Зарплатний облік ТОВ у сфері IT при переході з договорів ЦПХ

Ситуація IT-ТОВ до аналізу договорів ЦПХ

Договори ЦПХ в IT-компаніях часто з'являються як тимчасове рішення на старті, а потім залишаються роками. Саме тривалість і регулярність таких договорів перетворюють їх на ризик, бо за змістом вони вже нічим не відрізняються від трудових.

ТОВ на загальній системі оподаткування, резидентом Дія Сіті не є. Розробники за ЦПХ отримують фіксовану щомісячну суму за актом «надання послуг з розробки програмного забезпечення». З кожної виплати ТОВ утримує ПДФО 18% і військовий збір 5% та нараховує ЄСВ 22%, тому з погляду податків до компанії питань не виникало.

Разом із тим розробники працюють за графіком команди, беруть участь у щоденних зустрічах, отримують від компанії ноутбуки й доступи, а відпустки погоджують із тимлідом. Відпускних і лікарняних за рахунок ТОВ вони не отримують.

Що показав аналіз договорів ЦПХ

Усі чотирнадцять договорів ЦПХ порівняли з ознаками трудових відносин, на які звертає увагу Держпраці. Головне питання - чи оплачується результат, чи сам процес роботи, і чи підпорядковується людина внутрішнім правилам компанії.

Ознаки трудових відносин

Договір ЦПХ передбачає конкретний результат - розроблений модуль, виправлену помилку, проведене тестування, - а виконавець сам організовує роботу. У договорах ТОВ предметом були «послуги з розробки» без визначеного результату, оплата фіксована щомісяця незалежно від обсягу, а робочий час і місце фактично визначала компанія.

Одинадцять договорів мали більшість ознак трудових відносин - тривалість понад рік, щомісячна однакова оплата, обладнання компанії, підпорядкування тимліду, погодження відпочинку. Три договори справді стосувалися окремих проєктів із визначеним результатом і строком.

Розмір ризику

За статтею 265 КЗпП фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору карається штрафом у десятикратному розмірі мінімальної зарплати - 86 470 грн у 2026 році за кожного працівника. Цей штраф накладається одночасно з приписом, навіть якщо порушення вже усунуто на момент перевірки.

Крім штрафу, працівники з ЦПХ можуть через суд вимагати визнати відносини трудовими й стягнути компенсацію за всі невикористані відпустки за роки роботи.

Податки не рятують

Директор вважав, що повна сплата ПДФО, військового збору й ЄСВ захищає компанію. Але штраф за неоформлених працівників стосується трудових прав, а не податків. Податки з виплат за ЦПХ і з зарплати однакові, тому економії на податках схема не давала - компанія економила лише на відпустках і лікарняних, ризикуючи значно більшою сумою.

Порівняння ризику й додаткових витрат на одинадцять людей із середньою виплатою 45 000 грн на місяць.

Податки в обох варіантах однакові. Річна «економія» на відпустках становить близько 390 000 грн, а один штраф Держпраці - майже мільйон гривень. Тобто схема з ЦПХ окупала ризик лише за умови, що перевірки не буде жодного разу протягом двох-трьох років.

Як переоформили працівників і змінили облік

Переоформлення будували так, щоб не створити нових ризиків - ні трудових, ні податкових - і не втратити людей, для яких зміна формату могла здатися зменшенням доходу.

1. Розмова з командою

   Кожному розробнику пояснили, що сума «на руки» не зміниться, а з'являться оплачувані відпустки, лікарняні за рахунок ТОВ і ПФУ та трудовий стаж.

2. Трудові договори

   З одинадцятьма людьми укладено трудові договори, а договори ЦПХ припинено останнім актом за фактично надані послуги.

3. Повідомлення ДПС і кадрові документи

   Повідомлення про прийняття на роботу подано до податкової до початку роботи за трудовим договором, оформлено накази, штатний розпис і графік відпусток.

4. Військовий облік

   Для нових працівників ведеться військовий облік, а дані військовозобов'язаних внесено в особові картки.

5. Проєктні ЦПХ за результатом

   Три договори ЦПХ переписано під конкретний результат, строк і приймання за актом із переліком виконаних задач.

Оклади в трудових договорах встановили так, щоб сума після утримання податків дорівнювала попередній виплаті за ЦПХ. Для ТОВ це не збільшило податкове навантаження, бо ставки ПДФО, військового збору й ЄСВ однакові.

Переводити людей на ФОП не стали. Така схема для розробників, які фактично працюють як працівники, має ті самі ознаки трудових відносин і додає податковий ризик перекваліфікації виплат.

Етапи й строки робіт

Переоформлення провели за місяць, щоб завершити його до початку нового кварталу й подати звітність уже з новим складом працівників.

Повідомлення до ДПС подали заздалегідь, бо робота за трудовим договором без такого повідомлення сама по собі вважається фактичним допуском без оформлення.

Результат для IT-ТОВ

Через пів року в компанії пройшла позапланова перевірка Держпраці за зверненням колишнього підрядника. Порушень щодо оформлення працівників інспектор не встановив.

Додаткові витрати ТОВ - лише відпустки й частина лікарняних, близько 7% фонду оплати праці. Натомість компанія позбулася ризику, який перевищував її річний прибуток, а розробники отримали стаж і соціальні гарантії.

Помилки, яких уникнули

Переоформлення людей з ЦПХ легко провести так, що помилки вийдуть дорожчими за саму схему.

Окремо врахували, що з переходом на трудові договори в ТОВ з'явився обов'язок вести військовий облік і табель робочого часу. Без цього переоформлення вирішило б одну проблему й створило іншу.

Що змінилося в роботі ТОВ

Зарплатний облік IT-компанії перестав бути простим щомісячним актом і виплатою. Тепер він охоплює всі складові трудових відносин - час, відпочинок, хворобу й військовий облік.

Для нових людей у компанії тепер діє просте правило: якщо людина працює в команді постійно - трудовий договір, якщо виконує окрему задачу зі строком - ЦПХ із результатом.