Підготовка оптового ТОВ до документальної податкової перевірки
Компанія ніколи раніше не проходила документальної перевірки, а бухгалтер змінювався двічі за перевірюваний період. Нижче описано, що встигли перевірити до приходу інспекторів, які помилки виправили самостійно, як працювали під час перевірки й що вдалося зняти запереченнями на акт.
- Ситуація оптового ТОВ перед перевіркою
- Що показав внутрішній аудит до перевірки
- Ризикові постачальники
- Первинні документи на товар
- Безнадійна дебіторська заборгованість
- Розбіжності ПДВ
- Скільки коштувала б перевірка без підготовки
- Як готувалися до перевірки
- Етапи й строки робіт
- Результат для оптового ТОВ
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- Перевірка постачальника
- Єдиний архів
- Контроль плану-графіка
- Що врахувати іншим оптовим ТОВ
- Наскільки ваше ТОВ готове до документальної податкової перевірки
- Професійна підготовка оптового ТОВ до податкової перевірки
- Дистанційна підготовка оптового ТОВ до податкової перевірки
Ситуація оптового ТОВ перед перевіркою
ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ і податку на прибуток, близько вісімдесяти працівників, склад і офіс в одному місті. Постачальники - імпортери й національні дистриб'ютори, а також кілька дрібніших компаній, через які купували товар у пікові сезони. Покупці - понад триста монтажних організацій і ФОП.
Тривалість планової документальної перевірки для такого платника за пунктом 82.1 ПКУ - до 20 робочих днів із можливістю продовження. Цього часу інспекторам вистачає, щоб вибірково перевірити документи й контрагентів за кожен рік. Тому найважливіше було зробити до перевірки, а не під час неї.
Що показав внутрішній аудит до перевірки
За десять днів неможливо перевірити все, тому аудит будували так, як перевіряє податкова: від ризикових контрагентів і великих сум до другорядних операцій.
Ризикові постачальники
Три дрібні постачальники, у яких купували товар у сезон, за даними відкритих реєстрів мали ознаки фіктивності: відсутність працівників, складів і транспорту, а один з них згодом мав статус ризикового платника. Податковий кредит за їхніми накладними становив помітну частину ПДВ за один рік. Для таких операцій інспектори перевіряють не лише накладні, а й реальність поставки.
Первинні документи на товар
Частина видаткових накладних від постачальників була без підписів, а товарно-транспортні накладні на доставку збереглися не за всіма поставками. За попередніх бухгалтерів документи зберігалися частково в паперовому вигляді, частково - в пошті колишніх працівників.
Безнадійна дебіторська заборгованість
Борги кількох покупців-ФОП, які припинили діяльність, списали у витрати без документів, що підтверджують ознаки безнадійності за підпунктом 14.1.11 ПКУ. Для податку на прибуток це потенційне донарахування, а для ПДВ - питання до коригування податкових зобов'язань.
Розбіжності ПДВ
Звірка декларацій з ПДВ із даними Єдиного реєстру податкових накладних показала кілька накладних, включених до податкового кредиту з порушенням 1095-денного строку, і одну накладну, включену двічі.
| Зона ризику | Що знайшли | Можливий наслідок |
|---|---|---|
| Ризикові постачальники | Три контрагенти з ознаками фіктивності | Зняття податкового кредиту й витрат |
| Первинні документи | Накладні без підписів, немає ТТН | Операція вважається непідтвердженою |
| Безнадійні борги | Списання без підтвердження ознак | Донарахування податку на прибуток |
| Податковий кредит | Прострочені й подвійні накладні | Донарахування ПДВ і штраф |
| Зберігання документів | У пошті колишніх працівників | Неможливість надати документи вчасно |
Скільки коштувала б перевірка без підготовки
Розрахунок показав, що основна частина ризику - не самі помилки, а штраф, який до них додається, якщо помилки знаходить податкова. Умовний приклад:
| Зона | Недоплата | Наслідок при виявленні податковою |
|---|---|---|
| Подвійна й прострочені накладні | ПДВ 96 000 грн | Плюс штраф 25% - 24 000 грн |
| Безнадійні борги без підтвердження | Податок на прибуток 54 000 грн | Плюс штраф 25% - 13 500 грн |
| Ризикові постачальники | ПДВ і прибуток 1 150 000 грн | Плюс штраф 25% - 287 500 грн |
| Разом | 1 300 000 грн | Понад 1 600 000 грн із штрафами |
Помилки, які компанія визнала, виправили уточнюючими розрахунками до початку перевірки зі штрафом 3% замість 25%. Операції з ризиковими постачальниками виправляти не стали, бо поставки були реальними, - їх готували захищати документами.
Як готувалися до перевірки
Роботу розділили: що виправляти самостійно, що захищати документами і як організувати саму перевірку.
Уточнюючі розрахунки
Подвійну й прострочені накладні, а також безпідставне списання боргів виправлено уточнюючими розрахунками до дати початку перевірки.
Досьє на ризикових постачальників
Для кожного зібрано договори, листування, заявки, ТТН, складські документи про оприбуткування й дані про подальший продаж цього товару.
Відновлення первинних документів
Від постачальників отримано підписані примірники накладних, а документи з пошти колишніх працівників зведено в один архів.
Порядок роботи з інспекторами
Призначено одну відповідальну особу, документи надавалися лише за письмовими запитами, а копії передачі фіксувалися реєстром.
Заперечення на акт
Після отримання акта підготовлено заперечення з документами протягом 10 робочих днів і забезпечено участь у їх розгляді.
Найсильнішим аргументом щодо ризикових постачальників став рух товару: товар від них оприбуткований на складі, а потім проданий конкретним покупцям, що підтверджено накладними й зареєстрованими податковими накладними на продаж. Податкова може сумніватися в постачальнику, але реальність господарської операції доводять документи покупця.
Етапи й строки робіт
Підготовка вмістилася в десять днів між повідомленням і початком перевірки, а захист тривав до розгляду заперечень.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Внутрішній аудит | Контрагенти, ПДВ, борги, документи | Перші п'ять днів |
| Самостійне виправлення | Уточнюючі розрахунки й доплата | До початку перевірки |
| Документальна перевірка | Відповіді на запити інспекторів | До 20 робочих днів |
| Заперечення на акт | Аргументи й документи | 10 робочих днів після отримання акта |
| Розгляд заперечень | Участь представника компанії | За повідомленням податкової |
Результат для оптового ТОВ
Акт перевірки зафіксував порушення переважно щодо операцій із ризиковими постачальниками. Після розгляду заперечень частину висновків знято, а остаточні донарахування виявилися значно меншими за початковий ризик.
| Показник | Ризик без підготовки | Фактичний результат |
|---|---|---|
| Помилки ПДВ і безнадійні борги | Штраф 25% | Виправлено зі штрафом 3% |
| Ризикові постачальники | Зняття всього кредиту й витрат | Більшість операцій підтверджено |
| Документи на запит | Шукали б тижнями | Надавалися в день запиту |
| Загальні донарахування | Понад 1 600 000 грн | Близько 15% від початкового ризику |
Частину висновків, які не зняли запереченнями, компанія вирішила оскаржувати після отримання податкових повідомлень-рішень. Позиція для оскарження вже зібрана - ті самі документи про рух товару.
Помилки, яких уникнули
Перша перевірка часто йде гірше, ніж могла б, через дії самої компанії в перші дні.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Виправити все, навіть реальні операції | Самостійна відмова від законного кредиту | Виправлення лише визнаних помилок |
| Подавати уточнюючі під час перевірки | Неможливо за періоди, що перевіряються | Усі уточнення до початку перевірки |
| Видати інспекторам усі документи одразу | Немає контролю, що перевірено | Документи за письмовими запитами з реєстром |
| Не подавати заперечень | Акт стає основою для рішень повністю | Заперечення з документами в строк |
Що змінилося в роботі ТОВ
Після перевірки компанія змінила порядок роботи з постачальниками й документами, щоб наступна перевірка не була несподіванкою.
Перевірка постачальника
Нового постачальника перевіряють за відкритими реєстрами до першої оплати, а результат зберігають у досьє.
Єдиний архів
Первинні документи зберігаються в одному електронному архіві компанії, а не в пошті окремих працівників.
Контроль плану-графіка
Бухгалтер перевіряє план-графік перевірок щороку й заздалегідь готує внутрішній аудит.
Що врахувати іншим оптовим ТОВ
В оптовій торгівлі податкова найчастіше перевіряє реальність поставок і постачальників, тому підготовка починається з документів про рух товару.
- План-графік документальних перевірок публікується на сайті ДПС, і наявність у ньому компанії можна перевірити заздалегідь.
- Копію наказу й повідомлення вручають не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку перевірки - це час для самостійного виправлення помилок.
- Реальність поставки від сумнівного постачальника доводять оприбуткування, складські документи й подальший продаж товару.
- Заперечення на акт подаються протягом 10 робочих днів, і лише після цього рішення про донарахування стає остаточним в адміністративному порядку.
Порядок перевірок описано на сторінці про податкову перевірку ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ в оптовій торгівлі.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Наскільки ваше ТОВ готове до документальної податкової перевірки
Шість питань показують, де вашому ТОВ найімовірніше донарахують податки при перевірці і що підготувати до її початку.
- Так, без суттєвих донарахувань
- Так, з донарахуваннями
- Ні
- Ні
- Один раз
- Кілька разів
- Завжди, з досьє
- Іноді
- Ні
- В єдиному архіві
- Частково папір, частково пошта
- Не всі знайдемо
- Щомісяця
- Іноді
- Ні
- Ні
- Не перевіряли
- Так або вже отримали повідомлення
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійна підготовка оптового ТОВ до податкової перевірки
Підготовка оптового ТОВ до документальної податкової перевірки починається з внутрішнього аудиту контрагентів, документів і ПДВ ще до приходу інспекторів. Визнані помилки виправляються зі штрафом 3% замість 25%, а реальні операції захищаються документами про рух товару й запереченнями на акт. Як працюють послуги бухгалтера ТОВ під час перевірок, описано на головній сторінці.
Дистанційна підготовка оптового ТОВ до податкової перевірки
Внутрішній аудит, звірка з реєстром податкових накладних, уточнюючі розрахунки й заперечення на акт готуються за електронними документами й через електронний кабінет, тому підготовка оптового ТОВ до документальної перевірки виконується дистанційно. Відповіді на запити інспекторів бухгалтер готує онлайн, а на місці документи передає відповідальна особа компанії. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
