Фіскалізація ТОВ у сфері послуг з оплатами за рахунком і платіжними посиланнями
ТОВ проводить курси англійської мови для дорослих і дітей у двох навчальних класах і онлайн. Більшість клієнтів платить за місяць або за курс наперед. Компанія виставляла рахунки з реквізитами для переказу, а для тих, хто хотів платити карткою, адміністратор надсилав платіжне посилання від банку. Касового апарата в центрі не було.
Під час планування відкриття третього класу директор запитав, чи потрібен центру РРО. Нижче описано, як визначили, які оплати потребують фіскального чека, які ні, і як налаштували розрахунки, щоб не платити за зайве й не ризикувати штрафом.
- Ситуація навчального ТОВ до аналізу оплат
- Що показав аналіз способів оплати
- Переказ за рахунком
- Платіжне посилання
- Розмір ризику
- Як налаштували розрахунки
- Етапи й строки робіт
- Результат для навчального ТОВ
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- Рахунок на IBAN
- Посилання з чеком
- Без готівки в класах
- Що врахувати іншим ТОВ у сфері послуг
- Чи потрібен вашому ТОВ РРО для безготівкових оплат
- Професійна фіскалізація ТОВ у сфері послуг
- Дистанційна фіскалізація ТОВ у сфері послуг
Ситуація навчального ТОВ до аналізу оплат
У сфері послуг способи оплати змінюються швидше, ніж правила фіскалізації встигають за ними. Платіжні посилання, QR-коди, оплата через застосунок банку - для клієнта все це «переказ», але для закону про РРО деякі з них є розрахунковою операцією, а деякі - ні.
ТОВ на загальній системі оподаткування, платник ПДВ. На місяць центр отримує близько 900 000 грн, з них 60% - переказами за рахунком, 40% - через платіжні посилання.
Директор вважав, що обидва способи - безготівкові, тому каса не потрібна. Бухгалтер мав сумніви щодо платіжних посилань.
Що показав аналіз способів оплати
Розібрали кожен спосіб, яким клієнти платили центру, і визначили, чи є він розрахунковою операцією в розумінні закону про РРО.
Переказ за рахунком
Коли клієнт отримує рахунок із реквізитами ТОВ і самостійно перераховує кошти зі свого рахунку через банківський застосунок або касу банку за IBAN, це не розрахункова операція. Фіскальний чек не потрібен, а документом є рахунок і платіжна інструкція.
Платіжне посилання
Платіжне посилання відкриває сторінку оплати, де клієнт вводить дані картки. Технічно це прийняття оплати платіжною карткою через еквайринг, тобто розрахункова операція, яку потрібно проводити через РРО чи ПРРО з видачею фіскального чека.
Розмір ризику
За непроведення розрахункової операції через РРО штраф становить 100% вартості послуг за перше порушення й 150% за наступні. Через платіжні посилання щомісяця проходило близько 360 000 грн без чеків.
Розподіл оплат за способами й вимогами до фіскалізації.
| Спосіб оплати | Сума на місяць | Розрахункова операція | Чек видавався |
|---|---|---|---|
| Переказ за рахунком на IBAN | 540 000 грн | Ні | Не потрібен |
| Платіжне посилання з карткою | 360 000 грн | Так | Ні |
| Готівка | 0 | Так | Не приймалася |
Переказам за рахунком каса справді не потрібна. Але 360 000 грн на місяць через платіжні посилання проходили без чеків, і саме ця частина виручки становила ризик штрафу 100-150% від вартості послуг.
Як налаштували розрахунки
Розглянули два варіанти: відмовитися від платіжних посилань або фіскалізувати їх. Обрали другий, бо частина батьків учнів не користується банківськими застосунками й платить лише карткою.
Один ПРРО для онлайн-оплат
Зареєстровано один програмний РРО, інтегрований із платіжним сервісом, який автоматично формує чек при оплаті за посиланням.
Електронний чек клієнту
Фіскальний чек надсилається клієнту на електронну пошту одразу після оплати з назвою курсу й періоду навчання.
Рахунок без картки
Шаблон рахунку змінено так, щоб у ньому були лише реквізити для переказу, без кнопки оплати карткою, і такі оплати залишилися поза ПРРО.
Повернення за курси
Повернення коштів за посиланнями оформлюються видатковими чеками, а за переказами - платіжними документами без ПРРО.
Без готівки
Готівку в навчальних класах не приймають, тому окремі каси для кожного класу не потрібні.
Обійтися одним ПРРО вдалося саме завдяки відмові від готівки й терміналів у класах. Якби центр приймав готівку чи картки на місці, для кожного класу знадобився б окремий ПРРО за його адресою.
Платіжні посилання за минулі місяці, проведені без чеків, обговорили з бухгалтером: дохід за ними був повністю відображений в обліку й податковій звітності, тому ризик полягав лише у фіскальному порушенні, а не в прихованій виручці.
Етапи й строки робіт
Від аналізу до запуску ПРРО минуло два тижні, і з першого числа наступного місяця всі оплати за посиланнями супроводжувалися чеками.
| Етап | Що робилося | Строк |
|---|---|---|
| Аналіз оплат | Способи оплати, розрахункові операції | Перші три дні |
| Реєстрація ПРРО | Господарська одиниця, ключ касира | Перший тиждень |
| Інтеграція | Платіжний сервіс, електронні чеки | Другий тиждень |
| Нові шаблони | Рахунки без картки, повернення | Другий тиждень |
Господарською одиницею для ПРРО визначили головний навчальний клас за юридичною адресою ТОВ. Онлайн-оплати прив'язали саме до нього.
Результат для навчального ТОВ
Центр отримав чітке розмежування оплат: перекази за рахунком - без каси, оплати карткою - через ПРРО з автоматичним чеком.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Платіжні посилання | Без чеків | Автоматичний чек ПРРО |
| Перекази за рахунком | Без чеків | Без чеків, законно |
| Кількість ПРРО | 0 | 1 на всі онлайн-оплати |
| Обіг без чеків, що їх потребує | 360 000 грн на місяць | 0 |
| Ризик штрафу | 100-150% вартості послуг | Знятий |
Обслуговування одного ПРРО коштує центру кілька сотень гривень на місяць. Для порівняння: штраф за одну оплату курсу за посиланням без чека дорівнював би вартості самого курсу.
Помилки, яких уникнули
У питанні «чи потрібна каса» є дві крайнощі: ставити касу на все або вважати, що безготівкові оплати її не потребують. Обидві обходяться дорого.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Вважати платіжне посилання переказом | Штраф за невидачу чека | ПРРО для оплат карткою |
| Пробивати чеки й на перекази IBAN | Подвоєння виручки в обліку | Чеки лише на розрахункові операції |
| Поставити каси в кожен клас | Зайві витрати й обслуговування | Один ПРРО без готівки в класах |
| Додати кнопку картки в рахунок | Переказ стає розрахунковою операцією | Рахунок лише з реквізитами |
Адміністратор пропонувала приймати готівку від тих, хто просить, «без чека, бо рідко». Від цього відмовилися: навіть одна оплата готівкою без РРО - порушення, а для готівки знадобився б окремий ПРРО в кожному класі.
Що змінилося в роботі ТОВ
Для кожного способу оплати в центрі тепер є зрозуміле правило: потрібен чек чи ні.
Рахунок на IBAN
Переказ за реквізитами ТОВ не потребує чека й оформлюється рахунком.
Посилання з чеком
Оплата карткою за посиланням автоматично супроводжується фіскальним чеком ПРРО.
Без готівки в класах
Відмова від готівки дозволяє не реєструвати каси в кожному навчальному класі.
Під час відкриття третього класу питання фіскалізації не виникло взагалі: оплати за нього проходять тими самими способами, і новий ПРРО не знадобився.
Що врахувати іншим ТОВ у сфері послуг
У сфері послуг клієнти дедалі частіше платять безготівково, але не кожен безготівковий спосіб звільняє від фіскального чека.
- Переказ коштів на рахунок ТОВ за реквізитами через банк не є розрахунковою операцією й не потребує РРО.
- Оплата карткою через платіжне посилання, сайт або термінал - розрахункова операція з обов'язковим фіскальним чеком.
- Відмова від готівки й терміналів на місці дозволяє обійтися одним ПРРО для онлайн-оплат.
- Штраф за непроведення розрахункової операції через РРО - 100% вартості послуг за перше порушення й 150% за наступні.
Отже, правильне розмежування способів оплати дозволяє не купувати зайві каси й водночас не ризикувати штрафами за ті оплати, які чек потребують. Загальні вимоги описано на сторінці про фіскалізацію та дозволи ТОВ, реєстрацію - на сторінці про реєстрацію РРО та ПРРО для ТОВ, а особливості галузі - на сторінці про облік ТОВ у сфері послуг.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи потрібен вашому ТОВ РРО для безготівкових оплат
Шість питань показують, які оплати клієнтів вашого ТОВ потребують фіскального чека, а які - ні, і скільки кас насправді потрібно.
- Так
- Ні
- Ні
- Так, з фіскальним чеком
- Так, без чека
- Ні
- Так, через РРО
- Так, без РРО
- Ні, лише реквізити
- Так
- Одне
- Кілька
- Так, документально
- Ні
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійна фіскалізація ТОВ у сфері послуг
Фіскалізація ТОВ у сфері послуг з оплатами за рахунком і платіжними посиланнями починається з розмежування способів оплати: перекази на IBAN - без каси, оплати карткою - через ПРРО з автоматичним чеком. Компанія не купує зайвих кас і не ризикує штрафами за оплати, які чек потребують. Як бухгалтер для ТОВ веде облік компанії у сфері послуг, описано на головній сторінці.
Дистанційна фіскалізація ТОВ у сфері послуг
Програмний РРО реєструється через електронний кабінет, а інтеграція з платіжним сервісом і шаблони рахунків налаштовуються онлайн, тому фіскалізація ТОВ у сфері послуг з оплатами за рахунком і платіжними посиланнями впроваджується дистанційно без касових апаратів у приміщеннях. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
