Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу

Комплексне бухгалтерське обслуговування ТОВ у рекламі та маркетингу

Рекламна агенція може мати оборот у десятки мільйонів і прибуток, менший за зарплату її команди. Більшість грошей - це рекламні бюджети, які агенція отримує від клієнта й одразу платить майданчикам. Якщо ці суми потрапляють у дохід агенції, вона платить з них податки, швидко вичерпує ліміт єдиного податку й показує рентабельність, якої насправді немає. Якщо ж оформити агентську модель неправильно, податкова визначає дохід з повної суми під час перевірки.

Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу будує облік так, щоб чужі гроші залишалися чужими, а власна винагорода й витрати були прозорими. Шість напрямів, де агенції найчастіше втрачають гроші, і що з ними робить бухгалтер:

Облік залежить від того, які послуги надає компанія і чиїми грошима вона оперує:

Модель	Що ускладнює облік	На чому фокус бухгалтера
Медіабаїнг за агентською моделлю	Великі транзитні суми, різні майданчики	Дохід лише з винагороди, звіти агента
Перепродаж реклами від свого імені	Повний оборот у доході	Собівартість, ліміт ЄП, ПДВ з повної суми
Креатив і дизайн	Майнові права, підрядники-фрілансери	Ланцюжок договорів про передачу прав
SMM і просування	Абонементні послуги, оплата реклами карткою	Дохід за місяцями, валютні витрати
Інфлюенс-маркетинг	Блогери-фізособи, ФОП і нерезиденти	Податки з виплат, бартер
BTL і промоакції	Роздача продукції, призи, промоутери	ПДВ на безоплатну передачу, ПДФО з призів

Бухгалтерський облік ТОВ у рекламі та маркетингу

Найчастіша ситуація в агенції - клієнт перераховує 500 000 грн на рекламу, агенція оплачує ці гроші Google з корпоративної картки, а в обліку вся сума записана як дохід і витрата. Ще гірше, коли витрату не вдається підтвердити, бо інвойс майданчика виписаний в іншій валюті, на іншу суму й з іншою датою. Тоді дохід залишається, а витрата зникає.

Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу веде облік так, щоб кожна гривня клієнтського бюджету мала підтвердження витрачання. Загальні принципи описано на сторінках про бухгалтерський облік ТОВ та облік розрахунків ТОВ.

Агентська модель і медіабаїнг

Якщо агенція закуповує рекламу від імені й за рахунок клієнта, бюджет клієнта - транзитні кошти, а доходом агенції є лише агентська винагорода. Для цього договір має бути агентським або договором доручення, а агенція щомісяця складає звіт агента з переліком майданчиків, сумами й підтвердними документами. Рахунок клієнту виставляється окремо на бюджет і окремо на винагороду.

Якщо агенція купує рекламу від свого імені й перепродає клієнту, доходом є вся сума, а вартість реклами - собівартість. Обидві моделі законні, але їх не можна змішувати: договір агентський, а акти на «рекламні послуги» на повну суму - це підстава для податкової визначити дохід з усього обороту.

Умовний приклад: клієнт передає рекламний бюджет 500 000 грн, агенційна винагорода 15%, агенція на єдиному податку 5%.

Показник	Агентська модель	Перепродаж від свого імені
Отримано від клієнта	575 000	575 000
Дохід агенції	75 000	575 000
Єдиний податок 5%	3 750	28 750
Використання ліміту ЄП	75 000	575 000
Залишок після податку з винагороди	71 250	46 250

Різниця на одному клієнті - 25 000 грн податку на місяць і 300 000 грн на рік. Агенція з десятком таких клієнтів на моделі перепродажу вичерпує річний ліміт ЄП за кілька місяців і змушена переходити на загальну систему. Тому модель обирається до першого договору й однаково відображається в договорі, рахунках, актах і звітах агента.

Документи від рекламних майданчиків

Google, Meta, TikTok та інші іноземні майданчики не підписують актів. Підтвердженням витрати є електронний інвойс або рахунок-фактура з облікового запису, банківська виписка про списання коштів і, для агентської моделі, звіт з рекламного кабінету з кампаніями клієнта. Інвойс зберігається щомісяця, бо отримати його за минулий рік, коли кабінет закрито, часто неможливо.

Оплати карткою в іноземній валюті перераховуються за курсом НБУ на дату списання, а якщо картка гривнева, різниця між курсом банку й курсом НБУ - окрема витрата. Коли один рекламний кабінет обслуговує кількох клієнтів, витрати розподіляються за звітами кампаній, інакше неможливо скласти звіт агента окремо для кожного.

Креатив, майнові права й нематеріальні активи

Логотип, фірмовий стиль, рекламний ролик чи тексти - об'єкти авторського права. Клієнт платить агенції за те, щоб отримати майнові права на них, а агенція має отримати ці права від дизайнерів, копірайтерів і відеографів раніше. Якщо фрілансер працював без договору про передачу прав, агенція передає клієнту те, чого юридично не має.

Майнові права, що агенція купує для власного використання й використовує понад рік - шрифти, бібліотеки музики, ліцензії на програми, - обліковуються як нематеріальні активи й амортизуються. Права, що купуються для передачі клієнту, - частина собівартості проєкту.

Дохід за абонементними послугами й проєктами

SMM, ведення реклами й SEO-просування зазвичай оплачуються щомісяця наперед. Дохід визнається за місяцем надання послуги, а передоплата за кілька місяців - аванс, отриманий від клієнта. Для великих проєктів - ребрендинг, запуск сайту, рекламна кампанія - дохід визнається за етапами, передбаченими договором, з актами за кожен етап, щоб виручка не накопичувалася на останній місяць.

Податковий облік ТОВ у рекламі та маркетингу

Рекламна галузь має кілька податкових механізмів, яких немає в інших сферах: ПДВ на послуги нерезидентів, податок на рекламні послуги нерезидентів, ПДВ на безоплатну роздачу рекламної продукції, ПДФО з призів. Податкова перевіряє їх через банківські дані про платежі за кордон і через звітність про виплати фізособам.

Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу визначає податкові наслідки кожної операції ще до оплати. Загальні правила описано на сторінках про податковий облік ТОВ та облік ТОВ за системою оподаткування.

Система	Коли підходить агенції	Що враховує бухгалтер
Єдиний податок 5%	Агентська модель, клієнти без ПДВ	Дохід лише з винагороди, тільки грошова форма розрахунків
Єдиний податок 3% з ПДВ	Клієнти-платники ПДВ, дохід у межах ліміту	ПДВ на послуги нерезидентів, податковий кредит
Загальна система	Великий оборот, перепродаж реклами, міжнародні клієнти	Податок 18% з прибутку, податок на рекламу нерезидентів

ПДВ на рекламу в нерезидентів

Рекламні послуги нерезидента, отримані українською компанією, вважаються постачанням на території України. Платник ПДВ сам нараховує ПДВ 20% від вартості послуги, реєструє податкову накладну на себе й водночас включає цю суму в податковий кредит. У підсумку податку до сплати немає, але без цих накладних кредит втрачається, а нарахування залишається.

ТОВ, яке не є платником ПДВ, теж нараховує й сплачує ПДВ з послуг нерезидента та подає спрощену декларацію, але кредиту не отримує. Для такої компанії реклама в Google фактично на 20% дорожча за суму інвойсу, і це потрібно враховувати в ціні послуг.

Умовний приклад: оплата Google 100 000 грн за місяць.

Показник	ТОВ-платник ПДВ	ТОВ без ПДВ
Оплата майданчику	100 000	100 000
ПДВ 20% нараховано	20 000	20 000
Податковий кредит	20 000	0
Фактична вартість реклами	100 000	120 000

Податок на рекламні послуги нерезидентів

Платник податку на прибуток, який оплачує нерезиденту рекламні послуги, сплачує податок за ставкою 20% від суми виплати за рахунок власних коштів. Це не утримання з нерезидента, тому угоди про уникнення подвійного оподаткування його не скасовують. На ТОВ на єдиному податку цей податок не поширюється.

Для агенції на загальній системі, що оплачує рекламу від свого імені, це додаткові 20% витрат на кожен платіж іноземному майданчику. Позиція податкової щодо окремих видів онлайн-реклами змінювалася, тому підхід до кожного майданчика визначається з урахуванням актуальних роз'яснень і моделі договору з клієнтом.

Блогери, підрядники й бартер

Виплата блогеру-фізособі без статусу ФОП - дохід, з якого ТОВ як податковий агент утримує ПДФО 18% і військовий збір 5% та показує виплату у звітності. Блогер-ФОП сплачує податки сам, але ТОВ перевіряє його групу: ФОП 2 групи не може надавати послуги ТОВ на загальній системі. Виплата блогеру-нерезиденту може потребувати утримання податку з доходу нерезидента.

Бартер - товар від бренду в обмін на рекламу - для обох сторін є постачанням з усіма податковими наслідками. Для ТОВ на єдиному податку бартер узагалі заборонений: платник ЄП може отримувати дохід лише в грошовій формі, а неденежні розрахунки - підстава для анулювання статусу.

Роздача рекламної продукції й розіграші

Безоплатна роздача сувенірів, зразків і семплінг для платника ПДВ - постачання, з якого нараховується ПДВ від вартості придбання. Для отримувачів-фізосіб неденежний подарунок у межах 25% мінімальної зарплати на місяць не оподатковується ПДФО, тому вартість одиниці роздаткового матеріалу зазвичай укладається в цю межу.

Призи в конкурсах і розіграшах - дохід переможця, з якого ТОВ утримує ПДФО 18% і військовий збір 5%. Якщо приз неденежний, податок рахується від його вартості з урахуванням «натурального» коефіцієнта, і утримати його з переможця неможливо, тому організатор сплачує податок за власний рахунок або виплачує частину призу грошима. Правила акції публікуються заздалегідь, щоб розіграш не вважався лотереєю.

Фіскалізація ТОВ у рекламі та маркетингу

Більшість клієнтів агенцій - компанії, які платять безготівково на рахунок, і для таких розрахунків РРО не потрібен. Фіскалізація з'являється тоді, коли агенція приймає оплату від фізосіб готівкою чи карткою: продаж курсів з маркетингу, консультацій, послуг для приватних клієнтів через сайт або платіжне посилання.

Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу визначає, які оплати потребують чека, і налаштовує ПРРО для онлайн-оплат. Порядок описано на сторінках про фіскалізацію та дозволи ТОВ і реєстрацію РРО та ПРРО для ТОВ. Оплата карткою через платіжне посилання без чека карається штрафом 100% суми, а повторно - 150%.

Управлінський облік ТОВ у рекламі та маркетингу

Агенція продає час команди, і саме час - найдорожчий ресурс. Клієнт, який платить 40 000 грн на місяць, але вимагає десятки правок і щоденних дзвінків, може забирати більше годин, ніж клієнт за 80 000 грн. Без обліку часу директор бачить лише суму в договорі й не розуміє, чому команда перевантажена, а прибутку немає.

Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу рахує маржу клієнтів і проєктів з урахуванням годин команди. Підхід описано на сторінках про управлінський облік ТОВ та маржинальний аналіз ТОВ.

Умовний приклад: два клієнти з абонементом на SMM, вартість години команди з податками й накладними витратами 500 грн.

Показник	Клієнт А	Клієнт Б
Абонемент на місяць	40 000	80 000
Години команди	95	90
Вартість годин	95 × 500 = 47 500	90 × 500 = 45 000
Підрядники й сервіси	3 000	6 000
Маржа клієнта	-10 500	29 000

Клієнт А виглядає звичайним, але кожен місяць приносить агенції збиток 10 500 грн. Звіт дає директору аргумент для переговорів: перегляд ціни, обмеження кількості правок або відмова від клієнта. Без обліку часу цей збиток розмивається в загальних витратах і непомітно з'їдає прибуток від вигідних клієнтів.

Показник	Що показує	Яке рішення підтримує
Маржа клієнта й проєкту	Прибуток після годин і підрядників	Ціни й умови договорів
Завантаження команди	Оплачувані години до доступних	Найм і розподіл проєктів
Касовий розрив медіабаїнгу	Оплата майданчикам до оплати клієнтом	Умови передоплати бюджетів
Частка підрядників	Витрати на фрілансерів у проєктах	Що робити своєю командою
Дебіторка клієнтів	Неоплачені акти й бюджети	Ліміти й зупинка кампаній

Окремий ризик - касовий розрив у медіабаїнгу: агенція оплачує рекламу зі свого рахунку, а клієнт розраховується через 30 днів після звіту. При кількох великих клієнтах агенція фінансує їхню рекламу власними грошима. Контроль заборгованості описано на сторінці про облік заборгованості ТОВ, а планування платежів - на сторінці про платіжний календар ТОВ.

Зарплатний і кадровий облік ТОВ у рекламі та маркетингу

У рекламі багато творчих спеціалістів, які працюють віддалено, на кількох проєктах одночасно, і часто оформлені як ФОП. Для агенції це зручно, але створює два ризики: перекваліфікацію у трудові відносини й відсутність прав на результат їхньої роботи, якщо договір не передбачає передачу майнових прав.

Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу оформлює команду так, щоб і трудові, і авторські питання були закриті. Порядок описано на сторінках про зарплатний облік ТОВ та кадровий облік ТОВ.

Ситуація	Як оформлюється	Що контролює бухгалтер
Дизайнер у штаті	Трудовий договір і посадова інструкція	Службові твори належать агенції за договором
Дизайнер на ФОП	Договір з передачею майнових прав	Акт передачі прав на кожен результат
Віддалена робота	Договір про дистанційну роботу	Облік часу й правила зв'язку
Бонуси менеджерів проєктів	Положення про преміювання	Бонус від маржі, а не від обороту бюджетів
Промоутери на акції	Строковий трудовий або цивільно-правовий договір	ПДФО, ВЗ і ЄСВ з виплат

Бонус менеджера, прив'язаний до обороту бюджетів клієнтів, мотивує збільшувати рекламні витрати клієнтів, а не прибуток агенції. Бонус від маржі клієнта після годин команди мотивує утримувати вигідних клієнтів і контролювати обсяг робіт. ФОП, який працює за графіком агенції, на її обладнанні й лише для неї, для інспекції праці має ознаки працівника, а штраф за фактичний допуск без трудового договору рахується від мінімальних зарплат. Оформлення описано на сторінці про оформлення та звільнення працівників ТОВ, а військовий облік ведеться для всіх штатних працівників.

Звітність ТОВ у рекламі та маркетингу

Звітність агенції перевіряється разом з банківськими даними про платежі нерезидентам і виплати фізособам. Оплата Google без нарахованого ПДВ або виплата блогеру без утримання ПДФО видна з даних, які податкова вже має від банків.

Бухгалтер ТОВ у рекламі та маркетингу готує звітність так, щоб ці дані пояснювали одне одного. Загальні правила описано на сторінці про звітність ТОВ.

Звіт	Для кого	Строк
Декларація з ПДВ	Платник ПДВ	20 днів після місяця
Спрощена декларація з ПДВ на послуги нерезидентів	ТОВ без статусу платника ПДВ	20 днів після місяця
Об'єднана звітність з ПДФО, ВЗ і ЄСВ	ТОВ з працівниками, виплатами блогерам і призами	40 днів після кварталу
Декларація з податку на прибуток з податком на рекламу	ТОВ на загальній системі	60 днів після року, для доходу понад 40 млн грн щокварталу
Декларація єдиного податку	ТОВ на єдиному податку	40 днів після кварталу
Фінансова звітність	Усі ТОВ	Разом з річною декларацією

Як це виглядає на практиці. Агенція-платник ПДВ у вересні оплатила Google 300 000 грн за кампанії клієнтів. Податкова накладна на себе на 60 000 грн ПДВ реєструється в межах 15 календарних днів, і ця сума одночасно потрапляє в податковий кредит. Декларація з ПДВ подається до 20 жовтня, звіт агента клієнтам - за умовами договору, а виплати блогерам за вересень показуються в об'єднаній звітності за квартал.

Типові помилки в обліку ТОВ у рекламі та маркетингу

Більшість помилок агенцій пов'язані з транзитними бюджетами, платежами нерезидентам і виплатами фізособам.

Помилка	До чого призводить	Як її уникнути
Бюджети клієнтів у доході агенції	Податок з чужих грошей, перевищення ліміту ЄП	Агентська модель і звіти агента
Агентський договір, а акти на повну суму	Податкова визначає дохід з усього обороту	Однакова модель у всіх документах
Оплата Google без нарахування ПДВ	Донарахування ПДВ, штраф і пеня	Реверсне нарахування щомісяця
Виплата блогеру-фізособі без утримання податків	Штраф податкового агента	ПДФО і ВЗ з кожної виплати
Бартер на єдиному податку	Ризик анулювання статусу платника ЄП	Лише грошові розрахунки
Призи без ПДФО	Донарахування й штраф	Податок з вартості призу за рахунок організатора
Креатив від фрілансера без передачі прав	Клієнт не отримує прав на результат	Договір і акт передачі майнових прав

З якими питаннями звертається ТОВ у рекламі та маркетингу

Крім щомісячного обліку, агенція регулярно приймає рішення, які впливають на податки й маржу на роки вперед.