Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі

Комплексне бухгалтерське обслуговування ТОВ у роздрібній торгівлі

Роздрібна торгівля - це сотні чеків за день, готівка й картки, товар, що надходить партіями за цінами постачальника, а продається поштучно за роздрібними, і продавці, які відповідають за полицю й касу. Помилки в такому бізнесі рідко бувають великими поодинці: це недобитий чек, переоцінка без документа, повернення повз касу, переміщення між точками без накладної. Але за місяць вони складаються в нестачу, яку неможливо пояснити, і в прибуток, який існує лише в звіті.

Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі зводить касу, товарний облік, податки, зарплату й кадри в одну систему, щоб виручка в РРО, гроші в банку й залишок на полиці збігалися щодня, а не лише в день інвентаризації. Шість напрямів, де роздрібне ТОВ найчастіше втрачає гроші, і що з ними робить бухгалтер:

Облік однієї торгової точки відрізняється від мережі, а продовольча торгівля - від продажу техніки чи одягу. Для кожного формату роздрібу бухгалтер розставляє акценти по-різному:

Робочий день торгової точки в обліку

Облік у роздрібній торгівлі будується навколо зміни. Кожна зміна відкривається, проводить продажі й повернення, передає готівку в банк і закривається Z-звітом. Помилка, допущена касиром уранці, увечері стає розбіжністю в касі, а через місяць - рядком нестачі в інвентаризаційному описі, і тоді вже неможливо встановити, хто й коли її допустив.

Тому роздрібний облік працює в ритмі зміни, а не місяця. Кожен етап має свій документ, і саме ці документи потім стають підставою для проведень, податків і розбору будь-якої розбіжності.

1. Відкриття зміни

   Відкривається зміна ПРРО, розмінна монета вноситься службовим чеком.

2. Продажі та повернення

   Чек на кожну оплату готівкою чи карткою, видатковий чек на кожне повернення.

3. Інкасація

   Готівка понад розмінну передається в банк службовою видачею.

4. Закриття зміни

   Z-звіт, перерахунок готівки, звірка з терміналом еквайрингу.

Наступного ранку бухгалтер зводить Z-звіти всіх точок, звіт еквайрингу й банківську виписку. Якщо картками за Z-звітом пройшло 48 000 грн, а банк зарахував 47 200 грн, різниця 800 грн має бути комісією банку за еквайринг. Якщо комісія становить 600 грн, то 200 грн - це втрачена або повернена транзакція, яку потрібно знайти.

Така щоденна звірка здається надмірною, доки точок одна-дві. Але в мережі з п'ятьма точками й двома змінами за день це десять Z-звітів щодня, і без звірки за місяць накопичуються сотні неперевірених сум. Розбіжність, знайдена наступного дня, має конкретну точку, касира й чек. Знайдена через місяць - лише загальну цифру нестачі.

Бухгалтерський облік ТОВ у роздрібній торгівлі

Головна складність роздрібу в тому, що товар надходить за ціною постачальника, а продається за роздрібною, ціни змінюються щотижня, а асортимент налічує тисячі позицій. Якщо облік ведеться приблизно, собівартість і прибуток теж приблизні, а нестачу неможливо відрізнити від помилки в цінах. Директор бачить, що виручка росте, але не розуміє, чому грошей на рахунку не більшає.

Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі обирає метод обліку товарів, закріплює його в обліковій політиці й веде залишки по кожній точці та матеріально відповідальній особі. Від цього вибору залежить усе інше: як рахується собівартість, як виявляються нестачі, як оформлюються переоцінки. Загальні принципи викладені на сторінці про бухгалтерський облік ТОВ.

Облік товарів за продажними цінами і торгова націнка

Для роздрібу з широким асортиментом П(С)БО 9 дозволяє вести товари за продажними цінами на рахунку 282 з окремим обліком торгової націнки на рахунку 285. Це зручно: залишок на полиці перераховується за цінниками, які бачить продавець, і не потрібно знати закупівельну ціну кожної з тисяч позицій. Собівартість проданого при цьому визначається не по кожному товару, а через середній відсоток націнки за місяць.

Як це рахується на умовному прикладі за місяць:

Собівартість проданого становить 300 000 грн і списується проведенням Дт 902 Кт 282, а реалізована націнка 100 000 грн - проведенням Дт 285 Кт 282. Цей метод точний лише тоді, коли кожна зміна ціни на полиці оформлена актом переоцінки й відображена в обліку.

Якщо продавець переклеїв цінник без документа, у програмі залишається стара ціна, середній відсоток націнки спотворюється, а залишок перестає збігатися з полицею ще до будь-якої крадіжки. Тому більша частина «нестач» у роздробі на перевірку виявляється неоформленими переоцінками, і бухгалтер починає розбір будь-якої розбіжності саме з них.

Облік виручки, готівки та еквайрингу

Виручка роздрібної точки надходить трьома шляхами: готівкою в касу, карткою через термінал і, рідше, переказом на рахунок. Кожен шлях має свою дату зарахування й свої утримання. Готівка спершу лежить у касі, потім їде інкасацією в банк і з'являється на рахунку наступного дня. Еквайринг зараховується за вирахуванням комісії банку, часто одним платежем за кілька днів.

Щоб ці потоки не змішувалися, виручка відображається за Z-звітом окремо за видами оплати, а гроші, що вийшли з каси, але ще не дійшли до рахунку, проходять через рахунок 333 «Грошові кошти в дорозі».

Рахунок 333 закривається лише тоді, коли інкасація й еквайринг повністю надійшли на рахунок. Залишок на ньому на кінець місяця - це конкретна сума, яка вийшла з каси, але не дійшла до банку, і бухгалтер знає, яка точка й який день за нею стоять.

Інвентаризація, нестачі та пересорт

У роздробі інвентаризація - не річна формальність, а основний інструмент контролю. Вона проводиться перед річною звітністю, при зміні матеріально відповідальної особи, після крадіжки чи псування й за графіком, закріпленим наказом: у продовольчій торгівлі зазвичай щомісяця, у непродовольчій - щокварталу. Порядок визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань.

Не кожна розбіжність є нестачею. Пересорт однакових товарів, коли одного товару менше, а схожого більше, зараховується, якщо він виявлений за той самий період і в тієї самої відповідальної особи. Решта оформлюється як нестача або надлишок. Умовний приклад: нестача 12 000 грн у продажних цінах при середній націнці 25%.

Для платника ПДВ нестача має ще й податкові наслідки: на її суму нараховуються податкові зобов'язання за цінами придбання, бо товар, на який заявлено податковий кредит, не використано в оподатковуваних операціях.

Найважливіше в нестачі - строки. Утримати її з зарплати за наказом можна лише в межах середнього місячного заробітку й не пізніше двох тижнів з дня виявлення. Якщо інвентаризацію оформили із запізненням, а наказ підписали через місяць, право на утримання втрачено, і нестача залишається на витратах компанії. Тому строки інвентаризації й наказу бухгалтер контролює так само жорстко, як податкові.

Обмін і повернення товару

Непродовольчий товар належної якості покупець може обміняти або повернути протягом 14 днів, крім товарів з переліку, затвердженого Кабміном. Для товару з недоліками строки довші й залежать від гарантії. Продовольчий товар належної якості поверненню не підлягає.

Кожне повернення оформлюється видатковим чеком, дохід зменшується через рахунок 704, а товар повертається на облік за продажною ціною. Головна помилка - повернути гроші з каси «по-людськи», без чека. У звіті такий продаж залишається, гроші з каси зникли, і ввечері виникає нестача готівки, за яку відповідає касир, хоча він нічого не взяв.

Мережа торгових точок

З другою точкою облік перестає бути простим. Кожна точка має свій субрахунок товарів, своїх матеріально відповідальних осіб, свою касу й свій потік Z-звітів. Товар переміщується між точками й центральним складом, і кожне переміщення оформлюється накладною в день фактичної передачі. Інакше товар у програмі існує одночасно у двох місцях або ніде, а при інвентаризації одна точка показує нестачу, інша - надлишок.

Спільні витрати мережі, як-от логістика, бухгалтерія, закупівельний відділ і реклама, розподіляються між точками за базою, закріпленою в обліковій політиці: виручкою, площею чи кількістю чеків. Без такого розподілу прибуток точки виглядає вищим, ніж є насправді, і директор приймає рішення про нову точку за неповною картиною.

Списання простроченого товару та уцінка

У продовольчій торгівлі прострочення неминуче, і питання лише в тому, як воно оформлене. Списання проводиться актом із зазначенням товару, кількості, причини й підтвердженням утилізації або повернення постачальнику, якщо договір передбачає повернення неліквіду. Без акта списаний товар - це нестача, а не витрата.

Товар, що втратив вигляд, сезонність чи попит, але ще продається, уцінюється. За П(С)БО 9 запаси на дату балансу оцінюються за меншою з двох величин: собівартістю або чистою вартістю реалізації. Так залишки на складі не завищуються, а директор бачить реальну вартість товару, який можна продати.

Каса, РРО та розрахунки ТОВ у роздрібній торгівлі

Роздрібна точка - перше місце, куди приходить податкова з фактичною перевіркою, і найпростіше, де можна отримати штраф. Інспектор робить контрольну покупку, і якщо чек не видано, штраф за Законом про РРО становить 100% вартості товару за перше порушення та 150% за кожне наступне. Сума однієї покупки невелика, але за перевірку зазвичай фіксують не одне порушення.

Більшість порушень допускають не директор і не бухгалтер, а касири: забули пробити чек, не видали видатковий при поверненні, тримають у касі готівку понад дані РРО. Тому порядок роботи з касою закріплюється інструкцією, касири допускаються до РРО наказом, а бухгалтер регулярно перевіряє дисципліну, а не після штрафу. Підготовку описано на сторінках про фіскалізацію ТОВ та реєстрацію РРО та ПРРО.

Фактична перевірка на торговій точці

Під час фактичної перевірки ДПС проводить контрольну розрахункову операцію, порівнює готівку в касі з даними РРО, перевіряє ліцензії на алкоголь і тютюн та оформлення працівників за прилавком. Перевірка приходить без попередження, і точка має бути готова до неї в будь-яку зміну, а не лише тоді, коли на місці старший продавець.

Бухгалтер готує точку заздалегідь: інструкція з роботи з касою для кожного касира, наказ про допуск до РРО, внутрішні звірки готівки без попередження, перевірка, що всі продавці оформлені до виходу на зміну. Якщо перевірка все ж зафіксувала порушення, бухгалтер готує заперечення на акт, бо частина порушень оскаржується, а повторне порушення протягом року штрафується вже за підвищеною ставкою. Облік готівки описано на сторінці про облік грошових коштів ТОВ.

Податковий облік ТОВ у роздрібній торгівлі

Роздріб продає переважно фізособам, яким податкова накладна не потрібна, тому статус платника ПДВ для торгової точки - це додаткове навантаження, а не перевага для покупців. Водночас великі постачальники працюють з ПДВ, і без статусу платника вхідний податок стає частиною собівартості товару. Яка система вигідніша, залежить від трьох речей: націнки, частки постачальників з ПДВ і витрат точки.

Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі рахує це на реальних цифрах конкретного бізнесу, а не за загальними порадами, бо при однаковій виручці дві торгові точки можуть мати протилежну вигідну систему. Загальні принципи описано на сторінках про податковий облік ТОВ та облік ТОВ за системою оподаткування.

Умовний розрахунок за місяць: виручка 600 000 грн, закупівля 450 000 грн у платників ПДВ, оренда, зарплата з ЄСВ та еквайринг 90 000 грн.

При націнці 25% єдиний податок 3% з ПДВ обходиться найдорожче, а загальна система майже дорівнює 5%. Але варто витратам точки зрости, наприклад через нову оренду, або націнці впасти через конкурентів, і загальна система стає вигіднішою, бо податок на прибуток зменшується разом із прибутком, а єдиний податок - ні.

Тому вибір системи для роздрібного ТОВ не робиться раз назавжди. Розрахунок повторюється при зміні асортименту, відкритті нових точок, появі алкоголю й перед кожним роком, коли ще можна змінити систему без порушень.

Єдиний податок для роздрібної торгівлі

ТОВ доступні лише 3 і 4 групи єдиного податку, а для торгівлі - лише 3 група. Ліміт доходу становить 1 167 розмірів мінімальної зарплати на 1 січня року, і в мережі, що росте, він досягається непомітно: дві нові точки можуть вивести компанію за ліміт уже в середині року. Тому дохід контролюється щомісяця, а перехід на загальну систему готується заздалегідь. Детальніше на сторінці про облік ТОВ на єдиному податку.

Є й обмеження за асортиментом: торгівля підакцизними товарами, включно з алкоголем, пивом і тютюном, для ТОВ несумісна зі спрощеною системою. Достатньо однієї полиці з пивом, щоб компанія порушила умови єдиного податку. Окремо, розрахунки на єдиному податку дозволені лише в грошовій формі, тому взаємозалік з постачальником або бартер теж є порушенням.

ПДВ у роздрібній торгівлі

Платник ПДВ у роздробі не складає податкову накладну на кожен чек. На продажі фізособам за чеками РРО складається зведена податкова накладна за підсумками дня. Якщо покупець-платник ПДВ просить накладну на свою покупку, на неї складається окрема накладна, а сума виключається зі зведеної, щоб ПДВ не задвоївся.

Податковий кредит формується з накладних постачальників, і в роздробі їх десятки щомісяця. Бухгалтер щомісяця звіряє, чи всі вони зареєстровані, бо незареєстрована накладна постачальника - це втрачений кредит і переплата ПДВ з власних грошей. Порядок описано на сторінці про податкові накладні ТОВ.

Податок на прибуток для торгових точок

На загальній системі оренда, зарплата, еквайринг, комунальні послуги, амортизація обладнання й списання формують витрати, а податок 18% сплачується з прибутку. Для роздрібу з невисокою націнкою й дорогою орендою саме це робить загальну систему вигідною.

Але кожна витрата має бути підтверджена документом, а списання й нестачі - оформлені так, щоб їх можна було обґрунтувати при перевірці. Списання простроченого без акта або нестача без інвентаризаційного опису витратами не визнаються. ТОВ з доходом до 40 млн грн може не коригувати фінансовий результат на податкові різниці, що значно спрощує облік.

Акцизний податок і ліцензії ТОВ у роздрібній торгівлі

Алкоголь, пиво й тютюн дають торговій точці трафік: покупець, який прийшов за пивом, купує ще й продукти. Але ці товари повністю змінюють облік. Потрібна ліцензія на кожне місце торгівлі, щомісячна акцизна декларація й загальна система оподаткування, бо для ТОВ на єдиному податку продаж підакцизних товарів заборонений.

Продаж без чинної ліцензії або з помилками в акцизі - одне з найдорожчих порушень у роздробі, тому рішення про підакцизний товар приймається разом з бухгалтером до того, як він з'явиться на полиці.

Детальніше на сторінках про акцизний податок ТОВ та ліцензії на алкоголь і тютюн для ТОВ.

Управлінський облік ТОВ у роздрібній торгівлі

Загальна виручка мережі приховує, яка точка заробляє, а яка живе за рахунок інших. Директор бачить, що мережа продала за місяць на 1 300 000 грн, але не бачить, що найбільша за оборотом точка в торговому центрі ледь виходить у плюс через оренду, а маленька точка в житловому районі тримає весь прибуток. Без цього знання рішення про відкриття нової точки приймається за оборотом, і мережа росте у збиток.

Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі щомісяця складає звіт про прибуток по кожній точці окремо, з розподілом оренди, зарплати, еквайрингу, нестач і комунальних послуг. Підхід описано на сторінці про управлінський облік ТОВ.

Умовне порівняння двох точок за місяць:

Точка з виручкою в 1,6 раза меншою приносить у 1,7 раза більше прибутку. Причина не в продажах, а в оренді й нестачах: у торговому центрі вони з'їдають майже 90% націнки.

Такий звіт змінює питання, які ставить собі директор. Замість «як збільшити виручку» з'являється «чи варто переглянути оренду», «чому нестачі в ТЦ вчетверо вищі» й «яка категорія товарів тримає прибуток». Для цього звіт доповнюється показниками, які пояснюють, звідки взявся результат.

Зарплатний облік ТОВ у роздрібній торгівлі

Продавці-касири працюють змінами 2 через 2 по 12 годин, у вихідні та вечорами, частина - на неповний день, частина отримує бонус від виручки точки. Звичайний помісячний облік часу тут не працює: в одному місяці продавець відпрацьовує 15 змін, в іншому 16, і без підсумованого обліку частина годин або не оплачується, або оплачується двічі. Неправильний розрахунок змін, доплат і утримань нестач - найчастіша причина трудових спорів у роздробі.

Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі веде підсумований облік робочого часу за обліковий період, закріплений у правилах внутрішнього розпорядку, і рахує зарплату за табелем змін. Порядок описано на сторінці про зарплатний облік ТОВ.

Окреме питання - утримання нестач. Директор часто хоче просто вирахувати нестачу з зарплати бригади, але КЗпП обмежує це не лише середнім місячним заробітком і двотижневим строком, а й загальним лімітом утримань з однієї виплати за статтею 128. Те, що перевищує ці межі, стягується лише за письмовою згодою працівника або через суд.

Тому бухгалтер розраховує, яку частину нестачі можна утримати законно, а яку доведеться списати або стягувати окремо, ще до підписання наказу. Це захищає компанію від трудового спору, у якому незаконне утримання доведеться повернути з компенсацією.

Кадровий облік ТОВ у роздрібній торгівлі

Плинність продавців у роздробі висока, а кожна нова людина за прилавком - це доступ до каси й товару. Помилки в кадрових документах проявляються не в день прийому, а пізніше: нестачу не можна віднести на бригаду, бо немає договору про колективну відповідальність; підсумований облік не має підстав, бо графік не затверджено; працівника, який вийшов на першу зміну до повідомлення ДПС, перевірка визнає допущеним без оформлення.

Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі готує кадрові документи так, щоб відповідальність, графіки й оформлення були закріплені до першої зміни нового працівника. Загальні правила описано на сторінках про кадровий облік ТОВ та оформлення працівників.

Для військовозобов'язаних працівників ведеться військовий облік, а за відповідності критеріям готуються документи для бронювання працівників.

Звітність ТОВ у роздрібній торгівлі

Значну частину даних роздрібу податкова отримує сама: кожен чек і кожен Z-звіт надходять до ДПС автоматично в день продажу. Це означає, що декларації роздрібного ТОВ мають збігатися з даними РРО до гривні, а будь-яка розбіжність між касою й обліком помітна податковій раніше, ніж директору.

Бухгалтер ТОВ у роздрібній торгівлі готує звітність так, щоб виручка в декларації, дані ПРРО й виписки банку пояснювали одне одного. Повний перелік наведено на сторінці про звітність ТОВ.

Приклад календаря за вересень

Роздрібне ТОВ на загальній системі продає продукти й алкоголь у двох точках. Зведені податкові накладні за 30 вересня реєструються до 15 жовтня. Декларації з ПДВ та акцизного податку за вересень подаються до 20 жовтня, а податки сплачуються протягом 10 днів після граничного строку подання, тобто до 30 жовтня.

Паралельно до кінця вересня перевіряються строки дії ліцензій і графік ліцензійних платежів на наступний квартал, бо прострочений платіж означає продаж без чинної ліцензії. Усі дати вносяться в платіжний календар ТОВ.

Що буде за помилки

За неподання декларацій діють штрафи за статтею 120 ПКУ, за запізнілі податкові накладні - за статтею 120-1, а за несплату податку в строк нараховується пеня. Ці санкції однакові для всіх сфер.

Для роздрібу найнебезпечніша інша група - порушення розрахункових операцій. Одна покупка без чека під час контрольної закупівлі коштує 100% її вартості, повторне порушення - 150%, і перевірка рідко фіксує лише одне. Тому касова дисципліна для роздрібного ТОВ важить не менше, ніж вчасно подана декларація.

Типові помилки в обліку роздрібного ТОВ

Більшість проблем роздрібних ТОВ повторюються й виникають не через складність законодавства, а через щоденну рутину, у якій дрібні відступи від порядку стають звичкою.

З якими питаннями звертається роздрібне ТОВ

До бухгалтера в роздрібній торгівлі приходять у різних ситуаціях, і в кожній робота починається з різного.