Звітність із заробітної плати ТОВ у сфері e-commerce після зміни бухгалтера
ТОВ продає дитячі товари через власний інтернет-магазин і маркетплейси. У штаті двадцять шість працівників - менеджери з продажу, контент-менеджери, працівники складу й служби доставки. Два роки зарплату й звітність вела бухгалтерка на аутсорсингу, яка потім припинила співпрацю, передавши базу облікової програми й паролі.
Перша ж квартальна звітність у нового бухгалтера показала, що дані попередніх періодів не сходяться з банком і податковою. Нижче описано, що виявила звірка звітності з заробітної плати, як виправили помилки й як тепер організовано контроль.
- Ситуація ТОВ у сфері e-commerce до звірки звітності
- Що виявила звірка звітності
- ПДФО сплачено, але не відображено
- ЄСВ не в тих місяцях
- Працівники без стажу
- Як виправили звітність
- Етапи й строки робіт
- Результат для ТОВ у сфері e-commerce
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- Дані працівників
- Щомісячна звірка
- Стаж працівників
- Що врахувати іншим ТОВ у сфері e-commerce
- Чи збігається звітність із зарплати вашого ТОВ з реальністю
- Професійна звітність із заробітної плати ТОВ у сфері e-commerce
- Дистанційна звітність із заробітної плати ТОВ у сфері e-commerce
Ситуація ТОВ у сфері e-commerce до звірки звітності
Звітність із заробітної плати - це не лише податки. На підставі цих даних Пенсійний фонд формує стаж і зарплату кожного працівника, з яких потім рахуються лікарняні, декретні й пенсія. Тому помилка у звіті шкодить і компанії, і людям.
ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ. Зарплата виплачується двічі на місяць, частина працівників складу працює на неповний робочий день, двоє менеджерів - за сумісництвом. За два роки в компанії змінилося майже пів штату, як це звично для інтернет-торгівлі з сезонними піками.
Податковий розрахунок із додатками щодо ПДФО й ЄСВ попередня бухгалтерка подавала щокварталу вчасно. Але звірки звітності з банківськими виписками й інтегрованою карткою платника в електронному кабінеті не проводила.
Що виявила звірка звітності
Звіряли три джерела за два роки - нарахування в обліковій програмі, виплати за банківськими виписками й дані звітності та інтегрованої картки в електронному кабінеті. Розбіжностей виявилося більше, ніж очікувалося, і вони стосувалися різних податків.
ПДФО сплачено, але не відображено
ПДФО й військовий збір перераховувалися в день виплати зарплати, як і належить. Але в двох кварталах премії до свят були виплачені, а у звітності не відображені. У картці платника утворилася переплата податку, а в податковій - дохід працівників, який ніде не задекларовано.
ЄСВ не в тих місяцях
ЄСВ нараховується за місяць, за який нарахована зарплата, і саме в цьому місяці відображається у звітності. Відпускні, нараховані наприкінці місяця за наступний, у звітності потрапляли не в той місяць. Через це в одних місяцях частина працівників мала зарплату нижчу за мінімальну без доплати ЄСВ до мінімального внеску, а в інших - завищену.
Працівники без стажу
Двоє працівників складу були відображені у звітності з помилками в реєстраційному номері облікової картки платника податків. Їхні дані не потрапили в реєстр застрахованих осіб, і за півтора року в них не було ні стажу, ні зарплати. Помилку виявили, коли одна з працівниць оформила лікарняний, а ПФУ розрахував допомогу з мінімальної зарплати.
Підсумок розбіжностей за два роки за даними звірки.
| Розбіжність | Сума або кількість | Наслідок |
|---|---|---|
| Премії не відображені у звітності | 186 000 грн доходу | Переплата ПДФО в картці й незадекларований дохід |
| ЄСВ у неправильних місяцях | 14 місяців | Недоплата ЄСВ до мінімального внеску |
| Недоплата ЄСВ до мінімального | 38 400 грн | Борг, пеня й штраф при перевірці |
| Помилки в реєстраційних номерах | 2 працівники, 18 місяців | Немає стажу й зарплати в реєстрі ПФУ |
| Сумісники як основні працівники | 2 працівники | Зайвий ЄСВ до мінімального |
Загалом розбіжності не створили великого боргу перед бюджетом - частина помилок давала переплату, частина недоплату. Але кожна з них окремо була б підставою для штрафу при перевірці, а помилки щодо двох працівників напряму зменшили їхні лікарняні й майбутній стаж.
Як виправили звітність
Виправлення почали з того, що найбільше шкодило людям, - персоніфікованих даних працівників без стажу. Потім перейшли до податкових розбіжностей.
Дані працівників
Реєстраційні номери, паспортні дані й дати прийняття всіх працівників звірено з документами, а помилки виправлено в довіднику програми.
Уточнення щодо стажу
За вісімнадцять місяців подано уточнюючі розрахунки з правильними даними двох працівників, після чого стаж і зарплата з'явилися в реєстрі.
Премії й ПДФО
Невідображені премії включено в уточнюючі розрахунки за відповідні квартали, і переплата ПДФО в картці закрилася.
ЄСВ за місяцями
Нарахування ЄСВ розподілено за місяцями, за які нарахована зарплата, сплачено недоплату до мінімального внеску й відображено сумісників за правильною ознакою.
Щомісячна звірка
Після кожного місяця нарахування звіряються з виписками й карткою платника, а перед поданням звітності - з контрольними сумами.
Уточнення подали самостійно, до будь-якої перевірки. Це дозволило виправити помилки з мінімальними наслідками, тоді як ті самі розбіжності, знайдені податковою, коштували б штрафів і пені.
Працівниці, якій ПФУ розрахував лікарняний із мінімальної зарплати, після появи даних у реєстрі допомогу перерахували за фактичною зарплатою.
Етапи й строки робіт
Звірка й виправлення тривали сім тижнів - довше, ніж звичайна квартальна звітність, бо доводилося відновлювати логіку нарахувань попередньої бухгалтерки.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Звірка трьох джерел | Програма, виписки, звітність і картка | Перші три тижні |
| Дані працівників | Довідник, уточнення щодо стажу | Четвертий тиждень |
| Податкові уточнення | Премії, ЄСВ за місяцями, сумісники | П'ятий-шостий тиждень |
| Контроль | Щомісячна звірка й контрольні суми | Сьомий тиждень |
Найважче було з відпускними: попередня бухгалтерка нараховувала їх вручну без прив'язки до місяців відпустки, і кожен такий випадок довелося розбирати окремо.
Результат для ТОВ у сфері e-commerce
Після уточнень дані звітності, виплат і інтегрованої картки повністю збіглися, а обидва працівники отримали стаж за весь період роботи.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Звітність і виплати | Розбіжності за два роки | Повний збіг |
| Інтегрована картка | Переплата ПДФО й недоплата ЄСВ | Без розбіжностей |
| Стаж працівників у реєстрі | Двоє без стажу 18 місяців | Відновлено |
| Сумісники | Як основні працівники | Правильна ознака й ЄСВ |
| Звірка | Не проводилася | Щомісяця |
Сплачена недоплата ЄСВ склала 38 400 грн, а переплата ПДФО зарахувалася в рахунок майбутніх платежів. Компанія підійшла до наступної перевірки без розбіжностей, які інакше стали б основою для штрафів.
Помилки, яких уникнули
Після зміни бухгалтера часто виникає бажання почати «з чистого аркуша» й не чіпати минулі періоди. Саме це найчастіше обертається проблемами.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Не чіпати минулі періоди | Розбіжності переходять у нові звіти | Звірка за два роки |
| Виправити все в поточному кварталі | Нові розбіжності за місяцями | Уточнення за кожен період |
| Чекати, доки працівники помітять | Втрата стажу й допомог для людей | Персоніфікація в першу чергу |
| Покластися на нову програму | Ті самі помилки в довідниках | Перевірка даних працівників |
Окремо від попередньої бухгалтерки отримали пояснення щодо нарахувань, які не вдалося відновити з програми. Це заощадило кілька днів звірки й дало змогу не вигадувати логіку там, де її можна було дізнатися.
Що змінилося в роботі ТОВ
Звітність із заробітної плати перестала бути квартальною подією. Тепер вона результат щомісячної звірки, і квартальний розрахунок лише підсумовує вже перевірені дані.
Дані працівників
Реєстраційні номери й ознаки сумісництва перевіряються при прийнятті на роботу.
Щомісячна звірка
Нарахування, виплати й картка платника звіряються після кожного місяця.
Стаж працівників
Дані кожного працівника потрапляють у реєстр застрахованих осіб без помилок.
Директор раз на квартал отримує коротку довідку про стан розрахунків із бюджетом за ПДФО, військовим збором і ЄСВ - без переплат і без боргів.
Що врахувати іншим ТОВ у сфері e-commerce
В інтернет-торгівлі висока плинність і сезонні премії, тому помилки в звітності з зарплати накопичуються швидше, ніж в інших галузях.
- Після зміни бухгалтера варто звірити звітність із виплатами й інтегрованою карткою щонайменше за останні два роки.
- Помилка в реєстраційному номері працівника означає, що його стаж і зарплата не потрапляють у реєстр ПФУ.
- ЄСВ відображається в тому місяці, за який нарахована зарплата, а не в місяці виплати.
- Самостійні уточнення до перевірки обходяться значно дешевше, ніж ті самі помилки, знайдені податковою.
Отже, звірка звітності після зміни бухгалтера захищає не лише компанію від штрафів, а й працівників від втрати стажу. Порядок звітності описано на сторінці про звітність із заробітної плати ТОВ, внески - на сторінці про ЄСВ з зарплати ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ у сфері e-commerce.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи збігається звітність із зарплати вашого ТОВ з реальністю
Шість питань показують, чи немає у вашого ТОВ розбіжностей між звітністю, виплатами й податковою та чи отримують працівники стаж.
- Ні
- Один раз
- Кілька разів
- Щомісяця
- Перед поданням
- Ні
- Ні
- Так
- Не перевіряли
- Ні
- Так
- Ні
- Так
- Рідко
- Часто
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійна звітність із заробітної плати ТОВ у сфері e-commerce
Звітність із заробітної плати ТОВ у сфері e-commerce після зміни бухгалтера починається зі звірки нарахувань, виплат і інтегрованої картки, а закінчується уточненнями, які відновлюють стаж працівників і прибирають розбіжності з податковою. Компанія підходить до перевірки без помилок, а люди не втрачають лікарняні й пенсійний стаж. Як бухгалтер ТОВ веде зарплату інтернет-магазину, описано на головній сторінці.
Дистанційна звітність із заробітної плати ТОВ у сфері e-commerce
Облікова програма, банківські виписки, електронний кабінет платника й вебпортал ПФУ доступні онлайн, тому звітність із заробітної плати ТОВ у сфері e-commerce після зміни бухгалтера звіряється й подається дистанційно, а директор отримує довідку про розрахунки з бюджетом щокварталу. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
