продажу	Договір, документи й проведення за однією моделлю
Залишки у фулфілменті не звіряються	Втрачений товар без компенсації	Щомісячна звірка зі звітом оператора
Оплата на особисті картки менеджерів	Виручка поза обліком і податкові ризики	Оплата лише на рахунок ТОВ