Військовий облік працівників ТОВ у сфері IT перед перевіркою ТЦК

Ситуація IT-ТОВ до відновлення військового обліку

Військовий облік - обов'язок кожного роботодавця, у якого працюють військовозобов'язані, незалежно від галузі, кількості працівників і формату роботи. Віддалена робота не скасовує цього обов'язку, а лише ускладнює збирання документів.

ТОВ на загальній системі оподаткування, резидентом Дія Сіті не є. Кадрові документи вела офіс-менеджерка за сумісництвом: трудові договори, накази, повідомлення до ДПС про прийняття на роботу. При прийнятті працівників військово-облікові документи не перевіряли й не копіювали.

Відповідальної особи за військовий облік призначено не було, особових карток не заводили, у ТЦК підприємство на обліку як роботодавець не перебувало. Повідомлення про планову перевірку надійшло за десять днів до її дати.

Що показав аналіз військового обліку

Перед відновленням зрозуміли масштаб - чого бракує, що можна зробити за десять днів і що залишиться на потім. Результат оцінки показав, що облік потрібно створювати з нуля.

Розмір відповідальності

За статтею 210-1 КУпАП порушення правил військового обліку в особливий період карається штрафом на посадових осіб юридичної особи від 34 000 до 59 500 грн. Керівника штрафують за відсутність військового обліку, а відповідальну особу - за неналежне ведення. За результатами однієї перевірки розглядається одна справа й накладається один штраф за всі порушення.

Крім штрафу, без військового обліку ТОВ не може бронювати працівників. Для IT-компанії, яка працює з іноземними клієнтами й шукає статус критичного підприємства, це питання збереження команди.

Документи віддалених працівників

Двадцять вісім військовозобов'язаних перебувають на обліку в різних ТЦК восьми міст. Паперові військові квитки або тимчасові посвідчення є не в усіх, але всі мають електронний військово-обліковий документ у застосунку «Резерв+». Дані з е-ВОД потрібні для особових карток і списків персонального військового обліку.

Прийняті й звільнені без повідомлень

За останній рік компанія прийняла дванадцять і звільнила шість військовозобов'язаних. Про прийняття й звільнення таких працівників роботодавець повідомляє ТЦК у семиденний строк. Жодного повідомлення не подавалося.

Обсяг робіт для відновлення обліку за десять днів.

Головною складністю стала не кількість документів, а розподіленість команди: двадцять вісім людей у восьми містах треба було попросити надіслати е-ВОД протягом трьох днів і пояснити, навіщо це потрібно.

Як відновили військовий облік

Відновлення будували за пріоритетом: спершу те, що перевіряють першим, і те, без чого неможливо підготувати решту документів.

1. Наказ і відповідальна особа

   Наказом призначено відповідальну за військовий облік, затверджено план роботи з військового обліку й порядок взаємодії з працівниками на віддаленій роботі.

2. Збирання е-ВОД

   Кожен військовозобов'язаний надіслав актуальний е-ВОД через захищений канал, а дані звірили з паспортом і обліковою карткою платника податків.

3. Особові картки

   На кожного військовозобов'язаного заведено особову картку з даними військового обліку, освітою, посадою й адресою фактичного проживання.

4. Списки ПВО

   Складено списки персонального військового обліку й підготовлено для звірки з ТЦК, у якому ТОВ стало на облік як роботодавець.

5. Повідомлення ТЦК

   Щодо прийнятих і звільнених за рік військовозобов'язаних підготовлено й надіслано повідомлення до відповідних ТЦК.

Працівникам надіслали коротке пояснення: дані потрібні роботодавцю за законом, нікуди, крім ТЦК, не передаються й потрібні, зокрема, для можливого бронювання. Після цього двадцять сім із двадцяти восьми людей надіслали е-ВОД за два дні.

Повідомлення про зміни за минулий рік подали з фактичними датами прийняття й звільнення, без спроб «підігнати» дати. Перевірка зафіксувала їх як подані із запізненням, але сам облік на дату перевірки вже вівся.

Етапи й строки робіт

Від повідомлення про перевірку до готового обліку минуло вісім робочих днів. Два дні залишили на перевірку документів і підготовку відповідальної особи до спілкування з комісією.

Останній працівник надіслав е-ВОД на п'ятий день, бо перебував у відрядженні за кордоном. Його картку заповнили останньою, і саме через такі випадки резерв у два дні виявився необхідним.

Результат для IT-ТОВ

Комісія перевірила наявність наказу, особових карток, списків і повідомлень. За результатами перевірки ТОВ отримало рекомендації щодо строків подання повідомлень, але штрафу не було.

Потенційний штраф до 59 500 грн для директора й відповідальної особи вдалося не отримати. Важливіше інше: компанія тепер може подаватися на статус критичної й бронювати ключових розробників.

Помилки, яких уникнули

Відновлення обліку під тиском строку штовхає до рішень, які створюють нові ризики, - юридичні або репутаційні всередині команди.

Окремо перевірили, щоб персональні дані військовозобов'язаних зберігалися з обмеженим доступом. Особові картки доступні лише відповідальній особі й директору, а не всій адміністративній команді.

Що змінилося в роботі ТОВ

Військовий облік став частиною кадрового процесу з першого дня роботи нового працівника, а не окремою задачею перед перевіркою.

Двічі на рік відповідальна особа просить усіх військовозобов'язаних надіслати оновлений е-ВОД. Це займає один день і дозволяє тримати облік актуальним без чекання наступної перевірки.