Контроль дебіторської заборгованості рекламного ТОВ
ТОВ - рекламна агенція, яка веде digital-кампанії, створює креатив і закуповує рекламу на онлайн-платформах для клієнтів. Більшість клієнтів працює з оплатою після виконання робіт. Агенція оплачувала рекламу на платформах власними грошима, а клієнти розраховувалися з затримкою.
Ніхто в компанії не міг сказати, скільки грошей винні клієнти і хто з них прострочив оплату. Нижче описано, як побудували контроль дебіторської заборгованості, що він показав і як змінилася оплата від клієнтів.
- Ситуація рекламного ТОВ до контролю заборгованості
- Що показав аналіз дебіторської заборгованості
- Акти із запізненням
- Борги без власника
- Старі борги без руху
- Як будували контроль заборгованості
- Етапи й строки робіт
- Результат для рекламного ТОВ
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- Вчасні акти
- Реєстр боргів
- Ліміти клієнтів
- Що врахувати іншим рекламним ТОВ
- Чи контролює ваше ТОВ дебіторську заборгованість
- Професійний контроль дебіторської заборгованості рекламного ТОВ
- Дистанційний контроль дебіторської заборгованості рекламного ТОВ
Ситуація рекламного ТОВ до контролю заборгованості
ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ, працює з тридцятьма клієнтами одночасно. Акаунт-менеджери ведуть клієнтів, а рахунки й акти бухгалтер виставляє за їхніми повідомленнями. Оплату реклами на платформах агенція здійснює наперед або списанням з картки компанії.
Про прострочення директор дізнавався, коли на рахунку не вистачало грошей на запуск нової кампанії. Нагадування клієнтам робили акаунт-менеджери, якщо згадували, і лише в усній формі.
Що показав аналіз дебіторської заборгованості
Розрахунки з усіма клієнтами звірили за рік і розклали борги за строками виникнення.
Акти із запізненням
Акти виконаних робіт виставлялися не в останній день місяця, а коли менеджер передавав бухгалтеру дані про виконання. Частина актів з'являлася на два-три тижні пізніше, і на стільки ж зсувався строк оплати клієнтом.
Борги без власника
Акаунт-менеджер вважав, що гроші - питання бухгалтерії, а бухгалтерія - що спілкування з клієнтом є справою менеджера. Прострочені борги не контролював ніхто.
Старі борги без руху
Частина заборгованості трималася понад пів року. Двоє клієнтів припинили співпрацю, не підписавши останні акти, а строк позовної давності за одним із боргів наближався до трьох років.
| Строк заборгованості | Сума | Клієнтів | Оцінка |
|---|---|---|---|
| До 30 днів | 1 400 000 грн | 18 | Поточна |
| 31-90 днів | 950 000 грн | 9 | Прострочена |
| 91-180 днів | 420 000 грн | 4 | Ризикова |
| Понад 180 днів | 310 000 грн | 3 | Сумнівна |
Як будували контроль заборгованості
Контроль будувався так, щоб кожен борг мав строк, відповідального й наступну дію.
Акти в останній день
Менеджери подають дані про виконання до 25 числа, а акти й рахунки виставляються в останній робочий день місяця.
Реєстр заборгованості
Щотижня формується реєстр боргів за клієнтами з датою акта, строком оплати й кількістю днів прострочення.
Порядок нагадувань
Визначено, хто й коли нагадує клієнту - лист бухгалтера в день строку, дзвінок менеджера через тиждень, лист директора через місяць.
Ліміти й передоплата
Для кожного клієнта встановлено ліміт боргу, а оплата бюджету на рекламу для нових клієнтів - лише передоплатою.
Робота зі старими боргами
Зі старими боржниками підписано акти звірки, що переривають строк позовної давності, а на сумнівну частину в бухгалтерському обліку нараховано резерв.
Ліміт боргу перевіряється перед запуском кожної нової кампанії. Якщо клієнт перевищує ліміт, кампанія запускається лише після оплати прострочених рахунків.
Етапи й строки робіт
Реєстр запрацював за місяць, а порядок нагадувань і ліміти - з другого місяця.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Звірка з клієнтами | Акти звірки за рік | Перші три тижні |
| Реєстр заборгованості | Строки, прострочення, відповідальні | Четвертий тиждень |
| Порядок нагадувань і ліміти | Регламент і умови договорів | Другий місяць |
| Старі борги | Претензії, звірки, резерв | Другий-третій місяць |
Результат для рекламного ТОВ
За пів року середній строк оплати скоротився майже вдвічі, а агенція перестала фінансувати рекламу клієнтів власними грошима.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Середній строк оплати | Близько 70 днів | Близько 35 днів |
| Виставлення актів | Із запізненням до трьох тижнів | В останній робочий день місяця |
| Відповідальність за борг | Нічия | Порядок нагадувань і відповідальні |
| Нові клієнти | Оплата після кампанії | Передоплата рекламного бюджету |
| Старі борги | Без руху | Звірки, претензії, резерв |
Помилки, яких уникнули
Боротьба з боргами клієнтів не повинна руйнувати стосунки з тими, хто платить з невеликою затримкою.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Зупиняти всі кампанії при простроченні | Втрата постійних клієнтів | Ліміт боргу для кожного клієнта |
| Одразу йти до суду | Витрати й втрата клієнта | Звірка, претензія, переговори |
| Списати старі борги | Втрата грошей, які ще можна повернути | Акти звірки й резерв сумнівних боргів |
| Доручити все бухгалтеру | Клієнт не реагує на листи | Дзвінок менеджера й лист директора |
Що змінилося в роботі ТОВ
Дебіторська заборгованість стала керованою частиною роботи агенції, а не неприємною несподіванкою.
Вчасні акти
Акти й рахунки виставляються в останній робочий день місяця, і строк оплати не зсувається.
Реєстр боргів
Директор щотижня бачить борги за клієнтами, строками й відповідальними.
Ліміти клієнтів
Нові кампанії запускаються лише в межах ліміту боргу або після оплати.
Що врахувати іншим рекламним ТОВ
У рекламі агенція часто платить платформам наперед, а клієнти розраховуються пізніше, і кожен день затримки - це кредит, який агенція дає клієнту.
- Акти, виставлені із запізненням, автоматично зсувають строк оплати клієнтом.
- Кожен борг повинен мати відповідального й порядок нагадувань.
- Загальний строк позовної давності становить три роки, а акт звірки, підписаний боржником, перериває його.
- На сумнівну заборгованість у бухгалтерському обліку нараховується резерв, щоб звітність не завищувала активи.
Методику описано на сторінці про облік заборгованості ТОВ, планування грошей - на сторінці про платіжний календар ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ у рекламі та маркетингу.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи контролює ваше ТОВ дебіторську заборгованість
Шість питань показують, чи вчасно платять клієнти вашого ТОВ і чи не фінансує компанія їхню роботу власними грошима.
- Так, з реєстру
- Приблизно
- Ні
- В останній день місяця
- Із запізненням
- Коли згадають
- За встановленим порядком
- Хто згадає
- Ніхто
- Ні
- Так
- Невідомо
- Ні
- Частково
- Так, постійно
- Так
- Ні
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійний контроль дебіторської заборгованості рекламного ТОВ
Контроль дебіторської заборгованості рекламного ТОВ поєднує вчасні акти, щотижневий реєстр боргів, порядок нагадувань і ліміти для клієнтів. Агенція перестає кредитувати клієнтів власними грошима, а старі борги повертаються або коректно відображаються в обліку. Як бухгалтер ТОВ веде розрахунки з клієнтами, описано на головній сторінці.
Дистанційний контроль дебіторської заборгованості рекламного ТОВ
Акти, рахунки, банківські виписки й акти звірки з клієнтами оформлюються в електронному вигляді, тому контроль дебіторської заборгованості рекламного ТОВ ведеться дистанційно, а реєстр боргів директор отримує онлайн щотижня. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
