Облік основних засобів будівельного ТОВ після інвентаризації техніки
Будівельне ТОВ з власним парком техніки - екскаватори, автокрани, бетонозмішувачі, генератори, риштування - вирішило взяти кредит під заставу обладнання. Банк попросив перелік основних засобів із залишковою вартістю й документами на кожну одиницю. Перший же звірений перелік показав, що облік і фактичний парк живуть окремим життям.
Частина техніки, давно проданої чи розібраної на запчастини, досі значилася в реєстрі, а кілька машин, які щодня працювали на об'єктах, в обліку не існували. Нижче описано, що виявила інвентаризація, як облік основних засобів привели у відповідність, як перерахували амортизацію й ремонти та що це змінило для компанії-фірми ТОВ.
- Ситуація будівельного ТОВ до інвентаризації
- Що показала інвентаризація техніки
- Техніка в реєстрі, якої немає
- Техніка на об'єктах без обліку
- Амортизація, якої не нараховували
- Капітальні ремонти у витратах
- Як розбіжності вплинули на баланс і прибуток
- Як приводили облік основних засобів у відповідність
- Етапи й строки робіт
- Результат для будівельного ТОВ
- Помилки, яких уникнули
- Що змінилося в роботі ТОВ
- Техніка за об'єктами
- Документ на кожну подію
- Щорічна інвентаризація
- Що врахувати іншим будівельним ТОВ
- Чи відповідає облік основних засобів вашого ТОВ реальному майну
- Професійний облік основних засобів будівельного ТОВ
- Дистанційний облік основних засобів будівельного ТОВ
Ситуація будівельного ТОВ до інвентаризації
ТОВ на загальній системі оподаткування працює генпідрядником і субпідрядником на кількох об'єктах одночасно. Парк налічує понад сорок одиниць техніки й обладнання, які постійно переміщуються між об'єктами. Частину машин купували нові, частину - вживані, кілька одиниць засновник передав у користування компанії, а дрібне обладнання купували прорабам на місцях.
Інвентаризацію основних засобів не проводили кілька років: техніка розкидана по об'єктах, і зібрати комісію здавалося нереальним. Бухгалтер вів реєстр за документами на придбання, але про продаж, розбирання чи переміщення техніки дізнавався із запізненням або не дізнавався взагалі.
Що показала інвентаризація техніки
Інвентаризацію провели об'єкт за об'єктом за наказом директора, з комісією, яка фіксувала заводські номери, стан і фактичне місце кожної одиниці. Результат порівнювали з реєстром основних засобів і документами.
Техніка в реєстрі, якої немає
Шість одиниць техніки були продані або розібрані на запчастини кілька років тому, але в обліку значилися як діючі. По двох із них збереглися договори продажу, за якими дохід відобразили, а вибуття основного засобу - ні. Тому в балансі залишалася вартість майна, якого компанія вже не мала.
Техніка на об'єктах без обліку
Чотири одиниці працювали на об'єктах, але в обліку їх не було. Дві машини засновник передав компанії без договору, ще дві купили вживаними за документами, які так і не дійшли до бухгалтера. Для банку така техніка не могла бути заставою, а для податкової - витрати на її пальне й ремонт не мали підстави.
Амортизація, якої не нараховували
Для частини техніки, введеної в експлуатацію на об'єктах, не було акта введення, і бухгалтер не почав нараховувати амортизацію. Роками ці машини обліковувалися за первісною вартістю, ніби щойно куплені, а витрати на їх використання не потрапляли в собівартість будівельних робіт.
Капітальні ремонти у витратах
Заміну двигуна на екскаваторі й капітальний ремонт автокрана бухгалтер списав у витрати місяця як поточний ремонт. За П(С)БО 7 витрати, які збільшують майбутні економічні вигоди від об'єкта - продовжують строк служби чи підвищують потужність, - збільшують його первісну вартість, а не списуються одразу.
| Знахідка | Що було в обліку | Наслідок |
|---|---|---|
| Продана й розібрана техніка | Шість одиниць у реєстрі як діючі | Завищені активи, застава, якої немає |
| Техніка без обліку | Чотири одиниці працюють, але не обліковані | Витрати на пальне й ремонт без підстави |
| Ненарахована амортизація | Машини без акта введення | Завищена вартість, занижена собівартість робіт |
| Капітальні ремонти | Списані у витрати місяця | Занижена вартість техніки, спотворений результат |
| Закріплення за об'єктами | Немає матеріально відповідальних | Неможливо встановити, де техніка |
Як розбіжності вплинули на баланс і прибуток
Директор спершу вважав, що це питання лише «паперового» порядку. Розрахунок показав, що облік основних засобів спотворював і баланс, і фінансовий результат кількох років. Умовний приклад на одну групу техніки:
| Ситуація | Розрахунок | Вплив |
|---|---|---|
| Техніка вартістю 3 000 000 грн без амортизації два роки | 3 000 000 / 5 років × 2 роки | Недонараховано 1 200 000 грн, активи й прибуток завищено |
| Капітальний ремонт 400 000 грн у витратах | Мав збільшити вартість об'єкта | Прибуток року занижено на 400 000 грн |
| Продана техніка залишковою вартістю 900 000 грн у реєстрі | Вибуття не відображено | Активи завищено на 900 000 грн |
Помилки частково компенсували одна одну в окремих роках, тому загальний прибуток виглядав правдоподібно. Але баланс показував майно, якого не було, а банк, який перевіряв заставу, виявив би це за першим же виїздом на об'єкт.
Як приводили облік основних засобів у відповідність
Робота йшла від фактичної наявності до документів, а не навпаки: спочатку встановили, що реально є в компанії, а потім - як це має відображатися в обліку.
Інвентаризація за об'єктами
Комісія перевірила кожну одиницю за заводським номером, станом і місцем, результати оформлено інвентаризаційними описами.
Документи на техніку
Для кожної одиниці знайдено або відновлено договори придбання, акти введення, договори продажу й акти списання.
Вибуття й оприбуткування
Продану техніку списано з обліку за договорами, розібрану - актами ліквідації, неврахована техніка оприбуткована за документами або за оцінкою.
Перерахунок амортизації
Амортизацію донараховано з дати фактичного введення, капітальні ремонти віднесено на збільшення вартості відповідних об'єктів.
Техніка засновника
Машини засновника оформлено договором оренди з компанією, щоб витрати на їх використання мали підставу.
Помилки минулих років, які вплинули на затверджену звітність, виправлено за П(С)БО 6 через нерозподілений прибуток, а не через результат поточного року. Так банк отримав звітність, у якій поточний рік не спотворений виправленнями старих помилок.
Етапи й строки робіт
Найбільше часу забрала інвентаризація, бо техніку потрібно було перевірити на кожному об'єкті, не зупиняючи робіт.
| Етап | Що робилося | Тривалість |
|---|---|---|
| Наказ і графік інвентаризації | Склад комісії, порядок обходу об'єктів | Перші дні |
| Інвентаризація техніки | Перевірка на кожному об'єкті й базі | Перші два тижні |
| Пошук і відновлення документів | Договори, акти введення, продажу й списання | Другий-третій тиждень |
| Коригування обліку | Вибуття, оприбуткування, амортизація, ремонти | Четвертий тиждень |
| Перелік для банку | Підтверджений реєстр із залишковою вартістю | П'ятий тиждень |
Результат для будівельного ТОВ
Після коригувань реєстр основних засобів уперше за кілька років збігся з тим, що реально працює на об'єктах, а банк отримав перелік застави, підтверджений документами на кожну одиницю.
| Показник | До | Після |
|---|---|---|
| Відповідність реєстру фактичній техніці | Близько 75% | 100% |
| Одиниці без документів | Десять | Немає |
| Амортизація | Не на всю техніку | З дати фактичного введення |
| Капітальні ремонти | У витратах місяця | У вартості об'єктів |
| Матеріальна відповідальність | Немає | Техніка закріплена за прорабами об'єктів |
Залишкова вартість парку після всіх коригувань виявилася приблизно на п'яту частину меншою, ніж у старому реєстрі, і кредитний ліміт банк розрахував уже від реальної застави. Але ця сума була підтверджена, і угода пройшла без додаткових перевірок.
Помилки, яких уникнули
Коли інвентаризація показує розбіжності, найпростіше «підігнати» реєстр під факт одним записом. Саме цього й уникали, бо кожна така проводка без документа стає питанням для податкової.
| Спокуса | Чим загрожувала | Що зробили натомість |
|---|---|---|
| Списати відсутню техніку однією проводкою | Вибуття без підстав, питання до доходу від продажу | Окремий документ на кожну одиницю |
| Оприбуткувати знайдену техніку без документів | Безпідставний дохід, питання до походження | Відновлені договори або оцінка й договір із засновником |
| Нарахувати пропущену амортизацію в поточному році | Спотворений результат поточного року | Виправлення минулих років за П(С)БО 6 |
| Залишити техніку засновника без договору | Витрати на чуже майно без підстави | Договір оренди |
Що змінилося в роботі ТОВ
Після інвентаризації облік техніки перестав залежати від того, чи дізнається бухгалтер про продаж чи переміщення.
Техніка за об'єктами
Кожна одиниця закріплена за прорабом, а переміщення між об'єктами оформлюється накладною.
Документ на кожну подію
Введення, ремонт, продаж і списання техніки проходять через бухгалтерію до виконання.
Щорічна інвентаризація
Перед річною звітністю техніку перевіряють за графіком, а не раз на кілька років.
Що врахувати іншим будівельним ТОВ
У будівництві техніка розкидана по об'єктах і переходить між людьми, тому облік основних засобів найчастіше відстає від реальності саме тут.
- Продаж, розбирання чи передача техніки оформлюється документом до того, як машина залишить об'єкт.
- Амортизація починається з місяця введення в експлуатацію, тому акт введення складається в той самий день, коли техніка почала працювати.
- Капітальний ремонт, що продовжує строк служби, збільшує вартість об'єкта, а не витрати місяця.
- Техніка засновника, якою користується компанія, оформлюється договором оренди, інакше витрати на неї не мають підстави.
Порядок обліку описано на сторінці про облік основних засобів ТОВ, а особливості будівництва - на сторінці про облік ТОВ у будівництві.
Типова ситуація з практики обліку ТОВ, без даних конкретної компанії.
Чи відповідає облік основних засобів вашого ТОВ реальному майну
Шість питань показують, наскільки облік техніки й обладнання вашого ТОВ відповідає фактичній наявності і що варто перевірити насамперед.
- Перед останньою річною звітністю
- Кілька років тому
- Не проводили
- В одному місці
- На кількох об'єктах
- Постійно переміщується між об'єктами
- Завжди
- Не завжди
- Ні
- Розмежовуються на поточні й капітальні
- Усі у витратах
- Не знаю
- Ні
- Так, за договором
- Так, без договору
- Ні
- Найближчим часом
- Так, зараз
Це довідкова інформація, а не консультація.
Професійний облік основних засобів будівельного ТОВ
Облік основних засобів будівельного ТОВ, звірений з інвентаризацією, показує реальний парк техніки з документами на кожну одиницю, правильною амортизацією й ремонтами у вартості об'єктів. Банк отримує підтверджену заставу, а собівартість будівельних робіт враховує реальні витрати на техніку. Як бухгалтер ТОВ веде облік майна компанії щомісяця, описано на головній сторінці.
Дистанційний облік основних засобів будівельного ТОВ
Реєстр основних засобів, договори, акти введення й списання ведуться в електронному вигляді, тому облік техніки будівельного ТОВ ведеться дистанційно. Інвентаризацію на об'єктах проводить комісія компанії за наказом директора, а описи й акти передаються бухгалтеру в електронному вигляді. Формат роботи описано на сторінці про дистанційний облік ТОВ.
