Розрахунок при звільненні працівників ТОВ у сфері послуг з компенсацією відпусток

Ситуація ТОВ у сфері послуг до перевірки розрахунків

У компаніях із високою плинністю звільнення - щотижнева рутина, і саме тому помилки в розрахунку при звільненні повторюються десятки разів, поки хтось із колишніх працівників не порахує свої гроші.

ТОВ на загальній системі оподаткування. Прибиральники працюють на об'єктах замовників, відпустки беруть рідко й частинами, бо в сезон бригадири не відпускають людей, а взимку працівники самі воліють заробляти. Облік залишків щорічних відпусток окремо не вівся - у програмі були лише нарахування за поточний рік.

Колишня прибиральниця, яка пропрацювала чотири роки й за весь час використала лише одну відпустку, подала позов про компенсацію невикористаних днів і середній заробіток за затримку розрахунку. Директор попросив перевірити, чи це поодинокий випадок.

Що виявила перевірка звільнень за три роки

Перевірили всі сто дванадцять звільнень за три роки - заяви, накази, графіки відпусток, нарахування й дати виплат. Помилки виявилися системними й стосувалися двох речей - суми компенсації й дати її виплати.

Компенсація лише за поточний рік

При звільненні працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки, а не лише за останній робочий рік. Невикористані дні попередніх років не згорають і накопичуються.

Бухгалтер компенсував лише дні поточного робочого року. У працівників зі стажем понад рік, які майже не ходили у відпустки, недоплата становила від тридцяти до вісімдесяти днів компенсації.

Виплата не в день звільнення

За статтею 116 КЗпП усі суми при звільненні виплачуються в день звільнення. Якщо працівник того дня не працював - не пізніше наступного дня після звернення по розрахунок. Компанія виплачувала розрахунок разом із наступною зарплатою, тобто із затримкою від тижня до трьох.

За статтею 117 КЗпП за час затримки розрахунку з вини роботодавця працівнику виплачується середній заробіток за весь час затримки, але не більше ніж за шість місяців. Навіть одна-дві гривні недоплати формально означають затримку, яка триває, доки борг не погашено.

Середня зарплата з окладу

Компенсація рахується так само, як відпускні - із середньої зарплати за дванадцять місяців перед місяцем звільнення. Під час воєнного стану святкових і неробочих днів немає, тому сума ділиться на 365 календарних днів. Бухгалтер брав оклад останнього місяця й ділив на 29,3 - формулу, яка давно не застосовується.

Розрахунок для прибиральниці з чотирма роками роботи й нарахованою зарплатою 12 000 грн на місяць протягом розрахункового періоду.

Недоплачена компенсація в цьому випадку - 21 033 грн, а середній заробіток за затримку може скласти близько 72 000 грн, тобто втричі більше за саму недоплату. Серед ста дванадцяти звільнень за три роки подібна ситуація виявилася в тридцяти восьми працівників, а загальна недоплата компенсацій - близько 410 000 грн.

Як виправили розрахунки й змінили порядок звільнення

Спершу оцінили, кому з колишніх працівників і скільки компанія винна, потім вирішили, як розраховуватися, і лише після цього змінили порядок для нових звільнень.

1. Залишки відпусток

   За наказами й табелями за весь час роботи визначено залишок невикористаних днів кожного чинного й звільненого працівника.

2. Доплати колишнім працівникам

   Колишнім працівникам надіслано повідомлення з розрахунком недоплати, а виплату проведено на картку з утриманням податків і нарахуванням ЄСВ.

3. Мирова угода за позовом

   З позивачкою укладено мирову угоду: компенсацію виплачено повністю, а суму за затримку погоджено меншою за максимальну.

4. Розрахунок у день звільнення

   Заява на звільнення передається бухгалтеру в день подання, а розрахунок готується так, щоб гроші надійшли працівнику в останній робочий день.

5. Графік відпусток

   Відпустки плануються на рік із контролем, щоб у працівників не накопичувалися залишки за кілька років.

Доплати колишнім працівникам виплатили добровільно, не чекаючи позовів. Кожна виплата зменшує ризик, бо середній заробіток за затримку нараховується лише доти, доки борг не погашено.

Найважливішою зміною став графік відпусток. Компенсація накопичених днів при звільненні обходиться дорожче, ніж відпустка вчасно, бо рахується з середньої зарплати на момент звільнення, яка з роками зростає.

Етапи й строки робіт

Перевірку й доплати завершили за шість тижнів. Новий порядок звільнення почав діяти вже з другого тижня, щоб не множити кількість нових помилок.

Залишки відпусток чинних працівників виявилися не меншою проблемою, ніж звільнені: у двадцяти людей накопичилося понад сорок днів, і кожне їхнє звільнення стало б дорогим.

Результат для ТОВ у сфері послуг

Позов закінчився мировою угодою, нових позовів від колишніх працівників не надійшло, а розрахунок при звільненні тепер щоразу виплачується в день звільнення.

Доплати колишнім працівникам обійшлися ТОВ приблизно в 410 000 грн разом із податками. Якби кожен із тридцяти восьми працівників звернувся до суду, середній заробіток за затримку міг би перевищити два мільйони гривень.

Помилки, яких уникнули

Розрахунки з колишніми працівниками легко зіпсувати поспіхом або спробою заощадити, і тоді доплата лише збільшить ризик.

Окремо врахували працівників, звільнених через призов на військову службу. Для них розрахунок перевірили з урахуванням правил, що діють для мобілізованих, щоб не створити нових помилок при доплатах.

Що змінилося в роботі ТОВ

Звільнення перестало бути формальністю, яку бухгалтер закриває в кінці місяця. Тепер це процедура з чіткими строками, яка починається в день подання заяви.

Раз на квартал директор отримує список працівників, у яких накопичилося понад двадцять днів відпустки. Бригадири разом із ними планують відпочинок на найближчі місяці.