Постановка бухгалтерського обліку нового ТОВ у сфері IT з іноземними клієнтами
Постановка бухгалтерського обліку нового ТОВ у сфері IT: облікова політика, валютна виручка, курсові різниці, капіталізація розробки й права на код до першого рахунку клієнту.
Постановка бухгалтерського обліку нового ТОВ у сфері IT знадобилася компанії, яку двоє засновників-розробників зареєстрували для роботи з іноземними клієнтами й паралельної розробки власного SaaS-продукту. До реєстрації вони працювали як ФОП і вважали, що облік ТОВ - це та сама книга доходів, лише з іншою декларацією. Перший інвойс клієнту мав піти через два тижні після реєстрації.
Насправді в IT-ТОВ рішення, ухвалені до першої операції, визначають, чи матиме компанія прибуток для дивідендів, як виглядатиме звітність для майбутнього інвестора й кому належатиме код, написаний підрядниками. Нижче описано, які рішення заклали під час постановки обліку, чому саме такі, у якій послідовності їх ухвалювали й яких помилок вдалося уникнути компанії-фірмі ТОВ.
- Ситуація нового IT-ТОВ
- Які питання треба було вирішити до першої операції
- Валютна виручка й курсові різниці
- Розробка власного продукту
- Права на код
- Техніка й вартісна межа основних засобів
- Скільки коштувало б рішення «все у витрати»
- Як ставили бухгалтерський облік IT-ТОВ
- Перший валютний інвойс у проводках
- Етапи й строки постановки обліку
- Результат постановки обліку
- Помилки, яких уникнули під час постановки
- Що врахувати іншим IT-ТОВ
- Що потрібно закласти під час постановки обліку вашого ТОВ
- Професійна постановка бухгалтерського обліку нового ТОВ у сфері IT
- Дистанційна постановка бухгалтерського обліку IT-ТОВ
Ситуація нового IT-ТОВ
ТОВ зареєстроване двома засновниками з рівними частками, статутний капітал внесено грошима. Основний дохід - розробка на замовлення для клієнтів з ЄС і США з оплатою в доларах і євро за щомісячними інвойсами. Паралельно команда почала розробку власного SaaS-продукту, який через рік-два планувалося монетизувати або залучити під нього інвестора.
Команда на старті - засновники й четверо розробників, які до цього співпрацювали з ними як ФОП. Ноутбуки й сервери планувалося купити одразу, а частину розробки продукту віддати на аутсорс. Систему оподаткування засновники хотіли обрати таку, як у них була на ФОП, - єдиний податок, і на цьому вважали питання обліку вирішеним.
Які питання треба було вирішити до першої операції
Для ФОП на єдиному податку всі ці питання майже не мають значення: дохід фіксується за надходженням, витрати не впливають на податок. Для ТОВ навіть на єдиному податку діє повний бухгалтерський облік за національними стандартами, і кожне з цих питань змінює фінансову звітність.
Валютна виручка й курсові різниці
Клієнти платять в іноземній валюті, а акти підписуються в день завершення етапу, коли курс один, а гроші надходять через тиждень-два за іншим курсом. За П(С)БО 21 дебіторська заборгованість клієнта - монетарна стаття, яка переоцінюється на дату надходження й на дату балансу, а різниця відображається як курсовий дохід чи витрата. Без цього правила дохід від клієнта в обліку не збігається з тим, що реально прийшло на рахунок.
Розробка власного продукту
Зарплата розробників і оплата підрядників, які працюють над SaaS-продуктом, - це або витрати періоду, або капітальні інвестиції в нематеріальний актив. За П(С)БО 8 витрати на розробку визнаються активом, якщо компанія може довести технічну здійсненність, намір завершити продукт, здатність його використовувати чи продати й можливість достовірно оцінити витрати. Рішення закладається в облікову політику, і від нього залежить, чи матиме ТОВ прибуток у перші роки.
Права на код
Код, написаний працівником у межах трудових обов'язків, є службовим твором, і майнові права на нього належать роботодавцю, якщо договір не встановлює іншого. Код, написаний ФОП-підрядником, належить підряднику, доки права не передані за договором і актом. Якщо ТОВ капіталізує продукт, права на який юридично не перейшли, у балансі з'являється актив, якого компанія не має.
Техніка й вартісна межа основних засобів
Ноутбуки, монітори й сервери в IT-компанії - основні витрати першого року на майно. Від вартісної межі основного засобу в обліковій політиці залежить, чи амортизуватиметься ноутбук два-три роки, чи буде списаний як малоцінний актив у місяці покупки.
| Питання | Що вирішувалося | Де закріплено |
|---|---|---|
| Валютна виручка | Курс на дату акта, переоцінка дебіторки, курсові різниці | Облікова політика, П(С)БО 21 |
| Розробка продукту | Критерії капіталізації, окремий облік витрат на проєкт | Облікова політика, П(С)БО 8 |
| Права на код | Службові твори працівників, передача прав від підрядників | Трудові договори, договори з актами передачі прав |
| Техніка | Вартісна межа основного засобу, строки амортизації | Облікова політика, П(С)БО 7 |
| Система оподаткування | Єдиний податок для експорту послуг, контроль ліміту | Заява, регістр доходів |
Скільки коштувало б рішення «все у витрати»
Найпростіший варіант, який засновники вважали очевидним, - списувати всю зарплату розробників у витрати місяця, як на ФОП. Перед затвердженням облікової політики наслідки порахували на річному плані.
| Показник за рік, умовний приклад | Усе у витрати | Капіталізація розробки |
|---|---|---|
| Дохід від замовних проєктів | 6 000 000 | 6 000 000 |
| Витрати на замовні проєкти | 4 200 000 | 4 200 000 |
| Витрати на розробку продукту | 1 800 000 у витратах | 1 800 000 у капітальних інвестиціях |
| Інші витрати й єдиний податок | 500 000 | 500 000 |
| Фінансовий результат року | Збиток 500 000 | Прибуток 1 300 000 |
| Можливість виплатити дивіденди | Немає | Є, за рішенням зборів |
Податок на єдиному податку в обох варіантах однаковий, бо рахується від доходу. Але звітність різна докорінно: у першому варіанті ТОВ збиткове, засновники не можуть отримати дивіденди, а інвестор бачить компанію, яка втрачає гроші. У другому - прибуткова компанія з нематеріальним активом у балансі, який амортизується після введення продукту в експлуатацію. Капіталізація має сенс лише тоді, коли виконано критерії П(С)БО 8, тому під неї заклали окремий облік витрат за проєктом і документальне підтвердження кожного критерію.
Як ставили бухгалтерський облік IT-ТОВ
Усі рішення ухвалювалися до першого інвойсу, бо після нього перші записи вже треба було б переглядати. Постановка йшла паралельно з відкриттям валютного рахунку й оформленням команди.
Накази й облікова політика
Затверджено облікову політику з правилами курсових різниць, критеріями капіталізації розробки, вартісною межею основних засобів і порядком визнання доходу за етапами.
Робочий план рахунків
Додано валютні рахунки 312, розрахунки з іноземними клієнтами 362, капітальні інвестиції 154 і нематеріальні активи 12, курсові різниці 714 і 945, аналітику за проєктами.
Команда й права на код
Розробників продукту оформлено за трудовими договорами з умовою про службові твори, а підрядників - за договорами з передачею майнових прав актом за кожен етап.
Статутний капітал і директор
Внески засновників відображено в день надходження, директора оформлено за трудовим договором, зарплата й ЄСВ нараховуються з першого місяця.
Перше закриття місяця
Перший місяць закрито з переоцінкою валютної дебіторки, розподілом зарплати між замовними проєктами й продуктом і регістром доходів для єдиного податку.
Перший валютний інвойс у проводках
Найкраще видно, як працюють закладені правила, на першій операції. Умовний приклад: акт на 10 000 USD підписано за курсом 41,00, оплата надійшла через десять днів за курсом 41,40.
| Операція | Проводка | Сума, грн |
|---|---|---|
| Акт наданих послуг за курсом 41,00 | Дт 362 Кт 703 | 410 000 |
| Курсова різниця на дату надходження | Дт 362 Кт 714 | 4 000 |
| Надходження 10 000 USD за курсом 41,40 | Дт 312 Кт 362 | 414 000 |
| Дохід для єдиного податку | Регістр доходів за датою надходження | 414 000 |
Дохід від послуги в бухгалтерському обліку - 410 000 грн, курсовий дохід - 4 000 грн, а база єдиного податку - 414 000 грн за курсом дати надходження. Без закладеного правила бухгалтер записав би весь дохід за курсом оплати, і бухгалтерська виручка за проєктами не збігалася б з актами клієнтам.
Етапи й строки постановки обліку
Постановка обліку IT-ТОВ зайняла менше трьох тижнів, але порядок мав значення: облікова політика мала бути затверджена до першого акта, а договори з розробниками - до першого рядка коду продукту.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Вихідні дані | Бізнес-модель, клієнти, план розробки продукту, команда | Перші дні після реєстрації |
| Облікова політика й накази | Правила курсових різниць, капіталізації, основних засобів | Перший тиждень |
| План рахунків і програма | Рахунки, аналітика за проєктами, довідники клієнтів | Перший-другий тиждень |
| Договори з командою | Трудові договори й договори з передачею прав | До початку робіт над продуктом |
| Перший інвойс і закриття | Перша валютна операція, закриття місяця | Кінець першого місяця |
Результат постановки обліку
До першого інвойсу клієнту ТОВ мало облікову політику, план рахунків і договори, які відповідають реальній бізнес-моделі, а не скопійовані з типової торговельної компанії.
| Показник | Без постановки | Після постановки |
|---|---|---|
| Валютна виручка | За курсом оплати, без переоцінки | За П(С)БО 21 з курсовими різницями |
| Витрати на продукт | У витратах місяця, збиток у звітності | Капітальні інвестиції з окремим обліком |
| Права на код підрядників | Не передані | Передані актом за кожен етап |
| Ноутбуки й сервери | Без критерію | За вартісною межею з політики |
| Звітність для інвестора | Збиткова компанія без активів | Прибуток і нематеріальний актив у балансі |
Помилки, яких уникнули під час постановки
Більшість помилок нових IT-ТОВ походить з досвіду ФОП: правила, які працювали для підприємця, переносяться на компанію, де діє повний бухгалтерський облік і корпоративне право.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Вести облік як на ФОП - лише доходи | Немає фінансової звітності й балансу | Повний облік за стандартами з першого дня |
| Скопіювати план рахунків з іншого ТОВ | Немає валютних рахунків і аналітики за проєктами | План рахунків під IT-модель |
| Списувати розробку продукту у витрати | Збиток, неможливість дивідендів | Критерії капіталізації в політиці |
| Залишити розробників на ФОП без передачі прав | Код продукту юридично не належить ТОВ | Трудові договори або акти передачі прав |
| Записувати валютний дохід за курсом оплати | Виручка не збігається з актами | Курс дати акта й курсові різниці |
Що врахувати іншим IT-ТОВ
Постановка обліку IT-компанії - це не формальність перед першим інвойсом, а рішення, які визначають звітність на роки. Кілька висновків стосуються майже будь-якого нового ТОВ у сфері IT.
- Облікову політику затверджують до першого акта клієнту, бо курсові різниці й визнання доходу починаються з першої операції.
- Рішення про капіталізацію розробки ухвалюють до початку робіт над продуктом, з окремим обліком витрат за проєктом.
- Права на код фіксуються договорами й актами з першого етапу, інакше продукт у балансі не має юридичної основи.
- Єдиний податок не скасовує повного бухгалтерського обліку, і саме від нього залежать дивіденди й звітність для інвестора.
Порядок робіт описано на сторінці про постановку бухгалтерського обліку ТОВ, а особливості IT-компаній - на сторінці про облік ТОВ у сфері IT.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Що потрібно закласти під час постановки обліку вашого ТОВ
Шість питань показують, які рішення варто ухвалити до першої операції вашого ТОВ і з яких розділів почати.
- Щойно зареєстроване, операцій ще немає
- Перші операції вже відбулися
- Працює, але облікової політики немає
- Українські компанії й фізособи
- Іноземні клієнти з оплатою у валюті
- І ті, й інші
- Ні
- Плануємо
- Так, розробка вже йде
- Лише засновники
- Працівники за трудовими договорами
- Підрядники ФОП
- Єдиний податок
- Загальну систему
- Ще не обрано
- Один
- Кілька
- Кілька, плануємо інвестора
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійна постановка бухгалтерського обліку нового ТОВ у сфері IT
Постановка бухгалтерського обліку нового ТОВ у сфері IT до першого інвойсу закладає правила для валютної виручки, розробки продукту, прав на код і корпоративних рішень, які не доведеться переробляти, коли з'явиться інвестор. Компанія починає роботу з обліковою політикою під свою бізнес-модель, а не під типову торговельну фірму. Як бухгалтер для ТОВ веде облік після постановки, описано на головній сторінці.
Дистанційна постановка бухгалтерського обліку IT-ТОВ
Статут, виписки валютного рахунку, договори з клієнтами й командою існують в електронному вигляді, тому постановка обліку IT-ТОВ виконується повністю дистанційно. Облікову політику й накази директор підписує КЕП, програма налаштовується в хмарі, а доступ до банку надається лише на перегляд. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
