Впровадження РРО на оптовому складі ТОВ при продажу покупцям за готівку й карткою
ТОВ торгує оптом будівельними матеріалами - цементом, сухими сумішами, профілем, утеплювачем. Основні покупці - будівельні компанії й магазини, які платять за рахунками. Але щодня на склад приїжджають також підприємці-ремонтники й приватні особи, які купують товар на об'єкт і платять готівкою або карткою через термінал.
Каси на складі не було: директор вважав, що оптова компанія не займається роздрібною торгівлею й РРО їй не потрібен. Нижче описано, які продажі на складі потребують фіскального чека, як налаштували ПРРО і як змінилася робота з готівкою.
- Ситуація оптового ТОВ до впровадження РРО
- Що показав аналіз продажів на складі
- Розрахункові операції
- Переказ за рахунком
- Ліміт готівкових розрахунків
- Як впровадили РРО на складі
- Етапи й строки робіт
- Результат для оптового ТОВ
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- ПРРО на складі
- Рахунки без каси
- Ліміти готівки
- Що врахувати іншим оптовим ТОВ
- Чи потрібен вашому оптовому ТОВ РРО
- Професійне впровадження РРО на оптовому складі ТОВ
- Дистанційне впровадження РРО на оптовому складі ТОВ
Ситуація оптового ТОВ до впровадження РРО
Обов'язок застосовувати РРО визначається не видом торгівлі - оптом чи вроздріб, - а способом розрахунку. Якщо покупець платить готівкою або карткою, це розрахункова операція незалежно від того, скільки товару він купує і хто він.
ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ. Близько 80% виручки надходило переказами за рахунками від юридичних осіб. Решта - продажі на складі: готівка до каси складу з видачею накладної й оплати карткою через банківський термінал без фіскального чека.
Готівку зберігали в сейфі складу й раз на кілька днів вносили на рахунок ТОВ. Окремі покупці-підприємці купували товар на суми понад 50 000 грн за раз і платили готівкою.
Що показав аналіз продажів на складі
Проаналізували продажі на складі за три місяці за способами оплати й покупцями.
Розрахункові операції
Прийняття від покупця готівки або оплати платіжною карткою через термінал - розрахункова операція, яку потрібно проводити через РРО чи ПРРО з видачею фіскального чека. Видаткова накладна не замінює фіскальний чек, а квиток термінала - тим більше.
Переказ за рахунком
Переказ коштів на рахунок ТОВ за реквізитами через банк не є розрахунковою операцією. Покупці, які платять за рахунком зі свого рахунку - юридичні особи й підприємці, - РРО не потребують, і для них нічого змінювати не потрібно.
Ліміт готівкових розрахунків
Розрахунки готівкою між суб'єктами господарювання обмежені граничною сумою протягом одного дня за одним або кількома документами, а розрахунки з фізичними особами за товари - окремим лімітом. Продажі підприємцям за готівку понад 50 000 грн за день перевищували ліміт для розрахунків між суб'єктами господарювання.
Продажі на складі за місяць і вимоги до фіскалізації.
| Спосіб оплати | Сума за місяць | Потрібен РРО | Чек видавався |
|---|---|---|---|
| Переказ за рахунком | 6 400 000 грн | Ні | Не потрібен |
| Готівка на складі | 900 000 грн | Так | Ні |
| Картка через термінал | 700 000 грн | Так | Ні |
| Разом без чеків | 1 600 000 грн | - | Штраф 100-150% |
Щомісяця 1,6 млн грн проходили через склад без фіскальних чеків. Для оптової компанії це лише 20% виручки, але саме ці продажі становили найбільший ризик: штраф дорівнював би вартості товару, проданого без чека, а при повторних порушеннях - 150%.
Як впровадили РРО на складі
Мета - фіскалізувати лише ті продажі, які цього потребують, не змінюючи роботи з основними покупцями за рахунками.
ПРРО складу
Зареєстровано ПРРО з господарською одиницею «склад», інтегрований із товарною програмою, у якій формуються накладні.
Термінал і чек
Банківський термінал пов'язано з ПРРО, і при оплаті карткою чек формується автоматично разом із накладною.
Готівка через касу
Готівка приймається лише з видачею фіскального чека, а наприкінці дня здається інкасатору службовою видачею.
Контроль ліміту
Для підприємців-покупців на суми понад ліміт готівкових розрахунків склад пропонує рахунок на переказ або оплату карткою.
Розділення потоків
Продажі за рахунками відвантажуються без чека, а продажі на складі за готівку й карткою - лише з фіскальним чеком.
Для постійних покупців-підприємців запропонували перейти на оплату за рахунком: їм виставляють рахунок заздалегідь, вони оплачують його зі свого рахунку ФОП, і відвантаження проходить без каси. Більшість погодилася, бо це спростило й їхній облік.
Готівку більше не зберігають у сейфі кілька днів: щоденна інкасація зменшила ризик розбіжностей і втрат.
Етапи й строки робіт
Впровадження зайняло два тижні. Найбільше часу забрала домовленість із постійними покупцями про зміну способу оплати.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Аналіз продажів | Способи оплати, покупці, суми | Перші три дні |
| ПРРО і термінал | Реєстрація, інтеграція з товарною програмою | Перший тиждень |
| Порядок готівки | Ліміти, інкасація, службова видача | Другий тиждень |
| Покупці-підприємці | Перехід на оплату за рахунком | Другий тиждень |
Комірників навчили працювати з ПРРО за один день. Чек формується тим самим натисканням, що й накладна, тому додаткової роботи на складі майже не з'явилося.
Результат для оптового ТОВ
Продажі на складі за готівку й карткою супроводжуються чеками, а основні покупці за рахунками працюють як раніше.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Продажі за готівку й карткою | Без чеків | Фіскальний чек ПРРО |
| Обіг без чеків на місяць | 1 600 000 грн | 0 |
| Готівка понад ліміт | Від підприємців | Рахунок або картка |
| Зберігання готівки | Кілька днів у сейфі | Щоденна інкасація |
| Ризик штрафу | 100-150% вартості товарів | Знятий |
Частка готівки на складі зменшилася з 11% до 4% виручки, бо постійні покупці перейшли на рахунки. Це знизило і ризики, і витрати на інкасацію.
Помилки, яких уникнули
Оптові компанії часто вважають, що РРО - це про роздріб, і впроваджують його лише після штрафу.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Вважати накладну достатньою | Штраф за невидачу чека | Чек разом із накладною |
| Пробивати чеки на всі продажі | Подвоєння виручки за рахунками | Чеки лише на готівку й картки |
| Приймати готівку понад ліміт | Порушення лімітів розрахунків | Рахунок для великих сум |
| Зберігати готівку на складі | Втрати й розбіжності | Щоденна інкасація |
Директор спершу хотів просто заборонити готівку й картки на складі. Від цього відмовилися: приватні покупці й дрібні підприємці давали стабільну маржу, вищу за маржу великих клієнтів.
Що змінилося в роботі ТОВ
Оптовий склад тепер працює з двома потоками продажів, і для кожного є власні правила.
ПРРО на складі
Продажі за готівку й карткою на складі проходять через ПРРО з фіскальним чеком.
Рахунки без каси
Покупці за рахунками на IBAN отримують товар без фіскального чека, як і раніше.
Ліміти готівки
Великі суми від підприємців приймаються лише переказом або карткою.
Щодня бухгалтер звіряє чеки ПРРО, надходження від інкасації й термінала з накладними складу. Будь-яка розбіжність розбирається наступного ранку з комірником.
Що врахувати іншим оптовим ТОВ
Оптові склади, на які приїжджають підприємці й приватні покупці, фактично ведуть і роздрібні продажі, навіть якщо компанія вважає себе суто оптовою.
- Прийняття готівки або оплати карткою - розрахункова операція з обов'язковим фіскальним чеком незалежно від обсягу покупки.
- Переказ на рахунок ТОВ за реквізитами чека не потребує, тому основні покупці за рахунками працюють без каси.
- Готівкові розрахунки між суб'єктами господарювання обмежені граничною сумою на день.
- Штраф за продаж без чека - 100% вартості товару за перше порушення й 150% за наступні.
Отже, один ПРРО на складі, інтегрований із накладними, закриває ризик для продажів за готівку й карткою й не змінює роботи з основними клієнтами. Порядок описано на сторінці про фіскалізацію та дозволи ТОВ, готівку - на сторінці про облік грошових коштів ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ в оптовій торгівлі.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи потрібен вашому оптовому ТОВ РРО
Шість питань показують, чи є у вашого оптового ТОВ продажі, які потребують фіскального чека, і чи не порушуються ліміти готівки.
- Ні
- Так
- Ні
- Так
- Таких оплат немає
- Так
- Ні, лише накладна
- Ні
- Так
- Готівки немає
- Здається щодня
- Кілька днів
- Немає
- До 10%
- Понад 10%
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійне впровадження РРО на оптовому складі ТОВ
РРО на оптовому складі ТОВ при продажу покупцям за готівку й карткою охоплює ПРРО складу, інтегрований із накладними, зв'язок із терміналом, контроль лімітів готівки, щоденну інкасацію й переведення постійних покупців на оплату за рахунком. Склад продає всім покупцям без ризику штрафу. Як бухгалтер для ТОВ веде облік оптової компанії, описано на головній сторінці.
Дистанційне впровадження РРО на оптовому складі ТОВ
ПРРО реєструється через електронний кабінет, а чеки, накладні й надходження від інкасації доступні онлайн, тому РРО на оптовому складі ТОВ при продажу покупцям за готівку й карткою впроваджується й контролюється дистанційно щодня. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
